Совещания — обычная часть работы, но они не всегда проходят эффективно. Часто обсуждения затягиваются, уходят от главной темы, а важные решения так и не принимаются. Типичные признаки таких встреч — кто-то постоянно перебивает, кто-то молчит, а кто-то просто не участвует в процессе.
Из-за подобных ситуаций теряется рабочее время и падает мотивация команды. Причина таких проблем — непродуктивное поведение. Проще говоря, это все, что мешает команде достичь цели встречи. Один из способов решить проблему — использовать фасилитацию. Она может создать рабочую атмосферу, где команда может принимать взвешенные решения.
Как распознать проблему на совещании
Непродуктивное поведение не всегда очевидно, но есть несколько сигналов, на которые стоит обращать внимание.
Вербальные индикаторы. Это ключевые фразы-маркеры, которые сигнализируют о скрытом сопротивлении или недовольстве. Например участник встречи говорит: «Мы это уже сто раз обсуждали», «Это все теория, а на практике не сработает», «Я не понимаю, зачем мы тратим на это время». Сюда же относятся сарказм, пассивная агрессия и резкие переходы на личности.
Невербальные сигналы. Всегда стоит обращать внимание на скрещенные на груди руки, отсутствие зрительного контакта, закатывание глаз, тяжелые вздохи. Если участники постоянно смотрят в телефоны, рисуют в блокнотах или перешептываются, это явный признак потери вовлеченности.
Изменения в энергетике группы. Продуктивный гул и оживленная дискуссия могут смениться гнетущей тишиной, или, наоборот, спокойное обсуждение может перейти в хаотичный спор. Резкое падение или всплеск энергии — это повод для фасилитатора вмешаться.
Нарушение временных рамок и повестки. Если команда систематически выходит за рамки тайминга по каждому вопросу, а дискуссия постоянно уходит в сторону от основной темы, это признак плохо спланированной встречи. Либо ее цели не ясны участникам.
Читайте также: «Что такое фасилитация и зачем ее внедряют компании»
Как распознать проблемного участника
Часто непродуктивное поведение связано с конкретными ролями, которые участники (сознательно или нет) берут на себя.
«Молчун». Этот участник отсиживается в стороне и не высказывает своего мнения. Причины пассивности могут быть разными: он может быть не согласен, но боится критики; ему может быть неинтересна тема или он просто интроверт, которому сложно вклиниться в активное обсуждение.
Вовлечь такого человека можно разными способами:
- задавайте ему прямые, но открытые вопросы («Иван, а какой аспект этой задачи кажется тебе самым важным?»;
- используйте технику кругов, когда каждый высказывается по очереди;
- организуйте анонимный сбор идей на стикерах.
«Доминатор». Он стремится захватить все внимание, часто перебивает, говорит громче всех и продавливает свою точку зрения не слушая других.
Чтобы перенаправить его энергию в конструктивное русло можно поблагодарить его за активную позицию. А можно записать идеи и пообещать вернуться к ним в конце встречи.
«Критик». Этот человек на любую идею находит десяток контраргументов и фокусируется исключительно на негативе и потенциальных проблемах. Работа с постоянным негативом заключается в том, чтобы превратить его критику в пользу. Попросите его не просто указывать на недостатки, а предлагать решения. Признайте важность его опасений, но попросите помочь команде найти конструктивный путь.
«Отвлекающийся». Он постоянно уводит разговор в сторону, вспоминает несвязанные с темой истории или задает вопросы не по повестке, отвлекая всю группу. Такому человеку можно дать конкретную роль, например, следить за временем — это поможет ему оставаться в контексте. Либо постоянно напоминать ему о теме беседы и возвращать обсуждение в намеченное русло.
Что такое непродуктивное поведение
Непродуктивное поведение — это любые действия участников, которые мешают группе достичь цели встречи. Это не просто плохое настроение или вредность конкретного сотрудника, а системный сбой в групповой работе.
