Как управлять временем производства с помощью WIP-лимитов

Постоянная перегрузка людей, сверхурочная работа, огромное количество одновременно выполняемых задач, низкое качество оказания услуг и разработки продуктов — все это может серьезно замедлить развитие бизнеса и потянуть компанию вниз. Одним из инструментов, которые помогают справиться с этими проблемами, является WIP-лимит.

WIP-лимит (Work in Progress limit) — это ограничение количества незавершенной работы, т.е. в производственном процессе у вас не может быть больше чем определенное количество рабочих элементов одновременно..

WIP (Work in Progress) — это количество незавершенной работы.

Отличие между WIP и WIP-лимитом заключается в том, что WIP представляет собой количество работы, которое было начато, но до сих пор не закончено, а

WIP-лимит — это ограничение на количество этой работы, т.е. вы не можете стартовать ничего нового, пока не закончите старое.

Какие преимущества дает установка WIP-лимитов:

• Фокус — WIP-лимит не дает вам начать очень много работы и распыляться на нее, WIP-лимит фокусирует вас на достаточно небольшом количестве работы;
• Емкость — WIP-лимит дает вам понимание емкости своей производственной системы, что помогает отвечать на вопрос: “А можете взять еще в работу?”;
• Сокращение времени производства — такая метрика, как время производства, крайне чувствительна к размеру WIP и установка WIP-лимита может помочь в сокращении времени производства.

Установленный лимит, а в частности небольшое его значение (ну например меньшее, чем количество людей в вашей команде) способствует повышению уровня совместной работы, увеличению прозрачности в работе команды и улучшению коммуникаций.

Для внедрения WIP-лимитов и консультации по выстраиванию процессов внутри команды вы можете обратиться в Neogenda.

Далее в статье:

• преимущества использования WIP-лимитов;
• как определить начальный WIP-лимит;
• как понять что стоит уменьшить лимит;
• когда использование лимитов нецелесообразно;
• советы по использованию WIP-лимитов.

Преимущества использования WIP-лимитов

От использования ограничения количества незавершенной работы выигрывает и бизнес, и команда. Бизнес получает предсказуемую производственную систему, а производственная команда или команды — стабильную нагрузку.

Среди преимуществ использования WIP-лимитов можно выделить:

1. Предсказуемость системы. Если количество работы в производственной системе ограничено, то мы не будем иметь разброса по времени производства у похожих рабочих элементов за счет того, что кто-то набирает в систему дополнительной работы, тормозя тем самым завершение уже начатой работы.
2. Защита команды от выгорания. При установлении лимитов исключается возможность перегрузить сотрудников излишним объемом работ до состояния «тлеющего пепла». Сотрудники испытывают меньше стресса и могут сделать работу «так как надо» и быть горды за результат.
3. Повышение коллабораци. С установленными WIP-лимитами может случиться ситуация в которой одни люди освобождаются, в то время как другие люди сильно заняты и это может являться стимулом к появлению прецедентов взаимопомощи и совместной работы.
4. Более серьезное отношение к бизнес-ценности и приоритетам. При вводе WIP-лимитов на количество задач, команда не сможет брать неограниченное количество задач в работу, это заставляет заказчиков тщательнее подходить к отбору потенциальной работы и расстановке приоритетов.

Как определить начальный WIP-лимит

Не существует универсальной формулы для определения WIP-лимита, так как каждый контекст производственной системы уникален. Определение WIP-лимита — это эмпирический процесс, в котором будут и эксперименты и корректировки.

Вот несколько советов по определению WIP-лимита для команды:
1. WIP-лимит у вас уже есть, вы просто об этом еще не знаете. Попробуйте проанализировать статистику по количеству незавершенной работы в вашем производственном процессе за последние полгода. Наверняка вы найдете некое значение, выше которого WIP не поднимался — это будет ваш натуральный WIP-лимит. За счет чего он возник?

• Возможно, в какой-то момент времени, ваши сотрудники сказали “Та-а-а-а-к, по моему нам достаточно!” и стали активно сопротивляться поступлению новой работы.
• Возможно вы сами решили «Та-а-а-а-к, по моему моим достаточно!» и стали сопротивляться поступающей в производственную систему работе.
• Возможно ваш заказчик сказал «Та-а-а-а-к, по моему этим достаточно» и перестал запихивать новую работу.
• И наконец, у заказчика, могут просто закончиться идеи того, что за работу ему для вас принести.

2. Начните с того, что есть сейчас. Проще всего начать использовать WIP-лимит просто фиксируя, сколько сейчас в производственной системе находится работы и договориться не брать больше. Помните, что это всего лишь первая установка WIP-лимита и к ней придется еще адаптироваться, мы не пытаемся установить лимит раз и навсегда.

