Приоритеты в Kanban

Узнайте, как эффективно приоритизировать задачи в Kanban. Получите советы по управлению рабочими потоками и повышению производительности.

Введение

Представьте себе такую ситуацию: крупная компания разрабатывает новое программное обеспечение, а команда разработчиков завалена множеством задач — от исправления ошибок до внедрения новых функций. В какой-то момент становится ясно, что нужно расставить приоритеты, иначе невозможно эффективно управлять временем и ресурсами. Подобное случается в любом проекте, особенно в условиях быстро меняющихся обстоятельств и ограниченных ресурсов. И в большинстве случаев традиционного тайм-менеджмента бывает недостаточно.

Именно здесь на помощь приходит Kanban. Канбан позволяет не только визуализировать рабочий процесс, но грамотно организовать приоритизацию задач распределение ресурсов. В отличие от Scrum или Waterfall, Канбан Метод отличается гибкостью и возможностью адаптации к текущим потребностям и изменениям на проекте.

Основные проблемы при отсутствии приоритезации задач

1. Перегрузка задачами и снижение производительности.

Без системы приоритетов команды могут просто добавлять элементы в список задач / бэклог, не оценивая важность, что приводит к снижению эффективности работы. Многозадачность без четких приоритетов затрудняет движение к завершению, что замедляет общий процесс.

2. Увеличение времени выполнения задач и затягивание проектов.

Неправильная расстановка приоритетов может привести к задержкам в выполнении проектов, что вызывает недовольство клиентов и увеличивает расходы. Проекты длятся дольше и становятся дороже, что негативно сказывается на бизнесе.

3. Зависимость от интуитивных решений.

Принятие решений на основе интуиции или догадок может быть ненадежным. Важно выбирать задачи, приносящие наибольшую пользу клиентам и бизнесу, что требует тщательного анализа и оценки.

4. Снижение автономии команды.

Зависимость от менеджера или скрам-мастера для определения приоритетов снижает автономию команды. Это может препятствовать созданию самоуправляемых и мотивированных команд, которые являются важным элементом успешного бизнеса.

5. Отсутствие четких целей задач.

Задачи без ясно определенных целей не приносят значимой пользы и расходуют ресурсы. Эффективная приоритезация помогает направлять усилия команды на задачи, которые действительно важны.

Создание списка приоритетных задач помогает командам лучше понимать, на чем следует сосредоточиться в первую очередь.Именно поэтому важно внедрить эффективные техники расстановки приоритетов, которые мы рассмотрим в следующих разделах.

Значение приоритезации в Канбан

Приоритезация задач в Канбан — это не просто расстановка задач по порядку их выполнения. Это сложный процесс, который включает оценку срочности, важности и стоимости задержки каждой задачи. Например, если задержка в выполнении задачи может привести к финансовым потерям, она становится приоритетной. Такой подход помогает командам сосредоточиться на наиболее важных и срочных задачах, обеспечивая максимальную эффективность и своевременное выполнение проектов.

Приоритет — это наше отношение к задаче и что мы с ней делаем.

Десять лет назад Дэвид Андерсон призывал Канбан-сообщество отказаться от слов «приоритет» и «приоритизация». Он объяснял это следующим образом: «Мы не выполняем конкретные действия по определению приоритетности работ для систем Канбан. Вместо этого мы практикуем динамическую расстановку приоритетов, выбирая элементы работы на месте, основываясь на риске или других желаемых результатах, таких как объективность, хорошее обслуживание клиентов или ценность». В своей статье Дэвид говорит о том, что слово «приоритет» на самом деле артефакт, который маскирует реальную информацию о таких рисках как стоимость задержки, требуемые навыки, возможный ущерб и так далее.

Instead of the term, and the activity of, ¨prioritization¨, we prefer the explicit terms of selection, scheduling, sequencing, and class of service

Вместо термина и деятельности “приоритизация” мы предпочитаем четкие термины: “отбор”, “планирование”, “определение последовательности” и “класс обслуживания”.

В мире бизнеса и проектов слово «приоритизация» звучит часто, поэтому в нашей статье мы будем использовать данный термин.

Основные методы приоритезации задач

• Определение последовательности (Sequencing) — расстановка по предпочтениям, постановка в очередь.
• Планирование (Scheduling) — определение времени начала работы (по расписанию или согласно дедлайну).
• Отбор (Selection) — выбор в пользу одного варианта перед другими возможными.
• Классы обслуживания (Classes of service) — политика, включающая очередь, обычно определяется риском и/или стоимостью задержки.