Чтобы эффективно работать с такими ситуациями, важно понимать их природу. Условно все проявления можно разделить на три типа:
- Активное сопротивление. Сюда относится агрессия участников, прямая и часто неконструктивная критика идей по типу «это полная ерунда», споры ради спора и переходы на личности.
- Пассивное сопротивление. Более скрытая, но не менее вредная форма. Участники отвлекаются на посторонние темы, демонстративно сидят в ноутбуках или телефонах, зевают, всем своим видом показывая скуку и незаинтересованность.
- Скрытое сопротивление. Это ситуация, когда участники со всем соглашаются, кивают, но реального вклада не делают.
Важно понимать: такое поведение сигнализирует о более глубоких проблемах в корпоративных коммуникациях. Возможно, у встречи нет ясной и понятной цели, участники не чувствуют себя в безопасности, чтобы открыто высказывать сомнения, или в команде в целом низкий уровень доверия.
Как создать обстановку для продуктивной фасилитации
Чтобы устранить причины непродуктивного поведения, необходимо изменить сам подход к проведению встреч. Здесь на помощь приходит фасилитация — метод управления групповым взаимодействием, который фокусируется не на содержании, а на процессе обсуждения. Принципы фасилитации построены на нескольких базовых принципах.
- Нейтральность ведущего. Фасилитатор не является экспертом по обсуждаемому вопросу и не продвигает собственное решение. Его главная задача — управлять процессом: следить за регламентом, давать слово участникам, фиксировать идеи и обеспечивать соблюдение правил.
- Ценность каждого мнения. В рамках фасилитации создается среда, где можно свободно высказываться без страха осуждения. Любая точка зрения, даже самая непопулярная, считается вкладом в общую работу. Это позволяет рассмотреть проблему с разных сторон и найти нетривиальные решения, которые могли быть упущены при обычном обсуждении.
- Общая ответственность. Результат встречи — это коллективный продукт, за который отвечает вся команда. Когда правила устанавливаются совместно, а решения принимаются на основе общего согласия, каждый участник чувствует свою причастность. Это повышает мотивацию и ответственность за дальнейшую реализацию принятых планов.
Благодаря соблюдению этих принципов можно создать среду, в которой каждый участник понимает правила игры и чувствует, что может безопасно высказывать мнение.
Как подготовиться к фасилитации
Определить цель и проанализировать участников
На этом этапе закладывается фундамент встречи. Важно ответить на два вопроса: «Зачем мы собираемся?» и «Кто придет?». Цель должна быть сформулирована в формате измеримого результата.
Сравните расплывчатую задачу «Обсудить запуск нового продукта» с конкретной целью: «Сформировать список из 10–15 ключевых задач для запуска продукта, оценить их по приоритету и назначить ответственных». Четкий результат помогает сфокусировать дискуссию.
Также важно анализировать личности участников. По каждому приглашенному полезно составить небольшой профайл с ответами на вопросы: какова его роль, какие у него могут быть личные интересы, является ли он ЛПР (лицом, принимающим решение) и какие потенциальные возражения он может высказать. Этот анализ помогает предвидеть динамику группы.
Продумать сценария
Сценарий — это детальный пошаговый план встречи, который описывает ход обсуждения проблемы. Хороший сценарий обычно включает три части: открытие, основную работу и закрытие. Под каждый пункт повестки подбирается конкретный фасилитационный инструмент.
Например, для генерации идей можно использовать индивидуальный мозговой штурм на стикерах, для анализа проблемы — диаграмму Исикавы (рыбья кость), а для принятия решения — голосование точками или матрицу приоритетов. Продуманный набор инструментов помогает команде держать фокус и делает процесс обсуждения управляемым.
