В цифровых таск-трекерах можно организовать не только офисные задачи, но и промышленные процессы. Рассказываем, как группа компаний «РЭМЭКС», выпускающая теплоэнергетическое оборудование, выстроила свою работу в Kaiten, сделала ее прозрачнее и уменьшила репутационные риски. Опытом поделились директор Борис Серов и руководитель проекта Вячеслав Ситников.
О компании
Группа компаний «РЭМЭКС» работает на рынке промышленной теплоэнергетики. У нее производство полного цикла: она создает, проектирует, устанавливает блочно-модульные котельные и тепловое оборудование.
Компания работает с Газпромом, Транснефтью и другими корпорациями, а также с застройщиками и частными инвесторами. С такими заказчиками процессы всегда должны быть идеально отлажены, потому что любая проблема — это угроза репутации.
Как было раньше и почему внедрили Kaiten
До Kaiten РЭМЭКС вносила данные о процессах в сводные Excel-таблицы. Главная проблема с ними — невозможность совместной работы. Чтобы внести изменения в таблицу, ее нужно скачать на компьютер, отредактировать, сохранить и отправить коллегам по email. Если несколько сотрудников должны внести правки, на почте образуется много файлов — в них легко запутаться.
Также сотрудники группы компаний обменивались служебными записками о поручениях и выполненных задачах. Они смешивались с другими письмами, могли теряться. Не хватало системности — например, невозможно было посмотреть все задачи и их актуальные статусы на одном экране в реальном времени.
В 2020 году в РЭМЭКС задумались о внедрении сервиса, который поможет упорядочить производственные процессы и сделать их прозрачными.
У группы компаний долгий цикл производства, который состоит из нескольких процессов:
- подписание договора;
- проектирование;
- закупка;
- производство.
Если один процесс сорван, например затянули с подписанием договора или закупкой материалов, нарушаются сроки всего проекта. Это репутационные риски: крупный заказчик может уйти и не вернуться. По этой причине РЭМЭКС хотела сначала перевести на цифровой трекер производство, а не коммерческий отдел, как это часто бывает в промышленности.
Клиент изучал, какими программами пользуются конкуренты, и выбрал Kaiten по пяти основным причинам:
- российский сервис — он точно не уйдет с рынка и не заблокирует аккаунты, а значит, данные не пропадут;
- широкий набор функций — можно не только создавать и двигать карточки, но и выстраивать планирование, добавлять взаимосвязи между задачами и смотреть аналитику;
- понятный интерфейс, прозрачность — удобно отслеживать любые задачи и процессы;
- функция интеграции с ERP-системой — чтобы управлять процессами найма и менеджмента;
- возможность установить систему на серверы компании — можно полностью интегрировать ПО в инфраструктуру и получить автономный, не зависящий от разработчика продукт.
Несмотря на простоту работы в Kaiten и интуитивно понятный интерфейс, компаниям часто сложно отвлечь ресурсы на самостоятельное проектирование и настройку визуальных систем управления. Также часто изнутри не видны какие-то неоптимальные решения в процессах и бывает полезно получить взгляд со стороны от профессионала, обладающего хорошей насмотренностью. Внедрение нового почти всегда вызывает страх ошибки и сопротивление в коллективе и компаниям важно иметь поддержку и помощь при внедрении и социализации новых подходов, программ и инструментов.
РЭМЭКС искали, кто может обеспечить оптимальную настройку “под ключ”. Было важно:
- Полноценное сопровождение на всех этапах внедрения от описания процесса “как есть сейчас” до запуска на предприятии
- Технический бэкграунд, чтобы специалист мог говорить на одном языке с сотрудниками
- Опыт в управленческой деятельности в релевантной сфере
- Понимание как классических, так и современных подходов к управлению бизнесом и производством
- Прозрачный контрактинг
- Партнерская работа и возможность задавать вопросы по ходу работы без лишней бюрократии
- Обучение сотрудников и выращивание в компании своего внутреннего эксперта по Kaiten, который сможет в дальнейшем поддерживать систему без привлечения внешних специалистов
Под данные критерии подошел эксперт по современным методом менеджмента и Kaiten из компании Neogenda — Мария Савельева
Как устроена работа в Kaiten
РЭМЭКС создала отдельное пространство для отслеживания проектов и входящей корреспонденции — в нем есть несколько досок.
Доска с проектами
У РЭМЭКС есть верхнеуровневая доска, на которой отображаются все проекты. Так наглядно видно, сколько проектов находится в работе и на какой стадии каждый из них: например, «Оценка формы договора», «Согласование», «Заключение контракта», «Ожидание аванса», «Производство» и другие.
Здесь одна карточка — один проект. К нему прикреплена вся самая важная информация:
- договор и другие документы;
- чек-листы этапов, например проектирования, закупки, изготовления;
- метка с названием компании-заказчика.
Удобно, что доску с проектами можно отобразить в виде таймлайна и отслеживать сроки по ним. Если возникает задержка, сразу понятно, на каком этапе она возникла и из-за чего. Не нужно звонить сотрудникам, писать им служебные записки и долго ждать ответа.
Отдельные доски объектов
Верхнеуровневая доска дает общее представление обо всех проектах, но не позволяет глубоко погрузиться в каждый и отследить задачи внутри него. Для этого РЭМЭКС создает отдельные доски под каждый объект.
Доска проекта содержит столбцы с этапами «Очередь», «В работе» и «Готово». Когда появляется новая задача, РЭМЭКС создает новую карточку, прописывает дедлайн и помещает ее в столбец «Очередь». Далее назначают исполнителя, который двигает карточку на доске по мере выполнения. Так каждая задача находится под контролем: сразу видно, в какой срок она должна быть выполнена, на каком этапе находится и кто несет за это ответственность.
Доска с корреспонденцией
Помимо клиентских проектов в Kaiten РЭМЭКС организовала внутренние задачи — ответы на электронные письма. Клиент получает много входящих запросов, поэтому без системы сложно отслеживать, прочитаны ли письма и отправлен ли ответ.
Для запросов есть отдельная доска. Они бывают двух типов — те, которые нужно просто прочитать, и те, которые требуют ответа. Секретарь распределяет письма по столбцам, назначает срок ответа и отслеживает, дала ли компания обратную связь.
Результат
РЭМЭКС только знакомится с системой, но уже оценила, что процессы стали прозрачнее, а их отслеживание — проще на всех этапах. Чтобы уточнить статус задачи, не нужно звонить сотруднику, дергать его — достаточно взглянуть на доску.
Мы рассматриваем Kaiten как среду, где сотрудники живут. Пользоваться программой легко, переход не стал проблемой — Вячеслав Ситников
