Этапы разработки проекта: как превратить ожидания в реальность

Представьте, что проект — это видеоигра. Перед вами лежит захватывающий, но непредсказуемый путь, полный загадок, испытаний и, конечно же, наград.

Каждый уровень — это разные этапы реализации проекта, которые нужно пройти. Как и в любой хорошей игре, на каждом из них есть свои правила и секреты, зная которые вы сможете победить = успешно завершить проект. Чтобы облегчить управление проектом, мы подготовили статью про его этапы.

Что такое жизненный цикл проекта

Все проекты имеют начало и конец — это и называют жизненным циклом.

Жизненный цикл — это последовательность этапов, через которые проходит каждый проект. После окончания цикла команда получает конкретный результат: работающий продукт, его функцию, услугу и т.д.

С пониманием жизненного цикла команда сможет:

• структурировать задачи и грамотно распределить ресурсы;
• отслеживать ход работы на каждом этапе;
• вовремя обнаруживать и устранять проблемные места;
• быстрее работать в сжатые сроки;
• минимизировать риски.

Количество этапов может варьироваться в зависимости от специфики проекта и его масштаба. Но существует общая классификация этапов разработки, через которые проходят все проекты.

Институт управления проектами (PMI) выделил такие фазы жизненного цикла проекта как:

1. Инициация.
2. Планирование.
3. Исполнение.
4. Оценка эффективности.
5. Завершение.

Основные этапы проекта

Давайте рассмотрим стадии проекта подробнее.

Инициация

Инициация проекта (Initiation) — это начальный этап, на котором происходит предварительная оценка необходимости создания проекта.

Возвращаясь к примеру с игрой, инициация похожа на первый запуск игры, где вы знакомитесь с сюжетом, персонажем и получаете главный квест.

Цель этапа: четко определить, зачем нужен проект, какие бизнес-цели он решает, и какие результаты ожидаются. Важно установить границы проекта и определить его основные параметры.

Ключевые задачи

⭐ Определить бизнес-цели и критерии успеха. Они являются фундаментом проекта. Важно понять, какие проблемы клиента или бизнеса решает проект. Критерии успеха помогут оценить достигнуты ли цели на последнем этапе — завершении.

⭐ Сформировать команду и назначить владельца продукта (Product Owner). Определите, кто будет руководить проектом, кто будет принимать решения и кто будет отвечать за доставку ценности.

⭐ Собрать первоначальное видение продукта (Product Vision). Это краткое описание конечного результата проекта: каким будет продукт, как он будет использоваться и какую ценность принесет.

Вопросы для этого этапа

• Что нужно достичь? Почему этот проект важен?
• Какой конечный результат мы ожидаем?
• Что входит в проект, а что нет? Какие задачи решаются в рамках этого проекта, а какие оставляются на потом?
• Кто участвует в проекте? Кто будет влиять на него, и кого он затронет?
• Какие ресурсы нам понадобятся? Каков наш бюджет? Откуда мы будем брать необходимые ресурсы?
• Какие проблемы могут возникнуть? Как их решать?

Советы для успешного завершения этапа инициации

• Соберите команду и организуйте встречу, где каждый сможет высказать свои идеи и предложения. Для этого отлично подойдет вариант мозгового штурма.
• Разделите обязанности и назначьте ответственных за различные аспекты проекта. Так каждый будет знать, за что он отвечает.
• Определите, как и когда вы будете общаться. Регулярные встречи и отчеты помогут держать всех в курсе дел.
• Создайте документацию по проекту, чтобы все участники имели доступ к важной информации и могли легко ее найти.
• Будьте готовы к изменениям. Проекты редко идут по плану, поэтому будьте гибкими и готовыми адаптироваться к новым обстоятельствам.

Планирование

Планирование (Planning) — это этап, на котором создается подробный план действий: устанавливаются задачи, распределяются ресурсы и определяется график выполнения.

