Методологии управления проектами: топ 12 популярных систем

Управлять людьми, процессами и ресурсами — задача, которую ежедневно выполняют проектные менеджеры. Их работа напоминает жонглирование: с одной стороны клиент с задачами, правками, обратной связью, а с другой — команда, которая должна выполнить работу в срок, качественно и достичь ожидаемого результата. Помочь выстроить бизнес-процессы, наладить работу команды, поставить ее на поток, поможет использование одной из методологий управления проектами или использование их комбинаций.

Управление проектами или project management — направление в менеджменте, отвечающее за выстраивание процессов внутри проекта. Согласно PMBOK (прим.: всемирно известная книга по проектному менеджменту «Стандарт управления проектами»), управление проектами — это применение навыков, умений, техник, необходимых для достижения целей проекта и поставленных результатов.

Основная задача проектного менеджера — сдать проект в срок и гарантировать достижение результатов, которые удовлетворят клиента.

Во время ведения проекта менеджер выступает связующим звеном между командой исполнителей и клиентом, выполняет следующие задачи:

• согласование промежуточных результатов с заказчиком;
• получение обратной связи и правок;
• постановка задач команде и контроль выполнения;
• решение проблем и форс-мажорных ситуаций;
• управление сроками;
• оценка рисков и их минимизация;
• разработка плана проекта;
• распределение ресурсов и бюджета на реализацию.

От действий и компетенций проектного менеджера, его управленческих навыков и компетенций зависит успех всей команды.

Далее в статье:

• для чего нужно управление проектами;
• какие есть этапы в ведении проекта;
• 12 популярных методик управления;
• как выбрать методику для своего проекта.

Если вам необходима помощь при выстраивании бизнес-процессов или обучение, внедрение и консалтинг бизнеса и руководителей — обратитесь в Neogenda. Мы более 40 лет помогаем бизнесу достигать результатов и имеем более 100 управленческих кейсов в крупнейших компаниях, таких как Сбер, Qiwi, Газпромбанк, Skyeng, X5 Group, Avito и других. Оставьте заявку и мы бесплатно подберем для вас решение на консультации в Zoom.

Для чего нужно управление проектами

Помочь разобраться в том, для чего нужно управление проектами, может знакомство с двумя важными понятиями — «проект» и «процесс».

Проект — это ограниченное по срокам, бюджетам и ресурсам мероприятие, требующее достижения результата. Для каждого проекта создается индивидуальный план реализации целей и задач, оговариваются требования к качеству и срокам выполнения, закладываются ресурсы и бюджет на выполнение. Такой подход для называется проектно-ориентированным.

Пример. Проектом может быть создание сайта, ведение соцсетей, разработка приложения, выход компании на маркетплейсы, внедрение новой программы, изготовление продукта.

Процесс — это комплекс последовательных действий для выполнения целей и задач. Процесс может быть повторяющимся, циклическим и регламентированным. Выполнение проекта состоит из нескольких процессов, которые могут выполняться линейно, по-простому — друг за другом, или параллельно друг другу. Такой подход называется процессно-ориентированным.

Пример. Во время проекта по разработке сайта команда выполняет процессы по созданию дизайна, верстки, написания контента на сайт. В частности эти процессы регламентированы, отлажены и повторяются на каждом проекте в необходимом объеме и в соответствии с поставленными задачами.

Комплексное управление проектами заключается в том, что практически любую задачу можно рассматривать как отдельный проект с набором процессов, приводящих к ее выполнению и достижению результата. Управлением этих процессов и занимается проектный менеджер.

Наглядно понять как происходит управление крупными проектами можно с помощью треугольника управления проектами.

Треугольник демонстрирует тройственную ограниченность и сложность соблюдения баланса трех параметров при управлении проектами: времени, бюджетов и объема работ. Работа проектного менеджера состоит в том, чтобы не допустить перекоса в одну из сторон и сделать проект выгодным для компании и удовлетворяющим запросы клиента.

Из каких этапов состоит управление проектом

Управление проектами — это нечто большее, чем контроль сроков и бюджетов. Каждый проект состоит из нескольких этапов, или стадий, жизненного цикла.
Жизненный цикл проекта начинается в момент взятия проекта в работу и завершается полным окончанием работ и сдачей результатов заказчику.

Ключевых этапов в жизненном цикле проекта всего 5. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Этап 1. Инициация

На этапе инициации происходит первичное знакомство с проектом, его требованиями, ожиданиями, оценка рисков, обсуждение сроков и бюджетов.

Проекту могут быть назначены кураторы, руководители и другие заинтересованные и задействованные лица. Происходят первичные созвоны, встречи, совещания для сбора и анализа информации о проекте, запускаются исследования.

