7 видов канбан-каденций: что это такое, советы как проводить встречи

Для всех подходов к управлению проектами критически важна обратная связь. Нужно держать в курсе ситуации заказчика и стейкхолдеров, следить за ходом работ команды, решать возникающие в процессе разработки проблемы, оперативно реагировать на изменения внешних факторов. Канбан Метод предлагает широко использовать различные каденции для того, чтобы поддерживать и улучшать Сервисы поставки клиентской ценности. Рассмотрим более подробно различные типы канбан-каденций и их основное предназначение.

Канбан-каденции (Kanban Cadences) — регулярные рабочие встречи, цель которых — сбор обратной связи и коммуникация между участниками проекта.

Каденции представляют собой петли обратной связи. Петля обратной связи — это принятие управленческого решения на основе предыдущего решения. Точка в петле обратной связи, где происходит сопоставление результатов предыдущих решений и формирование новых, формируется в виде собрания или встречи.

Встреча или митинг существует для того, чтобы петля обратной связи существовала.

Встречи помогают эффективно управлять проектами, процессами и работой, выстраивать процессы по Канбан Методу, грамотно определять последовательность задач, решать возникающие проблемы и эволюционно улучшать рабочий процесс.

Далее в статье:

• основные принципы канбан-каденций,
• ежедневный Scrum и канбан-митинг: главные отличия,
• 7 видов канбан-каденций,
• полезные советы по организации канбан-митингов.

Если вам необходима помощь при выстраивании бизнес-процессов и использовании гибких подходов к управлению (менеджменту) — обратитесь в Neogenda. Мы являемся экспертами по современным методам менеджмента и реализовали более 100 управленческих кейсов в крупнейших компаниях, таких как Avito, Сбер, Яндекс.Здоровье, Азбука вкуса, Точка и других. Оставьте заявку, и мы бесплатно предложим решение для вашего бизнеса на консультации в Zoom.

Основные принципы канбан-каденций

Основные принципы канбан-каденций включают в себя следующие факторы:

• Регулярность. Встречи проходят по определенному расписанию на регулярной основе, выбор частоты для каждой каденции происходит по своим принципам. Регулярность позволяет осуществить процесс непрерывных эволюционных улучшений.
• Прозрачность. Все участники встречи должны быть информированы о состоянии, проблемах, задержках и изменениях в рабочем процессе.
• Функционирование и развитие. Цели канбан-каденций — обеспечение функционирования и развития сервиса или сервисов
• Обсуждение проблем и улучшений. В рамках каденций участники обсуждают возникшие проблемы, могут искать способы их решения и предлагают возможные улучшения в рабочем процессе.
• Принятие решений. Регулярные встречи помогают принимать оперативные решения по внесению изменений в рабочие процессы.
• Эмпирический подход. Встречи помогают анализировать текущее состояние процесса и оперативно реагировать на изменение внешних и внутренних факторов.

Соблюдение этих принципов помогает команде эффективно использовать Канбан Метод как инструмент улучшения вашего процесса, который будет решать именно ваши проблемы поставки ценности клиенту.

Ежедневный Scrum и канбан-митинг: главные отличия

Канбан-митинг и Ежедневный Скрам имеют сходные, но в то же время различные цели и форматы.

Ежедневный Scrum, или Daily Scrum — обязательный элемент фреймворка Scrum. Это короткое ежедневное совещание длительностью до 15 минут.

Цель ежедневного Скрама — инспекция процесса достижения цели спринта и адаптация плана по достижению цели спринта. Daily Scrum фокусируется на достижении Цели Спринта и создает план действий на рабочий день.

Daily Scrum фокусируется на достижении цели спринта и создает план действий на рабочий день. Формат проведения команда (Developers) может выбрать любой, лишь бы он помогал понять прогресс по достижению все той же цели спринта

Длительность: 15 минут.

Участники: Developers (в предыдущих версиях скрам гайда «Команда Разработки»)

Канбан-митинг — это каденция, главная цель которой — сфокусировать внимание участников команды на том, как движется работа: какие проблемы случаются и как их решить. На канбан-митинге анализируются изменения в движении работы по производственной системе, которые произошли с предыдущего собрания. С собрания люди должны уходить с информацией об актуальном положении дел в производственной системе, существующих проблемах и планах их решений.

Частота проведения собрания: зависит от того, насколько часто происходят изменения в производственной системе. Если команда собирается на собрание и изменений столько, что собрание становится слишком долгим, выходит за рамки получаса — встречи стоит проводить чаще. Если на собрании обсудить нечего, и не произошло никаких изменений в системе — встречи нужно организовывать реже.