Если провести аналогию с видеоигрой, это подготовка к миссии: прокачка персонажа и сбор снаряжения. Нельзя же отправляться в путешествие неподготовленным, правда?

Цель этапа: команда должна детально продумать, как будет реализован проект. Важно не просто составить список задач, но и определить приоритеты.

Ключевые задачи

⭐ Оформить устав проекта. Команда должна создать устав проекта — краткий документ, который официально утверждает начало проекта. Это его визуальное представление.

Устав фиксирует цели, задачи, сроки реализации проекта и ресурсы, а также определяет ответственных. Это поможет всем участникам понять, что нужно сделать и в каких рамках работать.

Оформить его можно в любом удобном виде — собрать в документе, таблице или заполнить готовый шаблон.

Устав проекта — шаблон

⭐ Создать бэклог продукта. Бэклог — это список всех задач, идей и функций, которые нужно выполнить в рамках проекта. Его можно сравнить с написанием списка покупок перед походом в магазин, чтобы ничего не забыть.

⭐ Определить приоритеты задач. Не все задачи одинаково важны. Нужно понять, что следует выполнить в первую очередь, а что — отложить. Например, лучше начать с задач, которые принесут бизнесу пользу на ранних этапах.

⭐ Запланировать первый спринт. Спринт — это короткий временной промежуток (1-2 недели), в течение которого Скрам-команда выполняет запланированные задачи. Если команда только начинает работать по Scrum, лучше подробно распланировать первый спринт — задачи должны быть четко определены, выполнимы и важны.

Как провести планирование

Чтобы планирование прошло гладко, учтите следующие моменты.

1. Связанные задач

Все задачи взаимосвязаны. Команда должна определить, какие задачи следует выполнять сначала, а какие могут идти параллельно .Например, перед тем как начинать дизайн сайта, нужно утвердить концепцию и написать текст. Для этого можно создать цепочку выполнения задач, используя диаграмму Ганта.

Пример связанных задач на диаграмме Ганта на примере сервиса Kaiten

2. Простановка дедлайнов

Оцените временные затраты: сколько займет выполнение каждой задачи, учитывая ресурсы, сложность и возможные риски. Затем установите дедлайны — крайние сроки выполнения задач. Это поможет управлять временем и следить за прогрессом проекта.

Пример указанных дедлайнов в карточках на примере сервиса WEEEK

3. Назначение ответственных сотрудников

Всем задачам нужно назначить ответственного. Важно, чтобы каждый сотрудник знал свою зону ответственности и к кому можно обратиться за помощью. Задачи распределяйте с учетом навыков и опыта сотрудников для максимальной эффективности.

4. Установка вех

После того как все задачи визуализированы и распределены по срокам и ответственным, можно расставить вехи — контрольные точки.

На примере с играми это чек-поинты. Т.е. игрок проходит уровень и добегает до точки сохранения, где может перевести дух.

Вехи проекта (milestones) — это важные этапы развития проекта, которые отмечают значимые достижения в работе. Например, «Готовность прототипа» или «Запуск бета-версии». Они помогают отслеживать, насколько успешно продвигается проект.

Каждая веха должна быть напрямую связана с важными целями проекта. Вехи помогают команде понять, что именно нужно достичь на каждом этапе, и дают возможность вовремя скорректировать курс, если что-то пошло не так.

Вопросы для планирования

1. Какие задачи нужно выполнить для достижения целей проекта?
2. Как разбить проект на конкретные шаги и этапы?
3. Какие ресурсы понадобятся на каждом этапе?
4. Как расставить приоритеты задач?
5. Что нужно сделать в первую очередь, а что может подождать?
6. Какие вехи определить для проекта? Какие этапы или события будут считаться важными достижениями?
7. Как распределить задачи между членами команды?
8. Каков график выполнения задач и когда, например, должны быть завершены этапы проекта?

