Что такое дерево целей проекта и как его составить

Чтобы запустить новую услугу, расширить компанию или нарастить прибыль, нужно все распланировать. Поставить цель, определиться со сроками, рассчитать, сколько работников понадобится. А, главное, определить, что нужно сделать, чтобы добиться цели. В этом поможет дерево целей проекта — схема, на которой отображаются все цели и задачи компании.

В статье разбираемся подробно, что такое дерево целей и как использовать его в менеджменте.

Что такое дерево целей

Дерево целей — это схема, которая показывает все цели компании или проекта и то, как их достичь. Сверху схемы стоит главная цель, а от нее отходят подцели и конкретные задачи по достижению этих подцелей.

Схема называется деревом, потому что главная цель — это ствол, от которого отходят ветви — подцели первого уровня. От ветвей отходят ветви поменьше — это подцели второго уровня. Так главная цель дробится, пока не дойдет до листьев — конкретных и мелких задач по достижению главной цели.

Такая структура позволяет увидеть всю систему целей в одном месте, понять их взаимосвязь и последовательность достижения. Дерево целей делает большую и сложную цель более понятной и достижимой.

Допустим, руководитель компании хочет организовать большую конференцию. Конференция — это ствол. От него отходят крупные ветви — подцели. Например,«привлечь спонсоров», «собрать 1000 участников», «подобрать интересных спикеров».

От этих веток отходят более мелкие. Например, для ветки «привлечь спонсоров» это будет «составить список потенциальных спонсоров» или «разработать спонсорские пакеты». Еще более мелкие веточки — конкретные шаги. В случае со спонсорами — «найти контакты спонсоров», «назначить встречи» и «подготовить презентацию».

В компаниях обычно есть цели трех уровней. Стратегические — самые главные, долгосрочные. Отвечают на вопрос «куда идем».

Например, стать лидером рынка. Тактические — те, что нужны для достижения стратегической цели. Отвечают на вопрос «каким образом идем». В примере с лидером рынка стратегическая цель — выйти на новые рынки сбыта. И операционные — конкретные действия. Отвечают на вопрос «что делаем». Например, провести рекламную кампанию.

Все три уровня целей видны в дереве. Главная цель — это ствол. Тактические — крупные ветки. А операционные — мелкие веточки. Причем каждый отдел компании видит только свои ветви.

Допустим, цель компании — увеличить прибыль на 20%. Для этого отдел маркетинга должен привлекать новых клиентов. Его тактические цели — запустить рекламу и обновить сайт. А операционные — составить план кампании, найти подрядчиков, подготовить контент.

Производственный отдел отвечает за другую часть дерева. Его цель — снизить себестоимость продукции. Для этого нужно выполнить тактические цели: оптимизировать процессы и найти новых поставщиков. И операционные: провести аудит, составить новые договоры, обучить персонал.

Чем цели отличаются от задач

Цель — это результат, который вы хотите получить. А задача — конкретное действие, которое нужно выполнить, чтобы приблизиться к цели.

Пример цели: увеличить выручку компании на 20% за год. Задачи для этого: провести рекламную кампанию, обучить менеджеров по продажам, выпустить новый продукт, выйти на новые рынки.

Критерий сравнения	Цель	Задача
Масштаб	Более широкий, общий результат	Конкретное действие или набор действий
Временные рамки	Долгосрочная или среднесрочная перспектива	Краткосрочная перспектива, четкие сроки
Измеримость	Может быть как измеримой, так и качественной	Всегда конкретна и измерима
Структура	Может включать множество задач	Является частью достижения цели
Формулировка	Отвечает на вопрос «Чего мы хотим достичь?»	Отвечает на вопрос «Что конкретно нужно сделать?»
Результат	Описывает желаемое состояние	Описывает конкретное действие
Гибкость	Более гибкая, пути достижения могут меняться	Менее гибкая, конкретный способ выполнения

Зачем использовать дерево целей

Чтобы определить и структурировать цели компании или проекта. Работает все просто: вы берете главную цель и разбиваете ее на подцели и конкретные задачи. В результате видите, что нужно делать, чтобы достичь желаемого результата.

Чтобы расставить приоритеты. Вы будете видеть, какие цели важнее и срочнее. И понимать, как они связаны между собой.