Длительность: до 20 минут.

Участники: все люди, задействованные в работе Сервиса поставки клиентской ценности.

7 видов канбан-каденций

Все типы канбан-встреч являются взаимосвязанными элементами Канбан Метода. Каждый тип имеет свою уникальную цель и задачи, но их эффективность проявляется в комплексе и обеспечивает непрерывное улучшение рабочих процессов и взаимодействие команды.

Каденции не следует вводить сразу все, они вводятся по необходимости. Не всем нужны каденции, тем более все сразу.

Начинать внедрение каденций стоит с канбан-митинга и собрания по пополнению. Первая каденция позволяет фокусировать людей на завершении работы, а вторая — стимулирует заказчиков грамотно выбирать то, что следует реализовать.

Далее начинают использовать каденцию обзор поставки, он призван улучшать нашу производственную систему. При этом если вы используете Канбан Метод на уровне команды, то у вас скорее всего будет такой набор каденций: статусное собрание (канбан-митинг), собрание по пополнению и обзор поставки (чаще всего тут происходит некий франкенштейн из командной ретроспективы и обзора поставки).

Каждая каденция должна быть спроектирована непосредственно под конкретную компанию.

Канбан-каденции условно можно разделить на два набора:

Название набора каденций	Каденция	Краткое описание
Набор каденций для функционирования сервиса	Собрание по пополнению	Поддерживает петлю обратной связи вокруг того, как работа поступает в производственную систему.
	Канбан-митинг	Поддерживает петлю обратной связи вокруг того, как работа проходит через производственную систему.
	Собрание планирования поставки	Поддерживает петлю обратной связи вокруг того, как работа покидает производственную систему.
Набор каденций для развития сервиса(сервисов)	Обзор поставки	Поддерживает петлю обратной связи вокруг того, как мы попадаем в ожидания заказчика и как улучшить производственный процесс так, чтобы попадать в ожидания заказчика чаще и точнее.
	Операционный обзор	Каденция аналогична обзору поставки, но имеет больший масштаб. На встрече рассматривается как мы достигаем клиентских целей несколькими Сервисами поставки клиентской ценности в составе какого-то бизнес-юнита.
	Обзор рисков	Каденция направлена на улучшение процесса в одном или нескольких сервисах, но с более детальным погружением в проблемы сервисов.
Каденция для верхнеуровневой стратегии	Обзор стратегии	Крупное ежеквартальное совещание на уровне компании, для высших руководителей и топ-менеджмента, по обсуждению действующей стратегии бизнеса.

Рассмотрим подробнее каждый из типов.

Канбан-митинг

Канбан-митинг — это регулярная короткая встреча для обсуждения хода работ в производственной системе. На ней обсуждаются возникшие проблемы и ход их решения.

Частота проведения: зависит от частоты изменений в производственной системе.

Продолжительность: в среднем составляет 15-20 минут.

Участвуют: все, кто задействован в поставке ценности клиенту.

Формат митинга часто называют «проходом по доске». Он заключается в том, что ведущий проходится справа-налево по всей канбан-доске и задает вопросы по каждому из рабочих элементов:

1. Что это за рабочий элемент?
2. Кто им занимается?
3. Что требуется сделать, для того, чтобы он продвинулся дальше?
4. Когда эти действия будут сделаны?
5. Есть ли какие-то проблемы с этим рабочим элементом?
6. Можем ли мы как-то помочь?

Список вопросов не является обязательным и часть ответов на вопросы уже могут присутствовать на доске. Например, ответ на вопрос – кто занимается задачей, может уже быть на доске, так как у каждой карточки обычно указан ответственный.

Проводит собрание наименьший общий начальник для всех участников проекта, либо менеджер поставки.

Основная цель ежедневной канбан-встречи — информация об актуальном положении дел с работой в производственной системе, существующих проблемах и планах их решений.

Обзор поставки

Обзор поставки (Service Delivery Review) — это собрание команды для обсуждения прошедшей поставки, ее соответствия или несоответствия ожиданиям заказчика.

Частота проведения: раз в неделю-две, в зависимости от частоты поставки и частоты, с которой заказчик готов принимать результат.

Продолжительность: от 30 минут до 1 часа.

Старайтесь уложиться по времени в 20-40 минут, не делайте очень глубокий анализ причин, это можно будет сделать на обзоре рисков. На данном собрании мы пытаемся найти решения в виде «низко висящих фруктов».

Участвуют: все участники команды, а при необходимости – заказчики и стейкхолдеры.