На первом этапе требуется:

• определить цели и задачи проекта;
• обозначить ожидаемые выгоды;
• определить необходимые ресурсы;
• обговорить ожидаемый результат реализации проекта и способы его оценки;
• зафиксировать данные о проекте и договоренности с участниками проекта;
• собрать проектную документацию.

Этап 2. Планирование

На этапе планирования проект уже официально взят в работу и ждет запуска процессов по его реализации. Проектные менеджеры разрабатывают план действий, ставят цели, назначают команду, подробно распределяют бюджеты, сроки

на каждый из этапов, определяют объем работ, создают дорожную карту проекта и ставят задачи исполнителям.

Дополнительно менеджер должен просчитать риски и заложить это в план.

Если вы хотите узнать больше о правильной постановке целей с помощью метода OKR, читайте нашу статью: «Пошаговый план постановки целей в стартапе с помощью метода OKR». В ней мы разбираем план постановки целей в стартапе и рассказываем о важности целеполагания.

Этап 3. Исполнение

Этап исполнения направлен на достижение командой поставленных целей и сдачей проекта в обозначенные сроки.

Проектные менеджеры занимаются курированием выполняемых работ, согласованием и получением обратной связи от клиента, а также решением возникающих проблем и форс-мажорных ситуаций.

Этап 4. Мониторинг и контроль

Этап мониторинга и контроля проводится одновременно с этапом реализации.

На этом этапе проектные менеджеры:

• мониторят текущие процессы и отслеживают выполнение целей;
• координируют команду, общаются с клиентами;
• вносят корректировки в работу команды;
• следят за соблюдением дедлайнов и качеством выполнения задач;
• корректируют план проекта и вносят изменения в дорожную карту.
• Во время этапа контроля могут проводиться рабочие совещания, летучки, презентации и подготовка к защите проекта.

Цель этапа — выявить недочеты до сдачи проекта заказчику, скорректировать при необходимости сроки и объем работ и довести проект до завершения на максимально возможном качестве.

Этап 5. Завершение

На финальном этапе работ происходит завершение всех текущих проектов, подготовка отчетов и закрывающей документации по проекту.

Заказчик на этом этапе получает выполненный проект, а исполнители анализируют полученный опыт и допущенные ошибки. Анализ достигнутых целей и результатов помогает команде повышать качество работ для дальнейших проектов.

Методы и модели управления проектами

Управление проектами и продуктами может строиться на основе выбранной одной методологии или быть комбинацией из нескольких. Каждая из методик, или как их еще называют, фреймворков, требует своих подходов, выстраивания процессов, использования инструментов и программного обеспечения для контроля работ по проектам.

Рассмотрим подробнее самые популярные 12 методик управления проектами.

Waterfall (Водопад)

Каскадная модель или «водопад» считается классическим методом управления проектами.

Этапы каскадной модели управления выстроены линейно, связаны между собой и имеют жесткие зависимости друг от друга, что не допускает возврата на предыдущие этапы, пропуска или выполнения этапов в параллель.

Суть метода: следующий этап не может быть начат пока не завершен текущий.

Кому подойдет: крупным проектам с большим количеством ЛПР и заинтересованных лиц. Методика позволит строго следовать выбранному плану и достичь ожидаемого прогнозируемого результата.

Agile

Agile — подход к управлению проектов, содержащий набор ценностей и принципов. Единым названием Agile называют семейство гибких подходов к управлению проектами, таких как: Scrum, Канбан, экстремальное программирование, Crystal или гибридное управление проектами.

Подход Agile основан на системе принципов и ценностей, по которым строится работа команды и выстраивание процессов.

Четыре основных ценности принципа согласно Agile Manifesto:

1. Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов.
2. Рабочее программное обеспечение важнее подробной документации.
3. Сотрудничество с клиентами важнее согласований по договору.
4. Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

Суть: Работа согласно Agile манифестам выражается в соблюдении 12 принципов и четырех ценностей.

Кому подойдет:

• командам, имеющим минимум бюрократии в работе;
• тем, кто постоянно улучшает и обновляет имеющийся продукт;
• разработчикам новых, инновационных продуктов;
• проектам, цель которых внедрить или разработать раньше конкурентов.

Scrum

Scrum — фреймворк, основанный на итеративной и инкрементной разработке продукта. Работа по Scrum ведется ограниченными по времени спринтами (итерациями) длительностью от одной до четырех недель. Во время спринта команда имеет ряд запланированных задач и целей, которые не могут изменяться во время выполнения текущего спринта. По завершению каждого спринта команда должна получить инкремент проекта.

Работа по Scrum организуется по правилу «3-5-3»:

• В Scrum определены 3 основные роли: владелец продукта, Scrum-мастер и команда разработчиков.
• В Scrum есть 5 обязательных событий: спринт, планирование спринта, ежедневный скрам, обзор спринта и ретроспектива спринта.
• Scrum определяет 3 основных артефакта: бэклог продукта, бэклог спринта и инкремент.

