ESP. Построение информационного потока. Часть 4

Итак, нам осталось рассмотреть два собрания — Операционное ревью и Ревью рисков. Прочитайте предыдущие части статей — 1 часть, 2 часть, 3 часть.

Во время этого собрания мы собираемся рассмотреть целую группу Канбан-систем.

Цель: Обзор уровня «Системы для системы». Дисциплинарный анализ спроса и возможностей каждой Канбан-системы с особым вниманием к зависимостям и зависимым эффектам.

Каденция: ежемесячно.

Длительность: 2 часа

Участники: в собрании должны участвовать менеджер доставки сервиса и менеджер сервиса запросов для каждой Канбан-системы, а также высшее руководство, владельцы бизнеса или представители клиентов, downstream-менеджеры среднего звена. Должны присутствовать функциональные менеджеры и ключевые специалисты, представляющие каждую Канбан-систему. Плюс ко всему позовите менеджера по продукту, портфельного менеджера и проджект-менеджера.

Входные данные: соберите сводку данных с Ревью сервисов поставки для всех Канбан-систем в сети. Также понадобится информация об эффективности бизнеса с Ревью стратегии, например финансовые отчеты и опросы об удовлетворенности клиентов. С Ревью рисков возьмите текущие инициативы по улучшению в отношении общесистемных изменений.

Итоги: мы должны составить список предложений по улучшениям/действиям/решениям/ или необходимым изменениям в стратегии с ответственными исполнителями, и отправить его на Ревью сервисов поставки и Ревью стратегии. Зависимое влияние на хвостовой риск для распределения времени выполнения заказа отправляется на Ревью рисков, для информирования о приоритетных рисках или планирования на случай непредвиденных обстоятельств.

Что происходит на операционном ревью?

• Смотрим на производительность, возможности и зависимости между несколькими Канбан-системами.
• Понимаем зависимости, выявляем взаимозависимые эффекты
• Обсуждаются мероприятия кайдзен, предложенные участниками.
• Последним пунктом обсуждаются возможности улучшения, назначенные менеджерам.

В начале я говорила, что управление рисками очень важная часть в ESP (планирования сервисов уровня предприятия, Enterprise Services planning). На самоме деле, под риском мы имеем ввиду всё, что вызывает какую-либо проблему или может вызвать её. Риск — это то, что может поставить под угрозу наши возможности поставки. В первую очередь, мы заботимся об удовлетворении потребностей клиентов. Но я часто сталкиваюсь с группами, которые говорят: «Да ладно, цель — это становится всё быстрее и быстрее». Или говорят, что цель — это перейти к непрерывному потоку. Нет. Главная цель — удовлетворить потребности клиентов из каждого сегмента.

Цель: посмотреть на проблемы, которые ставят под угрозу возможности поставки.

Каденция: ежемесячно

Длительность: 1−2 часа

Участники: ревью проводится при содействии менеджера поставки сервиса или Канбан-коуча. На собрание нужно пригласить любого, у кого есть информация или опыт решения по недавними блокерами; остальных менеджеров поставки сервиса, проектных и программных менеджеров. По желанию могут быть приглашены менеджеры по работе с клиентами. Также могут присутствовать менеджеры из зависимых сервисов.

Входные данные: нужно собрать проблемы из сети Канбан-систем с Операционного ревью и отдельных Канбан-систем с Ревью сервисов поставки, а также нужны решения с Собрания планирования поставки.

Итоги: информация с Ревью рисков может сообщаться при планировании доставки, так как неразумно утверждать, что элемент будет готов для поставки и брать обязательство, если есть хвостовой риск, которым нельзя легко управлять и эффективно избежать для конкретного рабочего элемента.

Действия, согласованные на Ревью рисков, в частности планы снижения рисков, планы смягчения рисков или планы на случай непредвиденных обстоятельств, могут позволить внести изменения в предоставление сервисов и дизайн Канбан-систем, и, следовательно, запросы на изменение перетекают из Ревью рисков на Ревью сервисов поставки и Операционное ревью.

Что делать на Ревью рисков?

• Кластеризуем заблокированные тикеты за последний месяц
• Кластеризуем блокеры, основанные на историях, в которых произошли задержки
• Каждый кластер представляет собой риск
• Анализируем вероятности и воздействия
• Определяем риски, которые больше всего влияют на хвост распределения времени выполнения заказа, и фокусируемся на них.
• Обозреваем политики управления рисками
• Определяем вероятности и воздействия
• Анализируем коренные причины

Вопросы для Ревью рисков:

• На какой риск мы готовы пойти?
• Есть ли у нас правильная система оценки рисков?
• Правильно ли мы определили размеры рисков?
• Предоставляют ли наши оценочные таксономии для размеров рисков полезную информацию? Они нуждаются в доработке?
• Какие риски мы хотим хеджировать? Как мы должны распределять наш портфель или ассортимент продуктов в соответствии с этими рисками? В каком процентном соотношении для каждой категории?

Типы заблокированных элементов

1. Блокировка из-за проблем внутри нашей системы (и в рамках нашей внутренней политики)
2. Блокировка из-за проблем за пределами нашей системы, но внутри нашей фирмы (для решения понадобится сотрудничество, и возможно, переговоры на высшем уровне).
3. Блокировка из-за проблемы, внешней по отношению к нашей фирме, как правило с поставщиком, регулятором, клиентом. Возможны и политические причины, например, предстоящие выборы.

Пример Ревью рисков

Возможно, нам потребуется понять, где хвост распределения времени выполнения заказа наиболее сильно влияет на неспособность удовлетворить потребности клиентов и низкую производительность по сравнению с ожиданиями уровня сервиса.

Действие, которое обрезает хвост распределения времени выполнения заказа, приведёт к сокращению среднего времени выполнения заказа и его смещению влево на кривой распределения. Вследствие этого может появиться возможность изменить выделение мощности для данного типа работы или изменить выделение мощности для определенного класса сервиса.

И ещё о Ревью рисков

Рассмотрите классы услуг

• Они всё ещё уместны? Используются ли они? Были ли сделаны какие-либо исключения? Есть ли новая закономерность? Вам нужен новый класс сервиса?

Обзор блокеров

• Определите приоритеты мер по смягчению и сокращению на основе кластеризации блокеров.
• Пересмотрите политик хеджирования рисков
• Рассмотрите, соответствует ли недавно наблюдавшийся спрос историческим моделям и по-прежнему ли уместно распределение мощностей.

Пересмотр политики формирования спроса

• Должны ли мы корректировать политику, которая раздваивает спрос на зависимые или общие сервисы.

Вот мы и прошли все каденции и узнали всё о построении информационного потока. Если вы настроите всё правильно, то это будет работать как единая система. Информация должна передаваться плавно. Помните, что ежедневно вас ждёт Канбан-митинг, у вас несколько еженедельных встреч, таких как например Собрание по пополнению и встреча раз в 2 недели. У вас есть ежемесячное и ежеквартальное собрание. Все встречи немного разбросаны по времени, поэтому вы не будете всё своё время проводить на митингах, как это может показаться изначально.