На данном собрании команда:

1. Проводит краткий обзор того, что было поставлено, изучает соответствует ли поставка ожиданиям заказчика.
2. Анализирует причины, по которым какие-то рабочие элементы не соответствуют ожиданиям заказчика.
3. Генерирует идеи по исправлению ситуации с непопаданием в ожидания заказчика.
4. Формирует план действий, направленный на улучшение процессов и повышение качества сервиса.

Проводит собрание менеджер поставки.

Основная цель встречи — разработка плана действий по улучшению производственного процесса, чтобы лучше попадать в ожидания заказчика.

Операционный обзор

Операционный обзор (Operation Review) — глобальная встреча по обзору всех текущих процессов и задач внутри всей компании, продуктового направления или, например, бизнес-юнита.

На собрании обсуждают:

• поставленные заказчикам рабочие элементы, для которых потребовалось межсервисное взаимодействие;
• проблемы, из-за которых поставка не оправдала ожиданий заказчиков;
• варианты изменения правил взаимодействия между сервисами.

Часто в компаниях есть несколько взаимосвязанных продуктов или сервисы компании, которые разделяют между собой ресурсы. Например, продуктовое подразделение и маркетинговое совместно используют ресурсы подразделения дизайна. В таких случаях требуется собрание, похожее на обзор поставки, но не ограничивающееся одним продуктом или услугой, а затрагивающее большой бизнес юнит или направление. Таким собранием является операционный обзор.

Частота проведения: раз в неделю или месяц, в зависимости от количества проектов и их сложности.

Изначально рассмотрите проведение данного собрания раз в квартал, далее частоту встреч стоит подстроить под ваш контекст.

Если вы будете проводить собрание слишком часто, то у вас будет слишком мало вопросов, которые стоит обсуждать, транзакционные и координационные издержки на собрание будут превышать пользу, которую собрание может принести.

Если проводить данное собрание слишком редко — объем информации для обсуждения будет очень большой и собрание может затягиваться слишком надолго, также часть информации может быть забыта из-за длительного периода между собраниями.

Продолжительность: от 30 минут до 1 часа.

Участвуют: представители от каждого Сервиса поставки ценности, входящего в бизнес юнит. Дополнительно на собрание можно пригласить ключевых специалистов от каждого сервиса, заказчиков, представителей заказчиков и менеджеров запросов.

Вести собрание должен более высокий руководитель, чем собравшиеся представители подразделений, в идеале — представитель топ-менеджмента компании.

Еще один вариант — доверить проведение собрания фасилитатору.

По окончанию собрания должна быть получена информация:

• как изменились правила межсервисного взаимодействия;
• как перераспределились квоты на общие сервисы;
• как изменились правила пополнения.

Собрание по пополнению

Собрание по пополнению (Replenishment Meeting) — регулярная встреча для определения рабочих элементов, которые должны быть приняты в производственную систему согласно освободившейся в ней емкости.

На входе должна быть информация:

• от руководителя или лидера команд разработки: список свободных слотов в производственной системе;
• от заказчиков и представителей заказчиков: список самых важных задач и запросов, которые должны попасть в систему.

Цель встречи – пополнение канбан-доски новыми задачами в освободившиеся слоты, обсуждение очередности работ.

Частота проведения: должна отражать скорость изменения информации у заказчика и транзакционные и координационные издержки на пополнение.

Нам важно опираться на то, насколько часто у заказчика меняется информация, меняется рынок и обстановка. Наша производственная система должна быть к этому готова.

Частота пополнения производственной системы должна отражать скорость изменения информации у заказчика, но есть еще один важный фактор — это стоимость самого пополнения.

Пополнение — это собрание, у которого есть транзакционные издержки (это затраты на то, чтобы организовать собрание), координационные издержки (это затраты на проведение собрания) ну и есть альтернативные издержки (это недополученная ценность, которая могла бы быть, если бы люди не ходили на собрание). Эти факторы должны сдерживать слишком высокую частоту собраний. Организация собраний стоит дорого и эти затраты должны быть оправданы.

Продолжительность: от 30 минут до 1 часа.

Участвуют: заказчики или их представители, руководитель или лидер команды разработки.

Важно: у собрания нет фокуса на столкновении заказчиков со специалистами по реализации, фокус — на столкновении заказчиков между собой за право пополнить производственную систему. После достижения договоренности происходит принятие обязательств по выбранным запросам.

Так как на собрании идет «баталия» заказчиков за право пополнения производственной системы — вести его должен человек, имеющий навыки фасилитации сложного общения, в идеале — наименьший общий начальник для заказчиков.