Суть метода: завершение каждого спринта несет ценность для клиентов и бизнеса.

Кому подойдет: для проектов, где для успеха продукта требуется максимально быстрое достижение результата.

Kanban

Kanban — метод управление проектами, использующий командные доски с очередями задач. Система отличается прозрачностью, каждый участник команды в реальном времени видит количество задач и может узнать, на каком они находятся этапе в текущий момент.

• Размещение задач на досках решает проблемы:
• контроля загрузки специалистов;
• визуализации текущих процессов и задач;
• отслеживания статуса выполнения задач;
• демонстрации уровня важности задачи;
• хранение информации по задачам внутри карточек.

Самые простые доски делят на три колонки: ждет выполнения, в работе и выполнено. Более сложные варианты содержат разбивки на все этапы, которые команда выполняет для реализации проекта.

Современные сервисы с онлайн-досками позволяют создавать отдельные доски для каждого проекта, а разделение работы команд или отделов компании может быть реализовано с помощью создания изолированных или связанных между собой пространств с набором досок.

Суть метода: команда визуализирует процессы внутри проектов, создает на досках карточки с задачами и выполняет поставленные задачи.

Кому подойдет: проектам и командам любого размера, особенно оценят подход удаленные сотрудники, которым нужно всегда оставаться на связи и быть в курсе происходящего.

Scrumban

Scrumban — метод гибридного управления проектами, основанный на совмещении методов Scrum и kanban. Подход использует организацию работы в виде коротких спринтов как в Scrum, но допускает постановку отдельных дополнительных задач во время выполнения как в методологии kanban. Коммуникация в команде поддерживается с помощью ежедневных встреч как в методе Scrum.

Суть метода: организовать работу, совместив лучшие практики двух методик Scrum и kanban.

Кому подойдет: командам работающим спринтами, но имеющими необходимость разбивать крупные задачи на более мелкие и визуализировать рабочие процессы.

Метод экстремального программирования (XP)

Метод экстремального программирования — набор правил и принципов, используемых для динамичных и стремительных проектов со сжатыми сроками реализации. Разработка проекта происходит короткими спринтами и релизами по их окончанию.

Метод может использоваться при необходимости быстрой реализации важного проекта, но не подходит в качестве методики для постоянного использования. Частое использование приводит к выгоранию членов команды, резкому снижению эффективности и качества выполнения работ.

Суть метода: Команда начинает с быстрого выпуска MVP продукта, в ходе дальнейших релизов «наращивает» массу проекта и доводит его до требуемого результата. Работа короткими спринтами помогает вносить корректировки в работу и добиваться хороших результатов.

Кому подойдет: для важных проектов с очень сжатыми сроками.

Lean

Lean — методология рационального управления, направленная на минимизацию всех видов излишеств, расходов и не обязательных ресурсов для достижения максимального результата, удовлетворяющего заказчика.

Основные принципы Lean включают в себя:

• Ориентацию на потребности и ожидания клиентов.
• Минимизацию всех видов потерь и издержек в процессе производства или предоставления услуг.

Стремление к непрерывному улучшению процессов и практик.

Согласно методологии есть три вида излишеств, представленные японскими словами, которые можно минимизировать:

1. Muda (излишества). Ненужная деятельность, потери рабочего времени и ресурсов.
2. Mura (неравномерность). Неравномерность загрузки, неравномерное использование ресурсов.
3. Muri (избыток). Избыточная нагрузка на сотрудников, лишнее оборудование или процессы.

Суть метода: оптимизация всех процессов внутри команды, мешающих работать эффективнее.

Кому подойдет: командам, имеющим проблемы с эффективностью и необходимость оптимизации бизнес-процессов.

Шесть сигм

Шесть сигм, Lean Six Sigma и Agile Six Sigma — способ или философия управления качеством реализуемого проекта, не является полноценной методологией и используется в связке с принципами Agile и Lean.

Для достижения максимальной эффективности от внедрения методики шести сигм, рекомендуется использовать процесс Six Sigma DMAIC и его этапы:

• Define (определение). Выявление проблемы или возможности улучшения, постановка целей.
• Measure (измерение). Сбор данных о состоянии текущих процессов и выявления проблем.
• Analyze (анализ). Проведение анализа собранных данных, выявление причин возникновения проблем.
• Improve (улучшение). Улучшение процессов и достижение поставленных целей.
• Control (контроль). Разработка системы мониторинга процессов и мер поддержания стабильной эффективности работы: обучение сотрудников, создание документов и регламентов.

Выстроить бизнес-процессы согласно философии Six Sigma помогает:

• использование сервисов для создания интеллект-карт;
• инструменты для построения блок-схем, диаграмм, графиков, визуализации бизнес-процессов;
• внедрение канбан-досок;
• использование онлайн-досок для командной работы;
• внедрение CRM.