Советы для планирования проекта

• Разбейте проект на этапы и задачи. Представьте проект как большой пазл: разделите его на небольшие части, чтобы легче было собрать.
• Создайте подробный план-график. Используйте диаграммы Ганта или другие инструменты, чтобы визуализировать стадии проекта, кто и когда выполняет задачи и т.д.
• Определите ключевые показатели эффективности (KPI). Задайте метрики для отслеживания прогресса и успеха проекта.
• Обеспечьте участие всех заинтересованных сторон. Привлекайте ключевых участников к планированию, чтобы учесть их мнения и ожидания.
• Будьте готовы к корректировкам. Планы — это не высеченные законы на камне. Внесение изменений по мере развития проекта — нормальная практика.

Исполнение (Execution) — реализация проекта. Это этап, на котором команда выполняет запланированные задачи, создавая и поставляя продукт или услугу в соответствии с требованиями. Можно сказать, что это сердце любого Agile-проекта.

На примере игры этот этап, как прохождение уровней и выполнение квестов. Каждый уровень — это новый спринт, где решаются конкретные задачи. И для каждой задачи нужен свой подход и специальные навыки.

Цель этапа: превращать идеи в реальность. Команда выполняет задачи, запланированные на предыдущем этапе, и на каждом шаге приносит реальную пользу бизнесу.

Ключевые задачи

⭐ Реализация задач спринта. Команда берет задачи из бэклога, запланированные на текущий спринт, и выполняет их. Важно, чтобы задачи были разбиты на небольшие части, которые можно завершить за спринт. Например, задача «создать новый экран в приложении» может быть разделена на дизайн, верстку, тестирование и другие этапы.

⭐ Проведение ежедневных встреч. Это короткие планерки (10-15 минут), где команда обсуждает, что сделано вчера, что предстоит сегодня и есть ли препятствия. Встречи помогают держать руку на пульсе и быстро реагировать на изменения. Если обсуждать нечего — встречу лучше пропустить, чтобы не тратить время впустую.

⭐ Непрерывное взаимодействие с командой и владельцем продукта. Agile — это про гибкость, поэтому нужно постоянно общаться с продакт-оунером, чтобы убедиться, что команда движется в правильном направлении. Например, если выясняется, что нужно срочно добавить или изменить функционал, команда может оперативно это обсудить и внести правки.

Вопросы, на которые нужно ответить на этапе исполнения

• Кто отвечает за конкретные действия и этапы проекта?
• Какие инструменты и методы нужно использовать для мониторинга выполнения задач?
• Как реагировать на изменения или непредвиденные обстоятельства?
• Как проверять и контролировать качество выполняемых задач и конечного продукта?
• Как решать возникающие проблемы? Есть ли план действий на случай задержек или неполадок?

Советы для успешного исполнения

1. Проводите встречи

В Agile существует несколько видов встреч, которые помогают своевременно собирать обратную связь. Одна из ключевых — ежедневная встреча (Daily Scrum).

Удерживайте встречу в рамках структуры: каждый участник отвечает на три вопроса — что сделал вчера, что собирается делать сегодня и есть ли какие-то проблемы. Это помогает всем быть в курсе и быстро решать возникающие вопросы.

2. Используйте визуальные инструменты

Канбан-доска — отличный способ визуализировать, на каком этапе находится каждая задача. Она помогает команде видеть прогресс и понимать, что еще предстоит сделать.

Пример работы с задачами проекта на Канбан-доске на примере сервиса Trello

Также для отслеживания эффективности используйте Agile-метрики и графики. Например, один из таких — Burndown Chart — это график, который показывает, сколько задач осталось выполнить до конца спринта. Это помогает команде оценивать, укладываются ли они в сроки.

Пример Диаграммы сгорания задач

3. Адаптируйтесь к изменениям

В Agile важно уметь быстро реагировать на новые требования или изменения в приоритетах. Если команда сталкивается с неожиданными проблемами или новыми идеями, не бойтесь менять планы.

Например, если в середине спринта становится ясно, что текущий дизайн не работает, лучше внести изменения сразу, чем ждать конца спринта.

