Действительно ли вы применяете Канбан Метод?

В 2014 году вышла статья Дэвида Андерсена, в которой он рассказывает про Лакмусовый тест применения Канбана. Этот же тест описывается в книге Essential Kanban Condensed.

Он был создан для того, чтобы ответить на очень популярный вопрос: «Как понять, что наш Канбан реально работает?». Или, как часто говорю я: «Насколько наш Канбан действительно Канбан?».

В условиях глобального использования трекеров задач, таких как Kaiten или Jira, где сразу из коробки пользователям доступны канбан-доски или другой
«канбан-функционал», базовый вопрос можно трансформировать в: «Если мы используем Канбан-доску, выставляем WIP-лимиты в Jira — у нас Канбан?»

По сути, люди пытаются выяснить действительно ли они внедрили достаточное число практик Канбан Метода, чтобы изменить и стабилизировать свою проблемную ситуацию и запустить двигатель эволюционных изменений.

И начиная с ноября 2019 года навигатором в этих рассуждениях стала Модель организационной зрелости Канбан.

Но мне кажется, она является достаточно сложной для быстрого поиска ответа и еще более сложной для объяснения с ее помощью ответа другим людям, которые только погружаются в Канбан Метод или просто пытаются понять чем он может быть им полезен.

Вот здесь и пригождается Лакмусовый тест Канбан. Он специально был создан простым, но заставляющим глубоко задуматься о применении практик Канбан Метода в организации.

Прежде чем перейти к самому тесту, давайте ответим на еще один популярный вопрос: «У нас канбан-система или нет?». На самом деле этот вопрос очень схож с первым, но стоит помнить, что Канбан Метод использует и создает канбан-системы для улучшения клиентского сервиса.

В первом приближении это очень простой вопрос для ответа. Если вы построили и управляете сквозным процессом поставки ценности клиенту, который связывает несколько внутренних подразделений, и используете
WIP-лимиты на каждом из его этапов, то первом приближении, вы используете канбан-систему. Если же нет, то канбан-системы у вас точно нет.

Полноценные канбан-системы — это вытягивающие системы, в которых спрос и возможности балансируют между собой. Настоящим источником спроса всегда является клиент, внешний человек или организация, по отношению к вашей, а не внутренний заказчик, например «бизнеса». И фактически, созданные вами системы могут оказаться прото-канбанами, которые объясняются уровнями
ML0−2 Модели организационной зрелости Канбан.

Это означает, что в полноценных канбан-системах, работа над клиентским запросом начинается только тогда, когда у организации есть на это возможность. Все запросы, над которым не ведется работа, это фактически реальные опционы (клиентские запросы, по которым организация еще не приняла обязательства и из которых она будет делать выбор), живущие в upstream (процесс работы с опционами) по своим правилам и процессам, а не просто статичный список того, что надо сделать. Канбан-система — это вытягивающая система с отложенными обязательствами.

Лакмусовый тест Канбана заставляет задуматься об этом. Он разрушает иллюзию «внедрения Канбана». Если вы не можете уверенно ответить хотя бы на один вопрос — вы неправильно применяете Канбан Метод или в лучшем случае используете прото-канбан.

Тест состоит всего их 4 вопросов, на которые вам предстоит честно ответить.

Изменился ли способ взаимодействия с клиентом?
После того, как вы начали применять Канбан Метод:

• Изменился ли способ планирования?
• Изменился ли способ приоритезации работ?
• Появилось ли уважительное отношение между вами при выборе работы, исходя из ваших возможностей поставки?

Если нет, то вы почти наверняка не применяете корректно инструменты Канбан Метода.

Изменились ли соглашения с клиентом?
После того, как вы начали применять Канбан Метод:

• Изменился ли способ ваших коммуникаций с клиентом?
• Применяете ли соглашение об уровне сервиса основанный на вероятностном понимании времени производства?
• Учитывает ли соглашение об уровне сервиса клиентские ожидания вашей организации?
• Используете ли вы модели прогнозирования, основанные на статистическом анализе исторических данных, чтобы давать клиентское время поставки?

Если нет, то вы почти наверняка не применяете корректно инструменты Канбан Метода.

Изменилась ли бизнес модель вашего клиентского сервиса?
После того, как вы начали применять Канбан Метод:

• Внедрили ли вы классы обслуживания, базирующиеся на понимании бизнес рисков по каждому из типов клиентских запросов?
• Распределяете ли вы производственные возможности, чтобы хеджировать риски от разных источников запросов и различных типов запросов?
• Вы учитываете стоимость задержки и их влияния при выборе клиентских запросов и управлении классами обслуживания?
• Вы построили и управляете потоком работы через несколько внутренних подразделений, чтобы сбалансировать риски и вариативность в стиле haijunka?
• Вы понимаете категории клиентских ожиданий и исследуете новые классы обслуживания?

Если нет, то вы вероятно ваша организация теряет много ценности и дальнейшее более глубокое применение инструментов Канбан Метода может дать больше возможностей для вашего бизнеса.

Изменил ли менеджмент свое поведение?
Этот вопрос явным образом обозначает, что Канбан Метод — это инструмент менеджмента. Полноценные вытягивающие системы с отложенными обязательствами на уровне организации не могут быть созданы и управляться без изменения поведения руководства.

Давайте скажем честно, что на самом деле, многие канбан-системы это проталкивающие (push) системы, где Канбан Метод помогает защититься от многозадачности, или системы созданные для локальных оптимизаций, а не всего процесса поставки ценности клиенту целиком. В подобных случаях очевидно, что менеджмент не изменил свое поведение.

Типичная реализация командного канбана (один из видов прото-канабанов) не может дать положительного ответа ни на один из первых трех вопросов. И четвертый вопрос лишь ярко подтверждает это.

Если менеджеры не изменили своего поведения, то маловероятно, что у вас настоящая вытягивающая система, и уж точно вы не применяете Канбан Метод.

Лакмусовый тест Канбан — это набор простых вопросов, на которые сложно отвечать.

Если вы не можете уверенно сказать «Да» на первый вопрос, то у вас впереди еще много работы. Но хорошие новости заключаются в том, что это значит, что у вашей организации впереди еще много ценности, которую она может получить, используя вытягивающие системы с отложенными обязательствами и управляя процессом работы с настоящими опционами.