Из чего состоит Канбан Метод?

Вокруг терминологии и самого метода Канбан существует недопонимание – кто-то говорит, что это Agile, а кто-то, что это метод только для IT. Будем разбираться, начнём с самого начала – истории.

Само слово Канбан тоже может запутать, ведь есть два значения этого слова, имеющие похожие, но всё же разные смыслы. С канджи, китайских иероглифов, используемых в японском языке – 看板 (канбан) – большая визуальная доска, а по японской языковой азбуке харагане カンバン (канбан) – сигнальная карта. Самым первым «канбаном»называли вывеску-щит над баром, который показывал что заведение, было открыто и ждало гостей. Это было приглашение и сигнал людям. Далее это понятие трансформировалось, не без участия компании Тайота, которая популяризировала это слово. В итоге Канбан стал означать «сигнал».

Производственный канбан – понятие, которое вышло как раз из компании Тойота. Канбан здесь рассматривался как система сигнализации о том, что необходимо выполнить какую-то работу на предыдущем этапе. Для этого были заведены специальные карточки, которые и называли канбан. Таким образом, компания боролась с потерями, связанными с перемещением товаров и их перепроизводством. 

Но есть ещё одно понятие – Канбан Метод или Канбан с большой буквы, который придумал Дэвид Андерсон и начал его популяризировать с 2007 года. Канбан Метод – метод управления, менеджерский подход. Он работает не как фреймворк или формат организации труда, которое можно разом внедрить в любую компанию. Его можно сравнить с кейсом с инструментами, в котором есть инструменты под различные задачи. В разных руках они работают по-разному, но всё равно дают эффект. Метод предполагает улучшение предоставления сервиса, эволюцию компании, достижение соответствия предназначению.

Канбан состоит из 4-х больших блоков: 

• основные практики
• принципы управления изменениями
• принципы оказания сервиса
• ценности Канбан

Начинается всё с принципов оказания сервиса. Канбан говорит вам – сфокусируйтесь на том, что хочет получить ваш клиент! Попробуйте организовать работу так, чтобы она соответствовала ожиданиям клиента (по качеству/временным рамкам), а также, чтобы клиент получил максимальное удовольствие от процесса. Под клиентом мы понимаем, как внешнего клиента компании, так и внутреннего – например, другой отдел компании. В любом случае вы выстраиваете некий сервис.

Канбан фокусируется не на менеджменте людей, не на микроменеджменте, когда мы следим за каждым человеком. Канбан рассматривает производственную систему компании как систему: в ней есть сложившиеся правила, структуры обмена информации между людьми. Используя Канбан, вы должны фокусироваться на том, как выстроена эта система. Она может быть нелогичной, исторически сложившейся. даже система может вам не нравится. Но главное, думая о клиенте, сосредоточьтесь на том, как течёт поток работы в этой системе. Ваша задача – визуализировать в этом потоке проблемы и подводные камни, давая людям возможность решить их самим и организоваться вокруг потока.

Регулярно пересматривайте эту систему и правила для улучшения результатов. Зачастую компания – это не один сервис, а целая сеть взаимодействующих сервисов. И чтобы конечный клиент получил свою услугу, задача проходит через всю цепочку сервисов. Иногда обнаруживается, что цепочка не работает так, как планировали и рисовали на управленческих диаграммах. Поэтому нужно анализировать и оптимизировать систему.

Когда мы разобрались с сервисом, мы начинаем пытаться улучшить эту систему. На помощь приходит тот чемоданчик с инструментами Канбан, позволяющие изменять и улучшать процесс, делать его более предсказуемым и более соответствующим желанию клиента. Это и есть отличительная черта Канбан Метода – ни в одном другом подходе вы не встретите такого.

Канбан говорит нам: "Не пытайтесь реорганизовать всю структуру и построить идеальную модель!". Проанализируйте то, как это работает в данный момент. Ведь если ваша компания существует не 5 минут, то поток задач уже как-то течёт, вы каким-то образом уже обслуживали клиентов, у вас есть опыт, есть практики. Поэтому вам нужно разобраться как протекает уже существующий поток задач, какие есть проблемы в движении потока, как можно сделать его шире. Поэтому начните с того, что есть сейчас:

• изучите текущие процессы так, как они работают;
• уважайте существующие роли и должности. Не пытайтесь переназначать людей, давать новые должности и названия. Работайте с людьми так, как работали ранее – тем самым вы получите поддержку людей, и они не уволятся из-за больших трансформационных изменений.

Договоритесь с сотрудниками о том, что будете улучшать ситуацию. Ведь Канбан Метод считает, что нет идеальных систем и нет идеального качества. Мы всегда находимся в процессе улучшения и перестроения. Поэтому обратитесь к своим людям и предложите изменить вашу систему таким образом, чтобы это было идеалом для вашего клиента – в этом закладываются эволюционными изменения.

Поощряйте сотрудников за новые предложения, поддерживайте проявления лидерства – это то, на чём вы можете базироваться и сделать систему лучше. Люди, работающие руками, всегда ярче представляют некоторые проблемы. Когда вы научитесь их слышать, ваша компания станет сильнее, устойчивее в любые моменты нестабильности рынка. 

Теперь рассмотрим основные практики Канбан Метода. Их шесть:

1. Визуализируйте. Визуализация – одна из самых популярных практик Канбан, ведь многие начинают именно с неё. Она нужна для наглядности текущей ситуации.
2. Ограничивайте незавершённую работу. Чем меньше одновременных задач у вас находится в работе, тем быстрее клиент получит выполненную задачу. Это не парадокс, а факт, вполне доказанный математически.
3. Управляйте потоком. Помогайте людям организоваться вокруг работы, тем самым управляя потоком.
4. Сделайте правила явными.
5. Используйте петли обратной связи. Так вы получите информацию о том, как работает поток, и используете её для развития.
6. Улучшайте совместно, развивайтесь экспериментально (используя модели и научный подход).

Нужно отметить – нет правильной очередности применения практик. Всё сильно зависит от самой компании, от процесса, который мы рассматриваем. Но, как мы уже говорили, чаще всего все начинают с визуализации: строят доски, системы аналитики и статистики. Но это вовсе не обязательно! Вы можете начинать с любой из практик и она даст свои плоды.