4. Общайтесь открыто и прозрачно

Держите всех участников проекта в курсе дел, делитесь успехами и проблемами, чтобы совместно находить решения.

Оценка эффективности

Следующий этап развития проекта — оценка эффективности, или мониторинг и контроль (Monitoring and Controlling).

Если провести аналогию с игрой, то это момент, когда нужно поставить игру на паузу и проверить прогресс: сколько квестов выполнено, какие еще остались, не пора ли улучшить снаряжение или прокачать новые навыки. Если что-то идет не так — например, игрок не справляется с боссом, — можно вернуться к прошлому сохранению или изменить тактику.

Цель этапа: убедиться, что проект идет по плану. Если возникают отклонения, важно вовремя их обнаружить и исправить. В Agile мониторинг и контроль — это не строгий надзор, а гибкость и готовность адаптироваться к изменениям, сохраняя фокус на конечной цели.

Ключевые задачи

⭐ Оценка хода выполнения спринта. Важно убедиться, что команда движется в правильном направлении и укладывается в сроки. Для этого используются такие инструменты, как Burndown Chart.

⭐ Управление рисками и изменениями. Иногда возникают непредвиденные проблемы или появляется новый функционал, который нужно срочно внедрить. Важно уметь не только обнаружить эти изменения, но и грамотно ими управлять, чтобы не потерять темп и не упустить важные детали.

⭐ Получение и анализ обратной связи. Это может быть внутренняя обратная связь в рамках команды или внешняя — от пользователей, тестирующих продукт. На основе этой информации можно корректировать планы и приоритеты.

Вопросы для этапа оценки эффективности

1. Достигли ли целей проекта? Насколько успешно выполнены задачи и достигнуты запланированные результаты?
2. Были ли соблюдены временные рамки и бюджет? Уложились ли в сроки и бюджет?
3. Каково качество конечного продукта? Удовлетворены ли требования и ожидания заинтересованных сторон?
4. Какие проблемы возникли и как команда их решала? Какие трудности встретились на пути и как удалось с ними справиться?
5. Что можно улучшить в будущем? Какие уроки извлекла команда и как их можно применить в следующих проектах?

Советы для этого этапа

1. Используйте Agile-метрики

Метрики — это не просто цифры, а инструмент для понимания прогресса. Например, отчет Velocity (скорость команды) показывает, сколько задач команда может завершить за один спринт. Это помогает точнее планировать будущие спринты.

2. Анализируйте данные

Помимо графиков, анализируйте KPI и другие показатели эффективности, которые были установлены в начале проекта. Это поможет объективно оценить результаты.

3. Будьте готовы к изменениям

Если в ходе выполнения задач становится ясно, что какие-то из них требуют больше времени или ресурсов, не бойтесь адаптироваться. Это может включать изменение приоритетов или перераспределение задач между членами команды. Важно обсуждать любые изменения с командой и Product Owner, чтобы все были в курсе и могли оперативно реагировать.

4. Регулярно собирайте обратную связь

Промежуточные ретроспективы или короткие встречи в середине спринта помогают вовремя выявить проблемы и внести корректировки. Например, если кто-то из команды сталкивается с трудностями, это можно обсудить и перераспределить нагрузку.

5. Проводите итоговые встречи

Соберите команду, чтобы обсудить результаты проекта, поделиться успехами и определить области для улучшения.

Завершение

Закрытие (Closing) — финальный этап проекта. Его официальное завершение, подведение итогов, оформление документации и передача результатов заказчику или пользователям. В нашем примере — это кульминация игры, где все усилия игрока сходятся в финальной точке, а после победы игрок получает награду.

Цель этапа: подвести итоги проделанной работы, проанализировать результаты и задокументировать ключевые выводы. Важно не только завершить задачи, но и извлечь уроки, которые помогут в будущих проектах.

Ключевые задачи

⭐ Проведение итоговой ретроспективы. Ретроспектива — итоговое собрание, где участники делятся своими мыслями о проекте. Важно создать открытую и поддерживающую атмосферу, чтобы каждый мог высказаться.

