В жизни каждого сотрудника случаются дни, когда дела наваливаются, как снежный ком, и кажется, что невозможно успеть всё сразу. Мы начинаем метаться между задачами, теряя время и энергию, а в результате просто тонем в бесконечном потоке из задач и ничего не успеваем. Чтобы избежать этой неприятной ситуации, можно использовать квадрат Эйзенхауэра — это матрица приоритетов.
В статье расскажем, что это за матрица приоритезации, как она помогает понять, чем стоит заняться прямо сейчас, а что можно отложить на потом, и как ее составить.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий эффективно приоритезировать работу. Все задачи делятся на четыре квадранта в зависимости от их важности и срочности.
- A: Важные и срочные задачи (делаем сейчас).
- B: Важные, но не срочные (планируем на будущее).
- C: Срочные, но не важные (делегируем).
- D: Не срочные и не важные (избавляемся или откладываем на потом).
Схематичный пример матрицы Эйзенхауэра
Например, на работе у маркетолога есть четыре задачи: подготовить отчет, стратегию на следующий месяц, ответить на письма и посмотреть мемы с котиками. Давайте попробуем расставить для них приоритеты, используя матрицу Эйзенхауэра:
- Задачу с закрытием отчета для руководства нужно завершить до конца дня. От нее зависят множество других задач. Поэтому она важная и срочная. Записываем ее в квадрат A.
- Подготовка стратегии на следующий месяц — важная, но не срочная задача. Указываем для нее приоритет и выбираем дату, чтобы работать над ней постепенно. И записываем в квадрат B.
- Ответы на письма можно сделать срочной, но не важной задачей. Записываем ее в квадрат C и делегируем кому-то из коллег или откладываем задачу на конец рабочего дня.
- Просмотр мемов с котиками — не срочная и не важная задача — откладываем ее на вечер или выходные, когда будет свободное время. Переносим ее в квадрат D.
Вот так будет выглядеть заполненная матрица важно-срочно
История матрицы Эйзенхауэра — почему она так называется
Матрица Эйзенхауэра названа в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который известен не только своей политической карьерой, но и выдающимися способностями к управлению временем и приоритетами.
Одна из знаменитых цитат Эйзенхауэра хорошо иллюстрирует работу матрицы:
У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.
И хоть Эйзенхауэр подчеркивал, что важно различать срочные и важные задачи, чтобы не тратить время на второстепенные дела, официального подтверждения, что именно он создал матрицу, не было.
В 1984 году Лотар Зайверт (один из ведущих экспертов по тайм-менеджменту) впервые представил матрицу в своей книге «Ваше время — в ваших руках».
Но настоящую популярность этот метод начал набирать ближе к концу 1980-х, когда Стивен Кови (консультант по организационному управлению) включил его в свою известную книгу «Семь навыков высокоэффективных людей».
Как работает матрица
Матрица Эйзенхауэра помогает быстро распределить задачи по важности и срочности. Количество задач, которые можно оценивать, — неограниченно.
Чтобы расставить приоритеты, нужно сделать список из задач и ответить на два вопроса:
- Это важно?
- Это срочно?
И далее рассортировать их по таблице. Чтобы разобраться, давайте рассмотрим каждый квадрант подробнее.
Квадрант A
Квадрант А предназначен важных и срочных дел. Это те задачи, которые нельзя отложить на потом, потому что их задержка может привести к серьезным последствиям, например, задержки работы других команд, срыва дедлайнов, договоренностей с клиентом и др.
Сюда относят ЧП, авралы, критические проблемы в работе, горящие дедлайны, кризисные ситуации, проблемы со здоровьем и т.д.
Примеры таких задач:
- Завершение проекта. Проект должен быть сдан в ближайшие сроки, чтобы избежать штрафов и недовольства клиента.
- Встреча с клиентом. Например, встреча для разрешения конфликта, чтобы сохранить важного клиента.
