Хотите, чтобы стратегическая сессия не превратилась в пустую говорильню, а дала конкретный план развития? Тогда важно понимать, что это не просто встреча топ-менеджеров за чашечкой чего-то крепкого, а рабочий формат, где ЛПР-ы собираются, чтобы определить направление на несколько лет вперёд, выбрать приоритеты и договориться о следующих шагах. Главное — на выходе должен быть не набор идей, а конкретный план с понятными задачами и зонами ответственности.
В статье разберём, что такое стратегическая сессия, когда и для чего её проводят, как организовать подготовку, кого приглашать, какие этапы включает проведение и какие ошибки чаще всего мешают получить нужный результат.
Что такое стратегическая сессия
Это формат встречи, на которой руководители, собственники и ключевые специалисты компании работают над вопросами, определяющими будущее бизнеса. В отличие от обычных совещаний, где обсуждают текущие задачи и оперативные проблемы, стратсессия фокусируется на долгосрочной перспективе.
Основная задача стратегической сессии — выработать общее видение того, куда движется компания, какие цели ставит перед собой и какими способами планирует их достичь. Это не мозговой штурм в чистом виде, хотя элементы генерации идей присутствуют. Главное — структурированная работа, которая приводит к конкретным решениям.
Необходимость в проведении стратегической сессии возникает в нескольких ситуациях:
- Когда компания только начинает работу и стратегии ещё нет.
- Когда изменились внешние условия — законодательство, ситуация на рынке, конкурентная среда, — и старая стратегия больше не работает.
- Когда срок действия текущей стратегии истёк, и пришло время создать её заново.
- Также стратегическую сессию проводят при смене руководства или обновлении команды, когда нужно синхронизировать понимание целей у новых людей.
- Когда возникают внутренние проблемы: разрозненность в действиях отделов, отсутствие общего фокуса, сложности с коммуникацией между подразделениями.
Планирование стратегической сессии имеет смысл, когда бизнес готов выделить время и ресурсы на серьёзную работу с долгосрочными целями. Если компания находится в режиме постоянного тушения пожаров и не может оторваться от операционки даже на день, сессия вряд ли будет продуктивной.
Какие цели и задачи у стратегической сессии
На стратегической сессии могут разрабатывать разные элементы стратегического планирования, в зависимости от запроса компании. Рассмотрим основные варианты.
Стратегия — это желаемое состояние, к которому компания хочет прийти в будущем. Стратегию формулируют не только на уровне всей организации, но и для крупных продуктов или команд внутри. Хорошая стратегия вдохновляет сотрудников, создаёт смыслы, ради которых хочется работать и развиваться. При этом достаточно описать образ будущего, не углубляясь в детали реализации.
Например, стратегия компании по аренде автомобилей может звучать как «стать лидером на российском рынке проката машин». Это понятно, амбициозно и даёт направление для всех последующих решений.
Векторы — это направления развития, в которых нужно двигаться, чтобы достичь состояния, описанного в стратегии. Векторы показывают, что конкретно нужно сделать для реализации стратегии. Они могут напрямую вытекать из стратегии или формулироваться на основе целей.
Вернёмся к примеру с компанией по прокату автомобилей. Чтобы стать лидером рынка, бизнес может развиваться по нескольким векторам: увеличивать охват территории, внедрять новые технологии для удобства клиентов, повышать уровень сервиса, практиковать клиентоцентричный подход.
Цели — это конкретные измеримые показатели, которые позволяют определить, что компания реализовала запланированную стратегию. Цели разрабатывают под уже сформулированную стратегию. Например, можно установить целевой объём выручки, количество клиентов, долю рынка или другие метрики, которые показывают прогресс.
Миссия бизнеса — это глобальная цель, ради которой работает компания. В миссии выражается смысл существования бизнеса. Она влияет на позиционирование на рынке, взаимодействие с клиентами и внутренние ценности. Миссия может быть в том, чтобы сделать жизнь клиентов комфортной или безопасной, приносить радость, улучшать самочувствие людей.
Разработать на одной сессии сразу всё — миссию, стратегию, векторы и цели — обычно не получается. В рамках одной встречи сосредотачиваются на чём-то одном, а после перерыва переходят к следующему элементу.
Кого приглашать на стратегическую сессию
Эффективность сессии во многом зависит от состава участников. Главное правило — не нужно звать всю компанию или команду. Если придёт слишком много людей, дискуссия может превратиться в хаос, где ценные идеи теряются в общем шуме.