⭐ Обзор достигнутых результатов и их соответствие целям. Команда анализирует, достигнуты ли изначально поставленные цели проекта. Результаты сравниваются с критериями успеха, установленными на этапе инициации. Если какие-то цели не были достигнуты, важно понять причины и обсудить, как избежать этого в будущем.

⭐ Оформление документации и передача продукта. Закрытие проекта включает не только подведение итогов, но и оформление всей необходимой документации. Это позволяет зафиксировать результаты работы и использовать их в дальнейшем. Продукт передается заказчику или пользователям, а команда вносит окончательные правки и обновления, если это требуется.

Вопросы для этапа закрытия проекта

1. Закрыты ли все запланированные задачи и цели?
2. Собраны ли финальные отчеты, включая все ключевые данные и результаты?
3. Переданы ли результаты и документы заказчику или заинтересованным сторонам?
4. Проанализированы ли успехи и неудачи? Сделаны ли выводы для будущих проектов?

Шаги для успешного завершения проекта

1. Составление финального отчета. Включите в отчет все важные аспекты: достижения, проблемы, решения и выводы.
2. Организация финальной ретроспективы. Проведите встречу совместно с командой и заинтересованными сторонами, чтобы обсудить результаты и получить обратную связь. Важно, чтобы каждый участник мог высказаться, а все предложения по улучшению были зафиксированы.
3. Сравнение результатов с целями проекта. Проанализируйте, насколько конечный продукт соответствует изначальным требованиям и ожиданиям. Если какие-то цели не были достигнуты, обсудите причины и возможные решения. Например, если сроки были нарушены из-за недостаточной оценки сложности задач, в будущем можно уделить больше внимания этапу планирования.
4. Передача документов и результатов. Убедитесь, что все необходимые документы и результаты переданы заказчику или заинтересованным сторонам.
5. Оценка работы команды. Оцените вклад каждого участника, поблагодарите за работу и обсудите возможности для дальнейшего сотрудничества.
6. Подготовка плана для будущих проектов. На основе полученных данных и опыта составьте рекомендации и планы для улучшения работы в будущих проектах.

Коротко о главном

Жизненный цикл проекта — это последовательность этапов, которые проходит проект от начала до завершения.

Согласно PMBOOK основные этапы проекта это:

1. Инициация — это старт проекта, где важно четко определить цели, вовлеченных лиц и границы проекта. Успешная инициация закладывает фундамент для всей дальнейшей работы.
2. Планирование — на этом этапе команда детально прорабатывает задачи, расставляет приоритеты и планирует спринты. Здесь важно понять, что и когда будет делаться, чтобы избежать хаоса и задержек.
3. Исполнение — этап, на котором происходит основная работа. Команда реализует задачи, проводит ежедневные встречи и оперативно реагирует на изменения. Главное — поддерживать темп и гибкость.
4. Оценка эффективности — команда следит за прогрессом и своевременно корректирует план, если что-то идет не так. Также на этом этапе используются метрики и собирается обратная связь.
5. Завершение — финальный этап, на котором команда подводит итоги, оформляет документацию и передает готовый продукт. Это время для ретроспективы и обсуждения хороших и плохих ситуаций в работе над проектом, чтобы улучшить рабочие процессы.

Небольшая шпаргалка: этапы работы над проектом и их краткое описание

Если вам нужна помощь в визуализации этапов проекта и организации работы по Scrum — обратитесь в Neogenda. Оставьте заявку на бесплатную консультацию, и мы предложим эффективное решение на бесплатной консультации в в Zoom.

Андрей Сидоренко

Тренер и консультант по OKR. Более 6 лет помогает компаниям разной направленности с внедрением OKR и построением адаптивных процессов. Организатор, продюсер и спикер крупнейших конференций: OKR SUMMIT, OKR Forum, Flow Days, Kanban Eurasia, Agile Days и др.