- Исправление серьезной ошибки в работе. Обнаружение ошибки в отчете или бага в работе приложения, который нужно срочно исправить.
Обычно в этом квадрате находятся 2-3 задачи. Это позволяет не терять фокус и доводить всю работу до конца.
Квадрант B
Блок включает важные, но несрочные задачи. Именно на эти дела следует тратить большую часть времени, потому что они способствуют долгосрочному успеху и развитию.
К таким задачам можно отнести планирование, обучение новых сотрудников, развитие навыков и т.д.
Вот несколько примеров задач из квадранта В:
- Долгосрочное планирование. Разработка стратегии развития компании на следующий год.
- Профессиональное обучение. Посещение курсов повышения квалификации или изучение нового иностранного языка.
- Забота о здоровье. Регулярные физические упражнения и планирование здорового питания.
Квадрант C
Квадрант C включает в себя срочные, но не важные дела. Задачи в этом квадранте требуют быстрого реагирования, но не оказывают значительного влияния на достижение целей. Их можно делегировать или минимизировать.
Примеры таких задач: перерывы на телефонные звонки, срочные, но не важные встречи, мелкие организационные вопросы и т.д.
Какие задачи можно вписать в этот квадрат:
- Ответ на не срочные запросы коллег. Помощь коллеге в подготовке к презентации, которая не является приоритетной для вашей работы.
- Устранение мелких поломок в офисе. Замена лампочки или починка принтера.
- Административные задачи. Заполнение форм, оформление документов, которые требуют быстрого выполнения, но не критичны.
Как правило, с такими задачами можно быстро справиться, например, делегировать или автоматизировать их. Или вовсе отказаться от таких дел, если это возможно. Например, ремонт техники в офисе можно поручить другому специалисту, настроить автоматические ответы на письма или отказаться от участия во встрече, на которой не нужно ваше присутствие.
Задачи из квадранта C не должны занимать большую часть вашего времени. Если они доминируют, это может привести к чувству недовольства и ощущению, что вы тратите время впустую. Лучше сосредоточиться на задачах из первых двух квадрантов.
Квадрант D
Эти задачи не способствуют достижению значимых целей и не требуют немедленного выполнения. Они могут отвлекать от более важных дел и часто являются пустой тратой времени.
К этим задачам относятся развлечения, рутинные, неважные задачи, просмотр социальных сетей и т.д. Например:
- Любой развлекательный контент, как просмотр нового сериала или мемов про работу.
- Наведение порядка в рабочих файлах или на рабочем столе — можно работать и без этого.
- Прокрастинация, например, перекладывание бумаг, организация файлов, не приносящие реальной пользы.
Задачи из квадранта D не должны занимать большую часть вашего времени. Отдыхать и развлекаться — нужно, но в умеренных количествах. Хороший подход — оставить такие задачи на конец рабочего дня или на выходные. Это поможет расслабиться после продуктивной работы.
Как применять матрицу в тайм-менеджменте
Как найти баланс между всеми четырьмя квадрантами? Ответ прост — нужно научиться правильно распределять задачи по квадрантам.
Вот несколько советов, которые помогут правильно расставить приоритеты.
1. Записывайте абсолютно все задачи. Каждый день или неделю составляйте список задач. И не забывайте про дела, которые кажутся незначительными — так они не потеряются. Или вы просто откажитесь от них.
2. Планируйте порядок и сохраняйте гибкость. Если представить идеальный день работы по матрице, то у задач должен быть такой порядок:
- сначала решаем задачи из квадранта B,
- после переходим к срочным и важным задачам из квадранта A,
- оставшееся время тратим на задачи из квадранта C,
- и завершаем день приятными и расслабляющими делами из квадранта D.
Но в реальной жизни всё не может быть идти гладко. Поэтому обычно первым делом мы хватаемся за то, что горит — задачи из квадранта A. И дальше следуем рандомному порядку.