Оптимальное число участников — от восьми до двадцати человек. Если позвать меньше, не получится собрать достаточно разных точек зрения. Если больше — будет сложно договориться и прийти к единому мнению за разумное время.
В состав участников обычно входят топ-менеджеры, собственники бизнеса, руководители проектов или подразделений, эксперты по ключевым направлениям, иногда инвесторы. Критически важно, чтобы каждый участник соответствовал двум критериям:
- Есть полномочия принимать решения. У линейных специалистов нет прав и компетенций принимать управленческие решения по вопросам развития бизнеса. Они могут генерировать идеи, но без управленцев внедрить изменения не получится. Либо руководство может наделить полномочиями сотрудников прямо на сессии, если нужна помощь в разработке идей. После сессии эти идеи передают руководителям для отбора лучших и принятия решений.
- Имеются необходимые знания и опыт. Если человек сконцентрирован на узкой функции и оторван от глобальных процессов компании, он вряд ли сможет что-то предложить для развития бизнеса в целом.
Дополнительно стоит учитывать масштаб мышления сотрудника. У одних лучше получается погружаться в детали, у других — абстрагироваться от частностей и видеть картину целиком. Второй тип сотрудников более полезен на стратсессиях, когда нужно придумать амбициозную стратегию компании или продукта.
Не стоит приглашать людей только потому, что они давно работают в компании или могут обидеться, если не пригласить. Каждый участник должен приносить ценность для обсуждения и принятия решений.
Подготовка к стратегической сессии
Подготовка — важнейший этап, от которого зависит успех встречи и качество её результатов. На этом этапе анализируют точку «А» — текущее положение компании, и точку «B» — желаемое состояние, которого нужно достичь.
Для оценки исходного состояния анализируют внутреннюю среду. Сюда входит сбор данных о бизнес-процессах компании — как они выстроены, отлажены или нет. Также оценивают сотрудников — их профессиональные навыки, взаимодействие между собой, уровень вовлечённости. Изучают технологии, которые применяют в производстве или разработке, насколько они современны и эффективны.
Внешнюю среду тоже необходимо изучить. Анализируют рынок, конкурентов, законодательство и другие условия, в которых бизнесу приходится работать. На подготовительном этапе выделяют внешние ограничения и возможности, которые способствуют и препятствуют развитию компании.
Для сбора данных о внешних условиях используют разные методы анализа, например:
- PEST-анализ помогает оценить четыре группы факторов: политические (P), экономические (E), социально-культурные (S) и технологические (T). Есть расширенная версия — PESTLE, которая дополнительно включает изучение законодательства (Legal) и экологии (Environmental).
- SWOT-анализ позволяет выявить сильные и слабые стороны компании, внешние угрозы и возможности роста. Модель Портера помогает понять конкурентную среду: легко ли новым игрокам занять нишу, могут ли поставщики диктовать условия, какие аналоги есть у продукта.
Сбор и анализ данных требует времени. Начинать подготовку стоит минимум за месяц до планируемой даты сессии. Аналитику нельзя провести за пару дней, особенно если нужны глубокие исследования рынка или интервью с ключевыми сотрудниками.
Параллельно с аналитикой формулируют образ результата — что именно должно получиться в итоге сессии. Это может быть сформулированная стратегия компании, список целей с метриками, дорожная карта развития или план внедрения изменений. Чёткое понимание желаемого результата помогает сфокусировать усилия участников и не растрачивать время на обсуждения, которые не ведут к цели.
План стратегической сессии
В зависимости от запроса компании, уровня подготовки команды и целей разрабатывают индивидуальный план. Универсального сценария не существует, но есть типовая структура, которая работает в большинстве случаев.
Открытие сессии. Ведущий приветствует участников, объясняет правила встречи, проговаривает структуру работы, анонсирует цель собрания. Важно с самого начала создать атмосферу открытости и равенства, где каждый может высказаться без опасений.
Аналитический обзор ситуации в компании. Участники презентуют результаты анализа, проведённого на подготовительном этапе. Это могут быть данные о финансовых показателях, результаты SWOT или PEST-анализа, исследования рынка, отзывы клиентов. Цель этого блока — дать всем единое понимание текущего положения дел.
Генерация идей. Участники предлагают максимально возможное количество идей для развития бизнеса. На этом этапе важно не отсеивать и не критиковать предложения, а собрать как можно больше вариантов. Часто используют мозговой штурм, работу в малых группах, различные креативные техники.
