OKR и KPI – в чем разница и как совместить внутри компании?

Привет, друзья!

Чем KPI отличается OKR? А если у нас уже есть KPI, подойдет ли нам OKR? Как их совместить? Эти очень похожие вопросы входят в ТОП самых задаваемых на наших тренингах и сессиях по планированию OKR.
В этой короткой статье мы на них ответим.

Прежде, чем начать, Давайте договоримся, что KPI мы обсуждаем только в контексте показателей эффективности, не связывая его с премированием, оплатой труда и т.п..

Итак, поехали.

Цель:
"Заработать в три раза больше денег в этом году"

KR 1 – Кол-во клиентов +30% к прошлому году
KR 2 – Cредний чек +30% к прошлому году
KR 3 – CSI не ниже X%

Такое мы часто видим в компаниях. Попробуйте сначала взглянуть и пару минут подумать, что же здесь не так.

Видно, что компания хочет заработать денег, при этом ставит значения, превышающие их трендовые показатели год к году. При этом, совершенно не факт, что компания понимает, как будет это делать. В случае, если не получится, такой OKR позволит конце года сказать, что цель была слишком амбициозной, поэтому не получилось. В особо тяжелых случаях, это позволит сказать, что OKR совсем не работает, давайте жить по-старому.

Это называется «постановка OKR на основании текущих KPI». Как правило, это абсолютно не рабочая связка, которая ни коим образом не отвечает на вопрос: «Что нужно сделать и не помогает найти точку роста». Так делать не стоит. Давайте разбираться, как сделать лучше?

Мы видим, что компания из указанного примера считает важные для себя показатели, наверняка у них даже есть какой-то набор метрик, за которыми они следят. Наверняка бывает так, что метрики показывают не те значения, которые нравятся менеджменту и предпринимаются какие-то действия. Такой набор метрик можно собрать в одном пространстве и тогда мы получим Дашборд KPIs или просто KPIs.

Они функционируют как индикаторы, которые дают представление об эффективности существующих процессов.
OKR служат комплексной системой для постановки, отслеживания и достижения целей. Поэтому OKR и KPI нельзя сравнивать напрямую. Поскольку это разные сущности. Однако организации могут использовать KPIs в качестве ценного материала при определении своих ключевых результатов в рамках OKR или даже для постановки Objectives.

Чтобы создать OKR на основе KPI, обычно определяется тот KPI, который требует особого внимания или влияния.
Например, мы хотим повысить удовлетворенность клиентов - CSI. Это метрика, которую мы измеряли и будем измерять. Мы можем понять, какие изменения с ней произошли. Однако, важна не сама метрика, а понимание того, почему сейчас результат не тот , который мы хотим. Нам необходимо определить область воздействия, которая даст максимальный результат на метрику. Обычно это делается при помощи исследований, опросов и т.д..

Допустим, мы понимаем, что клиенты недовольны большим количеством ручной работы на нашем сайте, каждый второй об этом говорит в опросах. Мы можем даже определить, какие именно области нашего сайта используются чаще и сфокусироваться на них.
Таким образом, может появиться следующая цель:
«Автоматизировать ключевые услуги на сайте».
Или что-то более вдохновляющее:
«Сделать клиента лояльнее за счет автоматизации».

Итак, определив KPI компании, который мы хотим изменить, мы получили основу для Objective компании, который понятен и указывает, что именно мы хотим сделать.

Как только цель определена, нужно подобрать набор KR.
Напомню, что в качестве KR можно выбирать вехи, метрики (которые можно посчитать или поставить базисные значения), поставить конкретные действия, которые мы хотим совершить, чтобы добиться цели или результаты этих действий.

Какого-то запрета на то, чтобы взять в качестве ключевого результата конкретный KPI – нет. Более того, если у вас уже есть рабочий дашборд KPI, он послужит отличным ориентиром в метриках и поможет быстрее подобрать KR для вашей цели.

Давайте попробуем придумать KR для цели выше:
«Сделать клиента лояльнее за счет автоматизации».

Наша задача - определить KR, которые раскроют суть слов: «Лояльнее», «Автоматизации».

Начнем с результата, который мы ждем: Как мы поймем, что клиенты стали лояльнее? Показывает ли это наш CSI? Если да, то он вполне подходит в качестве KR.
Однако, стоит посмотреть, не нужно ли сузить выборку. Не будет ли привычный CSI слишком «грязным». Рекомендую уточнить методику расчета. Так же, мы можем попробовать исследовать саму суть ответов в опросах клиентов. Какие именно моменты в ручной работе им не нравятся. Например, приходится много раз отсылать запросы, много кликов, много времени или еще что-то. То, что упоминается чаще – может стать основой для KR.

Теперь про автоматизацию. Поскольку пример выдуманный, то и KR здесь будут скорее «с потолка», поэтому скажу проще. Это может быть, как веха, (например, автоматизация конкретного функционала), так и метрика – показывающая кол-во автоматических запросов по сравнению с ручными. В общем, здесь уже имеет значение сам контекст.

Я думаю, вы вы уже поняли, что, хоть это и разные сущности, но они вполне уживаются в одной организации. Более того, совместив KPI и OKR, компания может обеспечить прямую связь между показателями эффективности и целями.

Это позволит использовать более основанный на данных подход к управлению целями, поскольку ключевые показатели эффективности дают ценную информацию о существующих процессах. Однако важно отметить, что OKR выходят за рамки KPI, фокусируясь на более широких результатах, в то время как KPI сигнализируют о производительности и эффективности процесса.