3. Вам не всегда нужен маленький WIP-лимит. Да, небольшое значение WIP-лимита позволяет и стимулировать команду к взаимодействию и хорошо сокращает время производства, но это вам нужно не всегда. Порой у вас есть специализированные люди, которые могут взять и сделать не всякую задачу и для того, чтобы их загрузить работой, надо иметь в системе несколько рабочих элементов, среди которых исполнитель может выбрать, с какой задачей он справится лучше всего. Также, вы можете захотеть развить своих сотрудников и сделать так, чтобы старшие специалисты обучали и растили младших специалистов. Для этого старшим специалистам порой надо в паре с младшими сделать какую-то работу, показать “мастер-класс” и поддержать младшего специалиста в его инициативах. В такой ситуации бывает полезно держать в производственной системе несколько рабочих элементов, среди которых старший специалист может выбрать, на каком рабочем элементе он обучит младшего.

4. Обсуждайте значения WIP-лимита с командой. Вы не можете просто нарисовать цифру над колонкой на доске, чтобы WIP-лимиты начали работать правильно и ими начали пользоваться, необходимо вначале с командой договориться о наличии такой практики и только потом зафиксировать договоренность в виде отображения лимита на доске.

Какие способы ограничения незавершенной работы существуют

Ограничения могут устанавливаться на разные сущности и это будет приносить различный эффект:

• Персональный WIP-лимит. Это самый простой вариант ограничения количества незавершенной работы. Мы просто договариваемся с исполнителями о том, сколько рабочих элементов каждый из них может взять себе в работу. Такая практика защитит специалистов от выгорания, но не сделаем работу предсказуемой, не сделает производственную систему вытягивающей и слабо повлияет на метрики.
• WIP-лимит на производственную систему целиком. Такой вид ограничения называют ConWIP. Такой лимит защитит производственную систем от «произвола заказчика», но не защитит от «произвола исполнителей». Количество работы в системе будет ограничено и это безусловно благотворно скажется на предсказуемости и метриках, но внутри производственной системы может царить бардак с неравномерным прохождением через нее работы, что не даст реализовать потенциал WIP- лимитов должным образом.
• WIP-лимит на активности. Другими словами — это WIP-лимит на этапы работ. При этом, польза достигается именно тогда, когда WIP-лимит установлен на все этапы работ, а не на какой-то один или два, чтобы это не провоцировало накопление работы в системе в определенных этапах, что негативно скажется на показателях производственной системы. Такой способ установки WIP-лимитов считается наиболее правильным и именно он делает производственную систему вытягивающей.
• WIP-лимит на тип работ и/или класс обслуживания. Это скорее вариант распределения производственной мощности между типами работ и классами обслуживания. Например: в системе находится 10 рабочих элементов. Из них 5 — это запросы на расширение функциональности продукта, 3 — это дефекты и 2 — это задачи технического долга. Такая практика позволит вам распределять усилия специалистов в по разным типам работ. С классами обслуживания можно сделать все ровно то же самое.
• Ограничивающие на входной буфер. Ограничение может быть установлено на входной буфер, что будет защитой от непомерного аппетита заказчика. Такое ограничение не сделает наш процесс вытягивающим и может никак не повлиять на предсказуемость системы, но вся непредсказуемость системы будет теперь зависеть только от действий команды, а не от поведения заказчика.

Как понять, что WIP-лимит следует поменять

На необходимость изменения значений WIP-лимита может указывать ряд признаков:

• На статусном собрании вы идете по рабочим элементам в производственной системы и планируете действия сотрудников, которые следует завершить до следующего собрания и вполне может сложиться ситуация, когда задач еще много, а вот люди закончились (у них уже есть работа до следующего собрания). Такая ситуация является прямым намеком на то, что количество работы в производственной системе надо снизить.
• На статусном собрании вы идете по рабочим элементам в производственной системы и планируете действия сотрудников, которые следует завершить до следующего собрания и вполне может сложиться ситуация, когда задачи кончились, а незанятые люди остались. Это является сигналом к тому, что нам нужно либо стимулировать совместную работу, либо увеличивать значение WIP-лимита.
• Если требуется сократить время производства, то самым верным способом будет снизить WIP-лимит, но при таком действии вы снизите ресурсную эффективность (что может не понравиться топ-менеджменту) и можете хорошенько снизить пропускную способность. Помните об этом.

Дополнительным напутствием будет еще то, что WIP-лимит нельзя менять часто, вы должны ощутить эффект от изменения и только потом корректировать свое решение.

Когда WIP-лимиты не нужны

Нужна ли практика WIP-лимитов всегда и является ли она обязательной для каждого? Конечно нет! Если текущий производственный процесс и его результаты устраивают заказчика — не стоит ничего менять. Возможно мне возразят: “Но можно же сделать лучше!”. И ответ мой не будет в духе “Лучшее — враг хорошего!”.

Просто при внедрении какой-либо практики без потребности вы точно получите сопротивление людей изменению их привычного уклада жизни и никакими логическими объяснениями преимуществ WIP-лимитов вы не заставите сотрудников ими пользоваться. Они всегда будут их нарушать.

Если вам необходима оптимизация рабочих процессов, использование WIP-лимитов или других управленческих инструментов — обратитесь в Neogenda. Мы реализовали более 100 управленческих кейсов в крупнейших компаниях, таких как Tinkoff, Яндекс, Авито, Сбер, Билайн, Skyeng и так далее. Оставьте заявку на бесплатную консультацию в Zoom, и мы предложим решение для вашего бизнеса.