Поиск лучших решений. Участники обсуждают идеи, выделяют плюсы и минусы каждой, оценивают реалистичность реализации, голосуют за лучшие решения. Здесь уже включается критическое мышление, и команда отбирает те варианты, которые действительно могут работать.
Формулировка стратегии или целей. На основе обсуждений разрабатывают финальные формулировки, утверждают их. Важно, чтобы формулировки были понятны всем участникам и не допускали разночтений.
Подведение итогов и закрытие сессии. Ведущий собирает обратную связь от участников, фиксирует итоги встречи, проговаривает следующие шаги. Без этого блока работа остаётся незавершённой, и люди могут уйти с разным пониманием результатов.
Длительность сессии зависит от масштаба задачи. На разработку стратегии продукта может хватить одной встречи длительностью от одного до трёх дней. Для формулировки стратегии всей компании понадобится серия встреч — задача как минимум на месяц. Можно устраивать двухдневные встречи каждую неделю, а в промежутках собирать недостающую информацию.
Роль фасилитатора в проведении стратегической сессии
Организовать масштабное мероприятие своими силами сложно. Поэтому компании часто привлекают фасилитатора — специалиста, который помогает установить коммуникацию на встрече и сопровождает процесс.
Фасилитатор разрабатывает сценарий встречи, подбирает механики, которые помогут эффективно провести стратегическую сессию. Он отвечает за форму собрания, но не за его содержание. Специалисту достаточно в общих чертах знать о продукте и процессах в организации. Подготовку материалов, проведение анализа внутренней и внешней среды берёт на себя заказчик.
Есть альтернатива — привлечь консультанта. Внешние консалтинговые компании не только проводят собрание, но и занимаются подготовкой: собирают материалы, проводят анализ, иногда предлагают экспертизу по содержанию. Такой вариант подходит молодым компаниям без опыта в разработке стратегии. Если бизнес уже сталкивался со стратсессиями, обычно достаточно помощи фасилитатора.
В работе фасилитатор опирается на несколько принципов:
- Беспристрастность. Фасилитатор сохраняет дистанцию с участниками, не вовлекается в процесс эмоционально, относится ко всем непредвзято и уделяет одинаковое внимание.
- Равенство участников. Фасилитатор устанавливает правила встречи в начале сессии, передаёт слово от одного участника к другому, следит за тем, чтобы никто не доминировал в обсуждении. Он пресекает случаи, когда кто-то пытается давить авторитетом должности.
- Эмпатия и открытость. Фасилитатор умеет считывать эмоции и невербальные сигналы людей, вовремя замечает, если что-то идёт не по плану. Своим примером он создаёт открытую и дружелюбную атмосферу, чтобы участники чувствовали себя комфортно и не боялись предлагать идеи.
Формат и место проведения стратегической сессии
Стратегические сессии проводят в одном из трёх форматов: онлайн, офлайн или гибрид. Предпочтение обычно отдают очным встречам. Они создают особую атмосферу, в которой участники заряжают друг друга энергией. Важна и неформальная часть — на офлайн-сессии люди могут общаться во время обеда или кофе-брейка, отдохнуть, обменяться впечатлениями.
Для очной встречи выбирают площадку — внутри или за пределами офиса. Многие компании арендуют конференц-залы или загородные базы отдыха. Смена обстановки помогает участникам отвлечься от рутинных задач и полностью сфокусироваться на глобальных целях бизнеса.
Время проведения тоже имеет значение. Не стоит планировать встречу на выходные — участники будут уставшими после рабочей недели и могут совсем остаться без отдыха, если стратсессия рассчитана на несколько дней. Лучше выделить время в будни, выбирать периоды низкой загрузки по текущим задачам.
Для распределённых команд подходит формат онлайн или гибрид. При организации онлайн-сессии важно учесть несколько моментов. Техническая сторона критична — помехи во время конференции снижают качество общения и эффективность работы. Нужно заранее позаботиться о стабильном интернет-соединении и убедиться, что техника всех участников работает.
Перерывы в онлайне нужны чаще, чем на очных встречах. В виртуальной среде люди устают быстрее. Лучше делать перерывы каждые полтора часа, на гибридных встречах ориентироваться на удалённых участников.
Для онлайн-формата понадобятся сервисы для видеоконференций и совместной работы. Первая программа позволяет видеть и слышать участников, вторая — визуализировать процесс и результаты обсуждения через онлайн-доски.