Отсюда делаем вывод: жизнь непредсказуема, и иногда планы могут меняться. Будьте готовы корректировать матрицу в зависимости от изменяющихся обстоятельств. Если что-то идет не по плану — не страшно. Но всё же старайтесь планировать свой следующий день согласно идеальному порядку.
3. Регулярно пересматривайте задачи. Тайм-менеджмент — это динамичный процесс. Регулярно пересматривай задачи в своей матрице, чтобы актуализировать приоритеты и убеждаться, что вы работаете над тем, что действительно важно.
4. Разбивайте крупные задачи на подзадачи. Большие проекты могут казаться непосильными. Разбивайте их на более мелкие подзадачи и распределяйте их по квадрантам. Так получится лучше контролировать процесс и продвигаться к цели шаг за шагом.
5. Не забывайте про делегирование. Некоторые задачи можно и нужно делегировать — особенно из квадранта C. Делегируйте их коллегам или подчиненным, чтобы сосредоточиться на более значимых задачах.
6. Соблюдайте баланс между работой и отдыхом. Важно не только эффективно работать, но и вовремя отдыхать. И хоть задачи из квадранта D могут показаться пустой тратой времени, но они также необходимы для поддержания баланса и восстановления сил. Нет ничего плохого в том, чтобы посмотреть сериал, прогуляться или полистать ленту в соцсетях в обеденный перерыв.
7. Используйте инструменты и сервисы для визуализации задачи. Последний совет в нашем списке, но не по важности. Существует множество приложений и программ для планирования — на любой вкус и цвет. Выберите понравившийся таск-трекер и визуализируйте задачи в нем. Внутри можно создавать карточки и расставлять приоритеты для каждой задачи. Это поможет организовывать дела, видеть объем предстоящей работы и получать напоминания о приближающихся дедлайнах.
Где построить матрицу Эйзенхауэра
Есть несколько вариантов.
На бумаге — в блокноте, тетради или на листе А4. Это самый простой способ построить матрицу. Сделайте список из ваших задач, а потом начертите таблицу с четкими границами.
В текстовом редакторе. Матрицу Эйзенхауэра можно легко построить в любом офисном редакторе, где можно создавать таблицы. Выбирайте тот, что есть у вас. В качестве примера мы сделали матрицу в Гугл Таблицах.
В графическом редакторе. Например, можете собрать квадраты с задачами в Figma или поискать готовый бесплатный шаблон матрицы на платформах как Canva, Supa, Desygner и других редакторах. Например, этот шаблон мы сами собрали в Фигме:
А этот — выбрали из готовых и отредактировали на сайте Canva:
Таск-трекеры. Если вы работаете в команде и вам нужно визуализировать задачи и их приоритеты, можно делать это в специальных сервисах. Но построить матрицу в них не получится. Как вариант, можете сортировать задачи в выбранном шаблоне матрицы, а потом переносить их на командную доску.
Таск-трекеров — очень много. Самыми популярными являются Trello, Jira и Asana, но они ушли с российского рынка. Есть множество российских аналогов: Kaiten, Yandex Tracker, YouGile, WEEEK, Битрикс24 и другие. Выбирайте тот, который покажется вам самым удобным.
Пример расстановки приоритетов в сервисе Kaiten
Заключение
Матрица Эйзенхауэра — один из инструментов тайм-менеджмента. С его помощью можно четко разделять задачи по важности и срочности, что позволяет фокусироваться на значимых делах.
Задачи разделяются на четыре квадрата:
- важные и срочные,
- важные и не срочные,
- не важные и срочные,
- не важные и не срочные.
Построить матрицу можно как на листе бумаги, так и в специальном редакторе. А расставлять приоритеты для задач удобнее в таск-трекерах.
Если вам требуется помощь с распределением приоритетов или организации командной работы по гибким методологиям — обращайтесь в Neogenda. Мы детально изучим потребности вашего бизнеса и предложим решение на бесплатной консультации в Zoom.