Суть метода: постоянное улучшение процессов и устранение недостатков в бизнес-процессах.

Кому подойдет: командам и проектам любого размера.

PRINCE2

PRINCE2 или Projects IN Controlled Environments — стандарт управления проектами, разработанный в Великобритании для ведения масштабных ИТ-проектов. Методология разбивает процесс управления проектом на этапы, каждый из которых имеет цели и ожидаемые результаты.

Принципы метода включают:

• фокус на бизнес-процессах проекта;
• разделение проекта на этапы;
• распределение ролей и обязанностей в проекте;
• гибкость и адаптация методологии к конкретным условиям проекта.

Суть метода: обеспечить контроль, организацию и качество в проектах любого масштаба.

Кому подойдет: командам, которые ценят стандартизацию, документирование и строгий контроль.

Critical Path Method

Метод критического пути или Critical Path Method — методика, согласно которой проект разбивается на этапы, устанавливаются взаимосвязи между ними и выявляется наиболее длинный по времени путь для достижения цели.

Выявленный путь демонстрирует наиболее короткие сроки реализации проекта.

На старте проекта для всех этапов и выполняемых задач:

• определяют точные сроки на реализацию;
• выделяют взаимосвязанные этапы, старт которых зависит от завершения предыдущего;
• определяют этапы, которые могут быть запущены в параллель;
• выстраивают все возможные цепочки реализации со сроками;
• выбирают самую короткую по времени цепочку.

Суть метода: определить минимальные сроки для реализации проекта, выявив цепочку этапов с наибольшей длительностью.

Кому подойдет: небольшим и средним проектам, где можно заранее спрогнозировать все варианты выполнения и просчитать наиболее быструю реализацию проекта.

Critical Chain Project Management

Метод критической цепи или Critical Chain Project Management — методика управления, позволяющая определить приоритетность всех этапов реализации и начать выполнять самые рискованные и критические этапы раньше остальных, точно рассчитывая необходимые ресурсы.

Из самых рискованных этапов выстраивается критическая цепочка, требующая максимального внимания.

Суть метода: определить рискованные задачи, выполняемые ограниченными ресурсами или требующие быстрого выполнения, оставить основную часть ресурсов на выполнение оставшихся мелких задач и оставить запас буферных ресурсов на случай непредвиденных ситуаций.

Кому подойдет: проектам или командам, реализующим проекты с ограниченными ресурсами, при условии отсутствия или малого количества проектов, выполняемых в параллель.

Руководство PMBOK

Руководство PMBOK — это самый популярный свод правил и техник по профессиональному управлению проектами, предложенный Институтом управления проектами (Project Management Institute, сокращенно PMI). Он содержит набор практических рекомендаций и принципов, по которым проектные менеджеры могут выстроить работу команды и отладить бизнес-процессы.

Книга описывает пять классических этапов каждого проекта:

1. Инициацию проекта.
2. Планирование.
3. Реализацию.
4. Мониторинг и контроль.
5. Завершение проекта.

Руководство PMBOK управление проектами не содержит четких инструкций по выполнению и используется в качестве рекомендаций и обучения проектного менеджера азам и тонкостям процесса управления проектами. На основе опыта, описанного в книге, можно выстроить собственную систему управления проектами, включающую использование комбинации других управленческих методик и принципов.

Кому подойдет: проектным менеджерам и руководителям проектов.

Как выбрать методологию управления

Универсального способа для выбора модели управления проектами не существует, каждая модель требует своего подхода, использования техник и инструментов для управления.

При выборе модели или их комбинаций стоит отталкиваться от потребностей конкретной команды и проекта, их размеров.

Факторы, которые стоит учитывать при построении стратегии управления проектами:

• Сложность и масштабность проектов. Не все фреймворки управления проектами подходят для реализации крупных проектов.
• Сфера деятельности. Анализируя специфику отрасли стоит понять, насколько сфера подвержена изменениям, подходят ей гибкие методологии или нужно использование более консервативных и жестких.
• Ценности и приоритеты. Стоит понять что команда ставит на первое место — людей, эффективность, удовлетворенность клиентов и т. д.
• Роли в команде. Перед выбором методологии стоит проанализировать есть ли у членов команды узкая специализация, являются ли они взаимозаменяемыми.
• Размер команды. Количество участников, задействованных в реализации проекта, играет решающую роль при выборе метода управления бизнес проектами.

Если вам нужно выстроить бизнес-процессы и внедрить одну из методологий — обратитесь в Neogenda. Мы помогли решить проблемы менеджмента и управления в таких компаниях, как Tinkoff, Яндекс, Авито, Сбер, Билайн, Skyeng и так далее. Оставьте заявку на бесплатную консультацию в Zoom и мы предложим решение для вашего бизнеса.