Результаты стратегической сессии и следующие шаги
Образ результата формируют ещё на этапе подготовки. Это может быть сформулированная стратегия компании на три года, список целей для реализации стратегии с метриками, дорожная карта развития. Сессия прошла успешно, если получилось добиться запланированного результата.
Но на этом работа не заканчивается. После завершения стратегической сессии нужно сделать несколько важных шагов.
- Составить дорожную карту. На основе стратегии, целей и векторов разработать план действий по реализации. На этом этапе уже можно разбить стратегические проекты на конкретные задачи, назначить ответственных, установить сроки.
- Презентовать результаты команде. Сотрудникам, которые не были на стратсессии, нужно показать итоги встречи. Результаты предварительно обрабатывают и приводят в формат, удобный для восприятия. Презентуют на общем собрании. Обязательно дать возможность задать вопросы, обсудить непонятные моменты.
- Привлечь коллег к работе над стратегией. Если в команде до пятидесяти человек, их можно включить в процесс. Попросить подумать над плюсами и минусами стратегии, возможностями и рисками. Сотрудники могут поучаствовать в работе над дорожной картой. Руководству это помогает увидеть моменты, которые могли ускользнуть на этапе разработки, дополнительно проработать риски. Ещё это повышает приверженность команды — люди чувствуют, что их мнение важно в значимых вопросах развития бизнеса.
Без конкретных действий после сессии вся работа превращается в пустую формальность. Эффективность стратегической сессии измеряется не качеством презентаций и не количеством идей, а тем, насколько участники начали делать так, как договорились.
Типичные ошибки при проведении стратегических сессий
Даже при хорошей подготовке можно допустить ошибки, которые снижают эффективность встречи или вовсе сводят её на нет.
Собрать на встречу всю команду. Не стоит приглашать людей только для того, чтобы их не обидеть. Слишком большое количество участников превращает дискуссию в хаос. Выбирайте тех, у кого достаточно полномочий, знаний и навыков принимать стратегические решения.
Не определять образ результата. Проводить сессию без чёткой цели — зря тратить время и отвлекать коллег от работы. Без образа результата встреча превратится в пустые обсуждения и споры, которые точно не приведут к росту бизнеса.
Не уделять внимания подготовке. Может показаться, что подготовить материалы получится за пару дней. Однако качественную аналитику нельзя провести за такой короткий срок. Рассчитывайте время на подготовку, начинайте собирать данные как минимум за месяц до собрания.
Игнорировать мнения участников. Если на сессии доминирует один или несколько человек, остальные перестают участвовать в обсуждении. Задача фасилитатора или ведущего — создать атмосферу равенства, где мнение каждого имеет вес, независимо от должности.
Не распределять ответственность за реализацию. В финале появляется целый ряд инициатив, новых метрик, красивых целей. Важно сразу распределить ответственность за их реализацию. Только обязательства, принятые публично, помогут довести идеи до результата. Без этого стратегия останется на бумаге.
Что в итоге
Стратегическая сессия — инструмент для развития бизнеса, который помогает определить приоритетные цели и разработать чёткий план их достижения. Это не разовое мероприятие, а часть системной работы над стратегией компании. Эффективная сессия требует тщательной подготовки, правильного состава участников, грамотной фасилитации и обязательных действий после завершения.
Результат зависит не от количества идей, сгенерированных на встрече, а от того, насколько команда готова реализовывать принятые решения. Стратсессия помогает сформировать общее видение целей, выстроить эффективную коммуникацию между отделами, найти точки роста и синхронизировать действия всех подразделений.
Организовать эффективную стратегическую сессию самостоятельно может быть непросто. Важно правильно подготовить аналитику, выбрать участников, разработать сценарий и провести встречу так, чтобы она привела к конкретным результатам. В этом помогут консультанты Neogenda.
Мы проводим стратегические сессии для компаний разного масштаба: от стартапов до крупных организаций. Погружаемся в текущую ситуацию бизнеса, помогаем определить приоритетные цели и разработать чёткий план для их достижения. Работаем с разными форматами: планирование на год или 3-5 лет, разработка OKR, анализ бизнес-модели, формирование миссии и ценностей, стратегия организационных изменений.
Рекомендуем начать работу над стратегией вашей компании с консультации от практиков Neogenda. Это первый шаг к тому, чтобы превратить амбициозные планы в реальность.