Для примера: если заказчиками являются Менеджеры Продуктов, то такое собрание возможно стоит вести Директору по Продуктам. Поэтому однозначно можно сказать, что это собрание должен вести человек в роли Менеджера Запросов.

Планирование поставки

Планирование поставки (Delivery Planning Meeting) — это собрание, на котором проектируется будущая поставка. Собрание организуется не в момент принятия обязательств по выполнению, а ближе к завершению рабочего элемента.

Если ваша поставка автоматизирована, то планировать ее не стоит, но в других случаях возможно вам потребуется собрание, которое называется Собрание планирования поставки.

Частота проведения: выбирается индивидуально, в зависимости от специфики проекта и потребностей команды.

Продолжительность: от 15 минут до 1 часа. Не должна превышать 1-1,5 часа.

Участвуют: ответственные за приемку, ключевые специалисты сервиса, ответственные за логистику поставки, руководители и ключевые специалисты смежных подразделений, ответственные за поддержки после поставки.

Проводить собрание должен Менеджер Поставки.

Главной целью участников на этой встрече является обсуждение состава поставки, планирование – кому, когда и каким образом будет передаваться продукт.

Во время собрания будет выявлена информация о сроках поставки для разных заказчиков: кому- то поставка нужна чуть быстрее, а кто-то просит отодвинуть сроки на более поздние. Эти данные будут полезны для обсуждения на следующем канбан-митинге для корректировки элементов и их сроков выполнения в производственной системе.

По окончании собрания у участников должен быть план, или так называемый манифест поставки. По нему будет ясно как будет осуществляться поставка и ответы на вопросы «кто? что? когда? кому? каким образом?» и главное — данные о том, как заказчик будет принимать готовый результат.

Обзор рисков

Обзор рисков (Risk Review) — это собрание, для глубокого анализа причин задержки рабочих элементов и разработки плана действий по системному решению проблем задержек.

Важно: на собрании обсуждаются уже случившиеся фактические задержки, а не потенциальные риски.

На собрании происходят два вида активностей:

1. Кластеризация Блокировок. Активность по анализу и группировке устраненных блокеров в кластеры. В ходе работ некоторые рабочие элементы вызывают проблемы и не могут быть завершены.Таким элементам вешается специальный стикер — блокер. На нем указывается суть проблемы, дата и время возникновения, ответственный за устранение.Далее блокеры устраняются: на стикер добавляются данные о дате и времени устранения и стикер с блокером убирается с доски.Когда стикеров с устраненными блокерами накапливается достаточное количество — организуется встреча по их кластеризации.
2. Отрезание Хвостов. Активность, во время которой происходит анализ диаграммы времени выполнения и выявление рабочих элементов, попавших в хвост.Для рабочих элементов, попавших в хвост, анализируются причины задержек и разрабатывается план действий по недопущению попадания элементов в хвост. Действиями могут быть изменения WIP-лимитов для этапов работ или буферов, или разработка правил по изменению класса обслуживания для элементов.

Частота проведения: один раз в месяц и далее по необходимости.Для проведения обзора рисков нам необходимо большое количество качественных данных, поэтому проводить его часто не получится. Мы рекомендуем стартовать с частоты раз в месяц или два, а дальше корректировать частоту по обстоятельствам.

Данное собрание можно проводить как на один сервис, так и на несколько (состав сервисов должен быть аналогичен тому, которое разбирается на операционном обзоре).

Продолжительность: зависит от количественных данных.

Участвуют: один или несколько Менеджеров Поставки (в зависимости от того, сколько сервисов будут разбираться на собрании), люди, обслуживающие сервис, либо ключевые сотрудники (по представителю от каждой функции).

Если собрание идет на один сервис — вести его должен Менеджер Поставки сервиса. Если собрание идет на несколько сервисов — ведущий аналогичен ведущему операционного обзора.

Следует рассмотреть возможность пригласить вести собрание канбан-коуча — внутреннего или внешнего консультанта, глубоко разбирающегося в Канбан Методе. Данный специалист имеет незамыленный взгляд на проблемы ваших сервисов, а также хорошую насмотренность, для того, чтобы помочь вам выработать неочевидные решения.

На встречу участники приходят с информацией о блокировках, диаграммой распределения времени выполнения и историческими данными о реализации запросов попавших в хвост.

По итогу встречи создается план действий по устранению проблем.