Чтобы планировать и распределять ресурсы. Под каждую цель и задачу вы определяете, что нужно: деньги, время, люди, оборудование. И устанавливаете реалистичные сроки.

Чтобы улучшить коммуникацию в команде. Все будут видеть общую картину и понимать, куда двигается компания. Каждый будет знать свою роль и то, как его работа влияет на результат.

Чтобы отслеживать прогресс. Дерево целей позволяет регулярно сверяться с планом и смотреть, все ли идет по графику. И, если нужно, вносить коррективы.

Принципы работы с деревом целей

Начинайте с главной цели

Она будет стволом дерева. Цель должна быть понятной и измеримой. Поэтому ее лучше формулировать по методике SMART. Это значит, что цель должна быть:

• Конкретной (Specific). Например, не просто «увеличить продажи», а «увеличить продажи продукта А на 30% в регионе Б за 3 квартал».
• Измеримой (Measurable). Должны быть четкие критерии, по которым вы поймете, достигли цели или нет. В нашем примере это 30% и 3 квартал.
• Достижимой (Achievable). Цель должна быть реалистичной, учитывать ваши ресурсы и ограничения. Например, маленькой региональной фирме не стоит ставить цель обогнать Apple по прибыли.
• Значимой (Relevant). Цель должна быть важна для бизнеса и соответствовать общей стратегии. Иначе зачем ее вообще достигать?
• Ограниченной по времени (Time-bound). Есть золотое правило — задача без дедлайна не будет выполнена никогда. Поэтому обязательно ставьте временные рамки. В нашем примере это 3 квартал.

Подробнее о постановке целей по SMART читайте в этой статье.

Кроме SMART, для постановки целей можно использовать фреймворк OKR (Objectives and Key Results). Его суть в том, что для каждой цели (Objective) вы определяете ключевые результаты (Key Results) — измеримые показатели, которые покажут, насколько цель достигнута.

Например, цель «Увеличить продажи продукта А» может иметь такие ключевые результаты:

• Достичь выручки X млн рублей.
• Привлечь Y новых клиентов.
• Увеличить средний чек на Z%.

Главное отличие OKR от SMART — в фокусе результат, а не процесс. Вы концентрируетесь не на том, что нужно сделать, а на том, что нужно получить в итоге.

Выделяйте главные подцели

Главные подцели — это самые крупные ветви дерева. Их тоже стоит ставить по методике SMART или OKR.

Совет. Для одной цели ставьте несколько способов достижения. То есть, каждую большую подцель разбивайте минимум на 2-3 подцели или задачи поменьше.

Допустим, ваша цель — увеличить продажи на 30% за квартал. Этого можно добиться разными способами:

• Запустить рекламную кампанию и привлечь новых клиентов.
• Расширить ассортимент и предложить клиентам новые продукты.
• Обучить продавцов техникам продаж, чтобы они эффективнее работали с клиентами.
• Улучшить качество продукта, чтобы клиенты чаще возвращались и рекомендовали вас друзьям.
• Ввести программу лояльности, чтобы стимулировать повторные покупки.

Каждый из этих вариантов — отдельная подцель. Они все ведут к одному результату: увеличить продажи на 30%.

Каждую подцель можно разбить еще на несколько задач. Например, для подцели «Запустить рекламную кампанию» задачи могут быть такими:

• Определить целевую аудиторию и каналы продвижения.
• Разработать концепцию рекламной кампании и подготовить материалы.
• Выделить бюджет на рекламу и найти подрядчиков.
• Запустить кампанию и отслеживать результаты.

Если что-то пойдет не так с одним вариантом (например, не сработает реклама), у вас будут другие пути (расширить ассортимент, обучить продавцов и т. д.). Это повысит вероятность того, что цель будет достигнута.

При постановке подцелей и задач применяйте декомпозицию

Декомпозиция — это разделение целого на части. В менеджменте под ней подразумевается разбиение сложной цели на простые, которые удобнее оценить и выполнить. Декомпозиция нужна, чтобы сделать путь к цели более понятным и управляемым.

Представьте, что ваша цель — пробежать марафон. Звучит сложно и невыполнимо. Но если разбить ее на задачи, становится проще:

• Купить кроссовки и спортивную одежду.
• Составить план тренировок.
• Бегать 3 раза в неделю, постепенно увеличивая дистанцию.
• Правильно питаться.
• Пройти медобследование перед марафоном.
• Зарегистрироваться на забег.