Определение последовательности

Это механизм расстановки приоритетов, который определяет порядок элементов, имеющихся в вашем бэклоге. Некоторые задачи из списка будут срочными, другие могут подождать, а есть и такие, которые вообще не будут обрабатываться. Такой подход к определению последовательности задач называется триаж.

Первоначально термин триаж (от французского слова triage, означающего «сортировка» или «отбор») использовался в медицинской практике для классификации пациентов по степени необходимости в медицинской помощи, особенно в условиях чрезвычайных ситуаций, когда ресурсы ограничены. Если полевой госпиталь перегружен, если спрос слишком велик, а врачей, хирургов, коек и т. д. не хватает, естественно, возникает проблема: сейчас, потом или вообще не надо. Это три категории сортировки: кто получает лечение немедленно, кто — позже, а кто не получает его вообще.

Сам по себе триаж появляется естественным образом, как только вы сталкиваетесь с ситуацией, что задач много, а ресурсов не хватает, и нужно сделать выбор. Чтобы определить, какой элемент важнее других, и выстроить их в соответствующую последовательность, необходимо разработать механизм, определяющий порядок следования всех элементов в пуле на основе их ценности. Лучше всего разработать систему управления рисками, основанную на стоимости задержки, рыночных возможностях, технического долга или их сочетании.

Планирование

Процесс планирования задач включает в себя определение момента начала работы, чтобы уложиться в намеченные сроки и гарантировать завершение к заданному сроку.
Важно: если приступить слишком рано, можно упустить возможность заняться другими перспективными проектами/задачами. Однако если начать слишком поздно, возникает риск задержки и невыполнения обязательств. Чем дольше откладывать начало работы, тем выше вероятность срыва сроков. Поэтому необходимо найти оптимальный момент для старта.

Чтобы определить лучшее время для начала работы, следует обратиться к прогнозу вероятности выполнения задачи. Например, используя Cycle Time Scatterplot (диаграмма распределения времени цикла), которая показывает, сколько времени потребовалось для выполнения каждого рабочего элемента в прошлом и каково вероятное время выполнения любых будущих задач такого же размера.

Например, дедлайн для задачи установлен 1 сентября, а прогноз показывает, что вероятность завершения работы в течение 20 дней составляет 99%, а в течение 10 дней — 85%, то оптимальный диапазон для начала работы будет с 12 по 22 августа. Таким образом, начав задачу в этот период, можно с высокой вероятностью (не менее 85%) успеть завершить её вовремя.

Таким образом можно поддерживать стабильность системы и улучшить предсказуемость выполнения задач. Это позволяет более точно планировать и управлять ресурсами.

👉Читайте также: «5 самых важных Agile-метрик и 11 второстепенных»

Отбор

Процесс выбора задач заключается в определении, какой из рабочих элементов следует выполнить в первую очередь. При использовании динамической системы приоритезации этот процесс становится проще: ваш бэклог автоматически упорядочивает все доступные элементы по мере их добавления.

Для того чтобы выбрать наиболее срочные и важные задачи, необходимо категоризировать их и определить политику обработки для каждой категории. Эта информация поможет вам решить, какие задачи требуют немедленного внимания, а какие можно отложить.

Если элементы задач правильно классифицированы, а приоритеты и соответствующие политики регулярно обновляются, процесс выбора становится очевидным. Это упрощает управление задачами и повышает эффективность работы команды.

Классы обслуживания

Classes of Service (CoS) — это метод классификации задач по их важности и срочности. В зависимости от бизнес-приоритетов, задачи могут быть разделены на несколько категорий:

• Expedite (Срочные): задачи, требующие немедленного выполнения 100-процентной отдачи, как говорится — «нужно было еще вчера». Они имеют наивысший приоритет и обходят все остальные элемент в очереди, так как связаны с огромными рисками для проекта. Этому классу разрешается нарушить WIP-лимит (количество одномоментных незавершенных задач в процессе). Желательно, чтобы в работе находился только один такой срочный элемент, чтобы не нарушать баланс в работе.

• Fixed Date (Фиксированная дата): задачи с жесткими сроками выполнения. При их планировании важно учитывать дедлайны, чтобы не допустить задержек. В таких элементах обычно высокая стоимость задержки. Проекты, попадающие в этот класс, требуют детального прогнозирования и тщательного рассмотрения перед принятием решения.

Standard (Стандартные): обычные задачи без жестких сроков и срочности. Они выполняются в порядке поступления, если не появляется более приоритетных задач. Основная часть рабочих элементов находится здесь, и для них используется FIFO (first in, first out) — первым пришел, первым ушел.