Определить правила проведения
Стоит заранее подготовить 3–5 базовых правил вроде «один говорит — все слушают», «критикуем идею, а не человека», «телефоны в “авиарежиме”». Для онлайн-встреч могут быть актуальны правила про включенные камеры и использование функции «поднять руку». Ключевой момент заключается в том, что эти правила обсуждаются и принимаются всей группой в начале встречи. Такой подход формирует общую ответственность за соблюдение договоренностей.
Техники работы с трудными участниками
Даже при идеальной подготовке на встрече могут возникать сложные ситуации.
Что делать, если участники спорят, переходят на личности, проявляют агрессию
Задача фасилитатора не подавить конфликт, а перевести энергию спора в конструктивное русло. Для этого можно использовать две ключевые техники.
Первая — перефразирование. Этот метод позволяет разрядить обстановку и вернуть обсуждение в рациональное поле. Например, участник встречи говорит: «Это абсолютно провальная идея, мы только зря потратим деньги!». Фасилитатор не спорит, а переформулирует: «Я слышу, что у вас есть серьезные опасения по поводу бюджета и окупаемости этого проекта. Давайте сфокусируемся на финансовых рисках и обсудим их подробнее». Так выпад превращается в предмет для обсуждения.
Вторая техника — легитимизация. Иногда эмоции настолько сильны, что игнорировать их нельзя. В этом случае фасилитатор признает право участника на его чувства, но при этом удерживает рамки дискуссии. Например: «Я понимаю, что эта тема вызывает сильные эмоции и у вас есть веские причины для беспокойства. Это действительно важный вопрос. Давайте дадим вам возможность высказать свои аргументы, а затем выслушаем другие точки зрения».
Что делать, если команда молчит или все со всем согласны
Такая ситуация не менее опасна чем открытый конфликт, так как важные риски и альтернативные мнения остаются невысказанными. Для решения проблемы можно использовать 2 техники:
- «Мозговой штурм на стикерах». Чтобы преодолеть страх критики, участникам предлагают записать свои идеи анонимно на стикерах или в общем онлайн-документе. После этого все идеи зачитываются и группируются без указания авторства. Это позволяет отделить идею от человека и обсуждать ее по существу.
- «Круги». Фасилитатор задает вопрос и просит каждого участника по очереди высказать свое мнение. Важно установить правило: пока один говорит, остальные не перебивают. Это гарантирует, что даже самые тихие сотрудники будут услышаны.
Что делать, если разговор уходит в сторону, участники теряют фокус
Отклонение от темы — одна из главных причин затягивания встреч. Чтобы этого избежать, используется техника «Парковка». Когда возникает важный, но не относящийся к текущей повестке вопрос, фасилитатор предлагает «припарковать» его.
Он записывает вопрос на отдельном флипчарте или в специальном разделе онлайн-доски с пометкой «Парковка». В конце встречи к этому списку можно вернуться и решить, что делать с каждым пунктом: запланировать отдельное обсуждение, передать ответственному и т. д. Это показывает участникам, что их вопросы важны, и одновременно помогает держать фокус.
Что в итоге
- Совещания не всегда проходят эффективно, часто затягиваются и не приводят к принятию важных решений.
- Непродуктивное поведение на встречах мешает команде достичь цели и снижает мотивацию.
- Фасилитация — набор инструментов для управления ходом обсуждения и создания рабочей атмосферы.
- Непродуктивное поведение можно распознать по вербальным и невербальным сигналам, а также по изменениям в энергетике группы.
- Фасилитатор может помочь справиться с проблемными участниками, используя техники перефразирования, легитимизации, мозгового штурма на стикерах и кругов.
- Важно понимать природу непродуктивного поведения и использовать фасилитацию для устранения причин и создания безопасного пространства для идей.
Чтобы фасилитационные сессии всегда приводили к понятным решениям, четко распределенным ролям и согласованным срокам, полезно закрепить теорию на практике. Курс ICP-ATF от Neogenda поможет отточить навыки разработки сценариев, работы со сложной групповой динамикой и фиксации результатов от цели до журнала решений на реальных бизнес-кейсах.