То же самое работает и в бизнесе. Берете большую цель → дробите ее на несколько маленьких задач → выполняете каждую → радуетесь.

Приоритезируйте подзадачи

Выбирайте, какие задачи нужно решать в первую очередь, а какие могут подождать. Приоритезировать задачи можно разными методами.

Первый — метод Эйзенхауэра. Он предлагает делить все задачи на 4 группы: важные и срочные, важные но не срочные, не важные, но срочные, не важные и не срочные.

В первую очередь нужно делать задачи из первой группы. Они больше всего влияют на достижение цели. Затем — важные, но не срочные. Это стратегические задачи, которые принесут пользу в долгосрочной перспективе. Не важные, но срочные можно делегировать или выполнять в последнюю очередь. А не важные и не срочные — смело вычеркивать из списка.

Второй метод — расстановка приоритетов по RICE. Метод оценивает каждую задачу по четырем параметрам:

• Reach — скольких пользователей или клиентов затронет результат задачи.
• Impact — насколько сильно результат повлияет на целевой показатель.
• Confidence — насколько вы уверены в своих оценках Reach и Impact.
• Effort — сколько времени и ресурсов потребует выполнение задачи.

Чем выше Reach, Impact и Confidence и чем ниже Effort, тем выше приоритет задачи. Для каждого параметра ставится оценка, например, от 1 до 5. Затем оценки перемножаются по формуле (Reach x Impact x Confidence) / Effort. Задачи с наибольшим результатом — самые приоритетные.

Третий метод — MoSCoW. Он делит задачи на 4 категории:

• Must have (должно быть сделано) — критически важные вещи, без которых проект или продукт не имеет смысла. Они должны быть реализованы в первую очередь и в полном объеме.
• Should have (следует сделать) — важные требования, которые не являются критичными. Их желательно реализовать, но при недостатке времени или ресурсов ими можно пожертвовать.
• Could have (можно сделать) — требования, которые желательны, но необязательны. Они реализуются, только если останется время после Must и Should.
• Won’t have (не будет сделано) — наименее приоритетные требования, которые не вписываются в рамки текущего проекта или релиза. Они откладываются на будущее или отбрасываются совсем.

Принцип метода — сначала делать Must, потом Should, потом Could. И не брать в работу Won’t. Это позволяет сосредоточиться на самом важном и не тратить время на второстепенные или неуместные задачи.

Четвертый метод — WSJF (Weighted Shortest Job First). Он учитывает два фактора:

• Стоимость задержки (Cost of Delay) — сколько мы потеряем, если не выполним задачу прямо сейчас. Здесь учитываются потенциальный доход, риски, затраты на задержку и т. д.
• Длительность (Job Duration) — сколько времени потребуется на выполнение задачи.

Приоритет по WSJF рассчитывается как Cost of Delay / Job Duration. Чем выше Cost of Delay и чем ниже Job Duration, тем выше приоритет задачи. То есть, в первую очередь делаем то, что принесет наибольшую выгоду за наименьшее время.

Можно применять и другие методы. Например, метод взвешенной оценки, в котором оценивают несколько альтернатив и выбирают самую лучшую из всех. Либо правило Парето, которое гласит: 20% усилий принесут 80% результата.

Проверяйте логику и взаимосвязь

Каждая подцель должна работать на достижение цели более высокого уровня. Если связь неочевидна, подцель нужно заменить или сформулировать по-другому.

Понять, есть взаимосвязь или нет, помогут 2 вопроса:

1. «Зачем мы это делаем?
2. Какую более крупную цель это помогает достичь?».

Если ответ находится легко и быстро — подцель логична. Если нет, возможно, нужно добавить дополнительные промежуточные цели или вообще убрать лишние ветки.

И еще. Каждая цель должна зависеть от вас и вашей команды. Если достижение цели полностью зависит от внешних факторов, это не цель. Мы не можем рассчитывать на то, на что не можем повлиять.

Какие сервисы помогут построить дерево целей

Интеллект-карты. Они делают план в виде иерархической структуры. Вы можете быстро вносить изменения и дополнения. Сделать интеллект карты можно на платформе Xmind, MindManager или в Figma. Сервисы поддерживают совместную работу в команде.