Intangible (Нематериальные): задачи, не имеющие непосредственного влияния на бизнес или клиента. Они выполняются в последнюю очередь, если есть время и возможность. Здесь обычно совсем невысокая стоимость задержки, но хитрость в том, что эти задачи могут резко перейти в другой класс, если долгое время не обращать на них внимание.

По усмотрению, можно добавить классы обслуживания, но их должно быть не больше шести. Использование классов обслуживания помогает командам быстро определять приоритеты и принимать решения о порядке выполнения задач, что особенно важно в условиях ограниченных ресурсов. Важно, что у каждого класса есть четкая политика действий, что само себе уже является бонусом: нет необходимости в человеке, который будет определять приоритетность, и это позволяет создавать эффективные самоорганизованные команды.

Классы обслуживания могут стать вашим лучшим другом при принятии решений о планировании и расстановке приоритетов. Применение классов обслуживания обеспечивает большую гибкость для вас и ваших клиентов, одновременно оптимизируя экономический результат и управляя рисками. Специалисты Neogenda подскажут, как наиболее эффективно использовать классы обслуживания в рамках Канбан.

Важные метрики

Cost of Delay (Стоимость задержки)

Cost of Delay (CoD) — это метод оценки экономических потерь, связанных с задержкой выполнения задачи. CoD помогает командам понять, насколько выгодно выполнить работу раньше, чем позже, и насколько рискованно откладывать или игнорировать ее. Этот метод включает:

1. Упущенные выгоды: потери, связанные с отсутствием продукта или функции на рынке;
2. Прямые затраты: дополнительные расходы, возникающие из-за задержки, такие как штрафы или неустойки;
3. Снижение удовлетворенности клиентов: негативное влияние на репутацию компании или отношения с клиентами.

Для расчета стоимости задержки используется формула: Стоимость задержки = Потеря за временной промежуток x Длительность задержки. Например, если задача приносит $1,000 в день, а задержка составляет 5 дней, стоимость задержки будет $5,000.

Когда CoD высок, вам необходимо планировать свои мощности таким образом, чтобы начать работу раньше и завершить проект с большей эффективностью, даже если это приведет к задержке других проектов с меньшей стоимостью задержки. Этот подход позволяет командам объективно оценивать приоритеты и принимать обоснованные решения.

WSJF (Weighted Shortest Job First)

WSJF — соотношение стоимости задержки к размеру задачи. Этот подход помогает выбирать элементы, которые принесут наибольшую ценность за наименьшее время. Формула для WSJF выглядит следующим образом:

WSJF = Cost of Delay / Job Size

Где:

• Cost of Delay — сумма потерь от задержки.
• Job Size — размер задачи, обычно выраженный в человеко-часах или других единицах работы.

Задачи с наибольшим значением WSJF имеют наивысший приоритет. Этот метод позволяет максимально эффективно использовать ресурсы и время команды, уделяя внимание задачам с наибольшей отдачей.

Work In Progress (WIP)

Количество задач, находящихся в работе в данный момент времени. WIP является критической метрикой в Канбан, так как помогает контролировать нагрузку на команду и избегать перегрузки. Увеличение или уменьшение WIP может существенно повлиять на производительность и качество работы.

Визуализация и управление рабочими потоками

Эффективное управление задачами в Канбан невозможно без визуализации рабочего процесса. Визуальные инструменты помогают командам видеть общую картину, отслеживать прогресс и выявлять узкие места.

Использование Канбан-досок

Канбан-доска является основным инструментом визуализации задач в Канбан. Она состоит из колонок, каждая из которых представляет собой этап рабочего процесса: стандартные — To Do (Запланировано/Бэклог), In Progress (В процессе), Done (Выполнено), или же адаптированные под конкретные потребности вашей команды. В каждой колонке размещаются карточки задач, которые перемещаются по мере их выполнения. В канбан-доске обязательно учитываются WIP лимиты. Канбан-доска позволяет визуально расставлять приоритеты, перемещая задачи по мере их выполнения и выделяя те, которые требуют немедленного внимания.

Визуализация с помощью канбан-доски помогает каждому человеку в команде ясно видеть, что сделано, что в работе и что предстоит сделать. Это упрощает принятие решений и способствует лучшему управлению ресурсами.

CFD (Cumulative Flow Diagram)

Это графический инструмент, который показывает количество задач на каждом этапе рабочего процесса с течением времени. CFD помогает командам отслеживать прогресс, выявлять узкие места и анализировать производительность.