Обзор стратегии

Обзор стратегии (Strategy Review) — ежеквартальное совещание на уровне компании, бизнес-юнита или группы компаний для рассмотрения и оценки:

• текущих рынков;
• стратегического положения компании на рынке;
• стратегий выхода на рынок;
• ключевых показателей эффективности;
• потенциальных возможностей;
• согласования стратегии развития и использования возможностей.

Частота проведения: раз в месяц или даже несколько месяцев, по необходимости.

Продолжительность: от 1 до 2 часов.

Участвуют: руководители высшего звена и представители отделов стратегического планирования, отдела продаж, маркетинга, управления портфелем ценных бумаг, управления рисками, предоставления услуг и обслуживания клиентов.

На встрече рассматриваются следующие вопросы:

• С какими рынками мы работаем? Какие продукты или услуги мы предлагаем на этих рынках?
• Как мы сегментируем каждый из рынков?
• Есть ли у нас правильные критерии соответствия для каждого сегмента?
• Мы являемся лидерами рынка, новаторами или последователями в каждом из сегментов?
• Мы выделяемся на фоне конкурентов, являемся лидером по затратам, нишевым игроком или «застряли посередине» в каждом из сегментов? Каким образом мы выделяемся на фоне конкурентов?
• Соответствуем ли мы поставленной цели?
• Насколько хорошо мы справляемся с заданными показателями физической подготовки?
• Появились ли новые сегменты? Нужно ли скорректировать наши критерии пригодности?
• Каковы наши текущие возможности по: периодичности планирования и принятию обязательств, времени выполнения заказов, предсказуемости, частоте доставки, качеству, соответствию нормативным требованиям.
• Насколько хорошо наша стратегия согласована с нашими возможностями?
• Какие возможности мы хотим использовать, что улучшить и почему?
• Производим ли мы то, что могли бы купить, арендовать, передать на аутсорсинг или передать в офшоры?
• Покупаем ли мы, арендуем, передаем на аутсорсинг или передаем в офшоры то, что мы должны делать собственными силами?
• Нужно ли нам менять нашу стратегическую позицию или стратегию выхода на рынок, чтобы лучше соответствовать нашим возможностям?

Полезные советы по организации канбан-митингов

При рассмотрении всех видов каденций может возникнуть чувство, что при таком количестве коммуникаций и встреч у команды не остается времени на работу, а весь их день — одни сплошные переговоры. Но это не так.

Важно помнить, что каденции нужны:

• не всем;
• не всегда;
• не все виды.

Ваша задача — понять потребности вашей команды и проектов и выбрать для себя наиболее значимые из перечисленных видов. От чего зависит выбор каденций, для чего и кого нужна каждая из встреч — мы подробно описали выше.

Грамотное проектирование каденций под контекст конкретной компании помогает использовать метод по максимуму и не делать потому, что так сейчас модно.

Для этого стоит следовать ряду правил по организации встреч:

• Определите четкую цель встречи. Перед началом митинга обозначьте цель и ожидаемые результаты. Это поможет участникам встречи быть на одной волне и сосредоточиться на действительно важных вопросах.
• Пригласите все заинтересованные стороны. Оповестите заранее всех заинтересованных участников проекта, убедитесь, что они свободны в указанное время и смогут присутствовать на каденции.
• Подготовьте план. Составьте список тем и вопросов, которые будут обсуждаться на встрече, чтобы эффективно использовать время и не отходить от темы.
• Ограничьте время. Каждая встреча должна иметь строгое время начала и окончания. Отдельно могут быть установлены тайминги и ограничения для обсуждения отдельных тем. Это поможет избежать длительных разговоров, отхождения от целей встречи и сосредоточиться на ключевых вопросах.
• Поддерживайте инициативу. Любое мнение имеет право быть высказанным, а участники встречи могут участвовать в обсуждении без страха критики, не боясь быть перебитыми.
• Резюмируйте встречи. Важно вести записи ключевых моментов обсуждения, фиксировать принятые решения и действия, которые должны быть выполнены после встречи.
• Оцените эффективность. После встречи подведите итоги: обсудите что было хорошо и что можно улучшить в следующий раз.

Эти советы помогут вам организовывать любые рабочие встречи более эффективно и результативно.
А для проектирования канбан-каденций под контекст вашей организации мы дадим вам удобный шаблон. Хотите узнать больше – об этом мы рассказываем на наших тренингах по Канбан-Методу, кроме того, Алексей Пименов подробно описал все в своей книге.

Если вам требуется консультация или консалтинг бизнеса по внедрению одной из методологий управления — обратитесь в Neogenda. Оставьте заявку на бесплатную консультацию в Zoom, и мы поможем вашему бизнесу найти новые точки роста и оптимизировать процессы.