Если нужно включить в дерево целей большой объем информации, его лучше сделать в таблицах.

Для управления задачами на этапе реализации плана хорошо подходят Канбан-доски. В них удобно отслеживать статус задач и видеть, кто чем занимается и на каком этапе находится проект. Канбан-доски можно сделать в Yandex Tracker, Битрикс24 и др.

Преимущества дерева целей

Помогает сформулировать цели правильно. Они будут конкретными и измеримыми.

Упорядочивает мысли и идеи. Вы будете видеть четкую структуру по достижению цели и все нужные шаги.

Помогает не упустить важные детали. Когда все разложено по веткам, сразу видно, где не хватает конкретных целей или задач. Где есть узкие места.

Помогает расставить приоритеты. Когда видишь всю картину целиком, проще понять что сейчас самое важное. На какие задачи нужно бросить основные силы, а что можно отложить.

Упрощает контроль прогресса. Всегда можно сверяться с деревом и сроками, которые вы запланировали. Если где-то есть отставание или проблемы, это сразу станет заметно.

Недостатки дерева целей

Цели и задачи часто меняются. Появляются новые идеи, возникают непредвиденные обстоятельства. Чтобы дерево не потеряло смысл, его нужно регулярно обновлять. Добавлять новые ветки, убирать неактуальные, менять приоритеты.

Сложно поддерживать дерево в больших проектах. Когда целей и задач много, за всеми уследить непросто. Нужен человек, который будет отвечать за актуальность дерева. Иначе все быстро запутается и превратится в неработающую схему.

Субъективность. Ведь дерево составляют люди. А у каждого свое видение и свои приоритеты. Кто-то может ошибиться при определении главной цели. Либо неправильно оценить важность конкретных задач.

Что в итоге

Дерево целей — схема, которая показывает все цели компании или проекта и путь к их достижению. Главная цель — ствол, от которого отходят подцели первого уровня, затем второго и так далее до конкретных задач.

Дерево целей помогает увидеть всю систему целей, их взаимосвязь и последовательность.

Цели и задачи должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными по времени.  Для постановки целей можно использовать SMART или OKR.

Главные подцели — самые крупные ветви дерева, их также следует ставить по SMART или OKR.

Все задачи нужно приоритезировать. В этом помогут методы Эйзенхауэра, MoSCoW, RICE, WSJF, выбор альтернатив или правило Парето.

Дерево целей помогает сформулировать цели правильно, упорядочить мысли и идеи. Не упустить важные детали, облегчить коммуникацию с командой и расставить приоритеты.

Чтобы составить дерево целей было проще — вот краткий чек-лист:

1. Сформулируйте главную цель — четко, конкретно, измеримо. Она должна быть понятна каждому в команде и не вызывать вопросов. Например, «Увеличить выручку на 20% за год» вместо «Улучшить финансовые показатели».
2. Разбейте главную цель на 2-5 подцелей первого уровня. Проверьте, чтобы они были сбалансированы и охватывали разные аспекты. Подцели должны быть необходимы и достаточны для достижения главной цели. Для каждой цели и подцели определите измеримые критерии успеха.
3. Каждую подцель первого уровня разбейте на 2-5 подцелей второго уровня или задач. Они должны быть более конкретными и отвечать на вопрос «Что нужно сделать, чтобы достичь цели уровнем выше?». Если подцель слишком объемная и размытая — дробите дальше.
4. Продолжайте разбивать цели на подцели, пока не дойдете до уровня конкретных действий, которые можно ставить исполнителям. Это должны быть простые задачи, понятные каждому, с четкими сроками и критериями выполнения.
5. Убедитесь, что дерево логично, связно и ведет к достижению главной цели.
6. Расставьте приоритеты. Ориентируйтесь на важность и срочность задач. То, что сильнее всего влияет на достижение главной цели и имеет ближайшие сроки — в первую очередь.
7. Поделитесь деревом целей с командой, убедитесь, что всем все понятно. Каждый должен знать, какие цели стоят перед компанией и какой вклад он может внести.

И самое-самое последнее. Если вашему бизнесу нужно внедрение дерева целей, обратитесь за бесплатной консультацией в Neogenda. Мы предоставляем разные услуги: от обучения ваших сотрудников лучшим управленческим практикам до полной реорганизации процессов вашего бизнеса.