Стандартно ось X отображает временные промежутки (дни, недели, месяцы), а ось Y показывает количество задач на каждом этапе. Каждая цветная область на диаграмме представляет собой количество элементов на конкретном этапе.
CFD позволяет легко увидеть, где в процессе возникают задержки, сколько времени занимает выполнение задач на каждом этапе и как изменяется объем работы с течением времени. Анализируя эти данные, команды могут принимать решения о том, как оптимизировать рабочий процесс и улучшить производительность.

Swimlanes для улучшения организации

Swimlanes (плавательные дорожки) — это горизонтальные линии на Канбан-доске, которые помогают разделить задачи по категориям или типам работ. Например, задачи могут быть разделены по проектам, типам работ (ошибки, новые функции, технический долг) или приоритетам.

Использование Swimlanes помогает командам лучше организовать задачи и отслеживать прогресс по различным направлениям. Это также способствует более ясному распределению ресурсов и ответственности среди членов команды.

Практические советы по улучшению приоритезации

Эффективная приоритезация задач в Канбан требует постоянного анализа и улучшения рабочих процессов. Следующие практические советы помогут командам оптимизировать приоритезацию и повысить общую производительность.

1. Регулярные обзоры и адаптация процессов.

Одним из ключевых принципов успешного управления задачами является регулярный анализ, адаптация рабочих процессов и пересмотр приоритетов. Важно проводить регулярные ретроспективы и встречи для обсуждения текущих результатов и выявления проблем. Эти встречи позволяют:

• оценить, насколько эффективно применяются выбранные методы приоритезации;
• обсудить возникшие сложности и предложить пути их решения;
• поделиться наблюдениями о том, как изменения в приоритезации влияют на общую производительность и удовлетворенность клиентов.

Регулярные обзоры помогают командам оставаться гибкими, эффективно расставлять приоритеты и быстро адаптироваться к изменениям в проекте или бизнес-окружении.

2. Ограничение WIP (Work In Progress)

Ограничение количества задач, находящихся в работе, помогает командам сосредоточиться на завершении текущих работ и избегать перегрузки. Установка WIP лимитов способствует:

• Снижению времени переключения между задачами, что увеличивает эффективность работы.
• Улучшению качества выполнения, так как команда может сосредоточиться на меньшем количестве задач.
• Быстрому выявлению и устранению узких мест в процессе, так как задачи не накапливаются в одной из колонок канбан-доски.

Важно регулярно пересматривать и корректировать WIP-лимиты, чтобы они соответствовали текущим возможностям и приоритетам команды.

3. Анализ зависимости задач

Иногда задачи могут иметь зависимости, которые необходимо учитывать при их приоритезации. Например, задача по разработке новой функции может зависеть от завершения работ по обновлению инфраструктуры. Учет таких зависимостей помогает:

• Оптимизировать последовательность выполнения задач, избегая задержек.
• Правильно распределять ресурсы и время, учитывая возможные риски и препятствия.
• Улучшить координацию между командами и отделами, особенно в больших проектах.

4. Учет потребностей клиентов и бизнеса

Приоритезация задач должна учитывать не только внутренние факторы, но и потребности клиентов и бизнеса. Для этого важно:

• Регулярно собирать обратную связь от клиентов и учитывать её при расстановке приоритетов.
• Учитывать стратегические цели компании и их влияние на приоритеты задач.
• Использовать данные и аналитику для оценки того, какие задачи принесут наибольшую ценность клиентам и компании.

Заключение

Успешное управление задачами в Канбан требует внимательного подхода к приоритезации, визуализации процессов и использования аналитических инструментов. Приоритезация помогает командам сосредоточиться на наиболее важных и срочных задачах, что способствует эффективному использованию ресурсов и времени.

Для успешного внедрения и адаптации Канбан в вашей команде рекомендуется начать с простых инструментов и метрик, постепенно вводя более сложные методы по мере приобретения опыта. Постоянное обучение и анализ данных являются ключевыми факторами для достижения успеха и повышения эффективности.

Помните, что Канбан — это не просто тайм-менеджмент и инструмент управления задачами, но и философия, ориентированная на непрерывное улучшение и адаптацию к изменениям. Следуя рекомендациям и лучшим практикам, изложенным в этой статье, вы сможете создать динамичную и продуктивную рабочую среду, которая будет способствовать успеху вашего проекта и удовлетворению потребностей клиентов. Помните, команды, которые начинают с определения приоритетных целей, обычно достигают лучших результатов, поскольку сосредотачиваются на наиболее важных аспектах работы.