Перевод выступления Janice Linden-Reed. Оригинал видео на английском языке можно посмотреть ниже.
Прочитайте предыдущие части статей — 1 часть, 2 часть.
Теперь давайте поговорим о следующей группе совещаний — совещаниях по улучшению: Ревью стратегии, Ревью сервисов поставки, Операционное ревью и Ревью рисков. Первым обсудим Ревью стратегии.
Ревью стратегии
Цель: понять находимся ли мы в бизнесе, которым хотим заниматься, и имеем ли возможность заниматься этим бизнесом? Достижимы ли наши цели?
Каденция: ежеквартально
Продолжительность: половина рабочего дня
Участники: персонал, работающий с клиентами; высшее руководство; менеджеры проектов и портфельный менеджер.
Входные данные: вам необходимо собрать информацию о текущих возможностях из Ревью сервисов поставки и Операционного ревью. Также необходимы данные c Собраний по пополнению, которые, скорее всего, связаны с бизнес-рисками, распределением мощностей или политикой формирования спроса. Ещё понадобятся данные от сотрудников, работающих с клиентами.
Итоги: полученная новая информация и решения вносятся в Операционное ревью и Ревью сервисов поставки в соответствии с информацией о цели и KPI.
Примеры Ревью стратегии
Пример 1.
Существующая стратегия преследовала сезонные возможности с коротким жизненным циклом с фиксированными сроками поставки. Текущие возможности: время выполнения заказа слишком велико и непредсказуемо. В результате многие возможности частично или полностью упускаются.
Может быть принято решение скорректировать распределение портфеля для более среднесрочных и долгосрочных возможностей, лучше соответствующих текущим возможностям.
Пример 2.
Персонал по работе с клиентами, сообщает о причинах, по которым клиенты выбирают нас. Сгруппируйте рассказы и сравните их с существующей сегментацией рынка. Внесите коррективы, если появились новые сегменты клиентов.
Ревью сервисов поставки
Поставка сервиса — это по сути, наше обещание клиентам. И вопрос, который возникает здесь — было ли это обещание правдивым или ложным. Поэтому во время Ревью сервисов поставки мы должны понять, насколько наша работа соответствует ожиданиям клиентов.
Цель: посмотреть, соответствуем ли мы ожиданиям клиентов. На этом митинге смотрят на единственную Канбан-доску, т. е. для каждой Канбан-доски мы проводим отдельную встречу.
Каденция: дважды в месяц
Длительность: 30 минут
Участники: ревью проводится менеджером доставки сервиса (SDM), часто при участии менеджера сервиса запросов (SRM), клиентов и других стейкхолдеров вместе с представителями команды доставки.
Входные данные: нужно собрать прогресс и данные с Ежедневного Канбан-митинга; Решения с Операционного ревью и действия с Ревью рисков.
Итоги: о полученных результатах нужно отчитаться на Операционном ревью.
Что происходит на Ревью сервисов поставки?
- Фокусируемся на возможностях системы.
- Проверяем на соответствие метрикам критериев пригодности, например соответствуют ли наши текущие возможности сроку выполнения заказа в соответствии с Соглашением об уровне сервиса (SLA) с 60-дневным сроком выполнения 85%.
- Обсуждаем недостатки в сравнении с ожиданиями (клиентов). Анализируем назначаемую/особую причину по сравнению со случайной/обычной причиной.
- Обговариваем варианты смягчения и снижения рисков или изменения конструкции системы для улучшения наблюдаемых возможностей по сравнению с ожиданиями.
- Нужно понять, какие сервисы мы предоставляем в настоящее время? Какие типы запросов на обслуживание/рабочие элементы мы принимаем?
- Каковы ожидания уровня сервиса для каждого типа рабочего элемента?
Вопросы, которые необходимо озвучить на Ревью сервисов поставки:
- Каковы наши текущие возможности по доставке каждого типа?
- Каково распределение времени выполнения заказа?
- Какова скорость поставки?
- Уровень ликвидности системы.
- Объём транзакций, волатильность, оперативность.
- Эффективность потока
- Качество
- Риск задержки (от блокера) как вероятность и влияние.
- Ожидаемый уровень обслуживания, выполнение в срок.
- Вопросы, касающиеся улучшения процессов.
- Чего достигла ваша команда с момента последней встречи?
- C чем вам нужна помощь коллеги?
- С чем вам нужна помощь от коллеги-руководителя или менеджера доставки сервиса? Нужна ли эскалация?
Открытие из Ревью сервисов поставки.
Если было много элементов с фиксированной датой, и при этом длинный хвост в распределении времени выполнения заказа, то заказчик мог бы запланировать элементы с фиксированной датой раньше или уменьшить количество элементов с фиксированной датой, изменив свою стратегию.
Продолжение читайте в 4-й и последней части серии статей «Построение информационного потока».
