Когда над одной и той же задачей, проектом или сервисом работают несколько независимых исполнителей, понятие «зона ответственности» становится весьма расплывчатым и нечетким.
Подрядчики, подразделения организации, разные команды и исполнители могут перекидывать ответственность друг на друга, не иметь четко оговоренных границ зон ответственности, да и попросту не хотят брать ответственность за задачи, которые выполняются сразу большим кругом лиц. Чтобы регламентировать подобные процессы используют матрицу RACI.
Матрица RACI, диаграмма RACI, также известная как матрица назначения ответственности (RAM) или диаграмма линейной ответственности (LRC) — это управленческий инструмент, используемый для определения ролей и зон ответственности в проекте или организации.
Использование матрицы RACI позволяет четко определить роли всех участников проекта, избежать дублирования обязанностей или неопределенности в распределении ответственности.
Если вам требуется внедрение OKR или других подходов к управлению проектами — обращайтесь в Neogenda. Мы разберем ваш кейс на бесплатной консультации и подберем индивидуальное решение для вашего бизнеса.
Далее в статье:
- что такое матрица RACI – расшифровка;
- зачем составлять матрицу;
- виды матриц и смежные подходы;
- пошаговая инструкция по созданию диаграммы RACI;
- основные ошибки при составлении.
Что такое матрица RACI: расшифровка аббревиатуры
Матрица RACI в управлении проектами представляет собой таблицу или диаграмму, которая используется для визуализации ролей и ответственности участников проекта или процесса. Внутри матрицы каждая задача или процесс разбивается на строки, а в столбцах указываются роли участников.
Шаблон матрицы RACI
RACI — это акроним, который обозначает четыре основных роли:
- Responsible (Ответственный);
- Accountable (Подотчетный);
- Consulted (Консультант);
- Informed (Информированный).
Рассмотрим подробнее каждую из ролей.
Responsible (Исполнитель)
Участник команды или несколько человек, имеющие обязанности по выполнению задачи или процесса.
Ответственные отвечают за завершение задачи качественно и в срок, должны своевременно информировать заинтересованные стороны о ходе выполнения задачи.
Accountable (Ответственный или утверждающий)
Участник команды, который несет финальную ответственность за выполнение задачи. Подотчетный делегирует задачу, назначает ответственных, курирует процесс выполнения, реагирует на возникающие проблемы и подключает дополнительных участников при необходимости.
Подотчетный отвечает за учет использования ресурсов, контроль качества и соблюдение сроков выполнения задачи.
Consulted (Консультант)
Консультантом назначается лицо, не участвующее непосредственно в выполнении задачи, но помогающее информационно.
Часто консультанты — это эксперты в выбранной области, более опытные участники команды или коллеги с релевантным опытом.
Консультанты корректируют ход работ при необходимости и дают советы и рекомендации исполнителям задачи.
Informed (Информированный или наблюдатель)
В роли информированного может выступать любое заинтересованное лицо, такое как руководитель подразделения, руководитель команды, владелец компании, заказчик, клиент. Этим участникам процесса должна своевременно доноситься информация о ходе выполнения работ, прогрессе или возникающих проблемах.
Зачем составлять матрицу ответственности
Задач, которые может решить диаграмма RACI, несколько:
Контроль над выполнением задач. Матрица ответственности помогает определить, кто отвечает за выполнение конкретной задачи.
Распределение ответственности. Каждый участник команды видит, какая роль ему назначена и какой вклад необходим для успешного выполнения проекта.
Повышение прозрачности. Матрица ответственности является инструментом, который делает видимым вклад каждого участника в проект.
Улучшение коммуникации. За счет четкого определения ответственности и ролей участников проекта улучшается коммуникация внутри команды. Каждый знает, к кому обратиться по конкретному вопросу или проблеме.
Улучшение управления рисками. Матрица помогает выявить потенциально узкие места в проекте и обеспечивает оперативное реагирование при возникновении проблем.
Разновидности RACI-матриц и смежные подходы
Подход RACI гибок и может подстроиться под нужды любого проекта, но существуют и другие разновидности матрицы, в которых добавлены дополнительные роли:
RACIQ — матрица, в которой к привычным четырем ролям добавляется пятая — Quality. Это сотрудник, в обязанности которого входит оценка результатов работы и контроль качества.
RASCI — матрица, в которой дополнительно добавляется роль Supportive. Сотрудник выполняет роль поддержки для ответственного за выполнение, но сам не несет ответственности за результат.
RACI-VS — в стандартную матрицу добавляются две дополнительные роли: Verifier и Signatory. В обязанности этих сотрудников входит приемка работ в соответствии с принятыми стандартами качества и согласование передачи продукта в эксплуатацию.
RACIO или CAIRO — к модели RACI добавляется необычная роль — Out of the loop. Что переводится как участник команды, которого не должно быть в рабочем процессе.
DACI — похожая по смыслу матрица, но с отличными ролями:
- Driver (Ведущий). Участник выступает в качестве инициатора процесса, он формирует цели и определяет необходимые шаги для их достижения.
- Approver (Утверждающий). Участник принимает окончательные решения и утверждает результаты работ.
- Contributor (Участник). Участник активно участвует в работе над проектом, вносит свой вклад и выполняет задачи в соответствии с назначенной ролью. Он отвечает за выполнение задач и достижение поставленных целей.
- Informed (Информируемый). Участник не принимает активного участия в процессе принятия решений и выполнения задач, но оповещается о ходе работы, принимаемых решениях и изменениях по мере необходимости.
RAPID — матрица имеющая роли:
- Recommend (Рекомендовать). Участник предлагает решения и дает рекомендации по принятию решений. Он обладает экспертными знаниями и опытом в определенной области.
- Agree (Соглашаться). Участник принимает окончательное решение по предложенным вариантам и обеспечивает согласованность с общими целями и стратегией организации.
- Perform (Выполнять). Участник ответственен за выполнение решений и задач, которые были приняты.
- Input (Подавать информацию). Участник предоставляет необходимую информацию и данные для принятия решений.
- Decide (Принимать решение). Участник принимает ключевые решения, опираясь на рекомендации, согласование, входные данные и свою экспертизу.
Как создается матрица RACI: пошаговая инструкция
Шаг 1: Определите область применения
Первым шагом стоит определить, для какого проекта или задачи создается матрица RACI.
Например, для проекта по разработке сайтов.
Шаг 2: Напишите список задач или процессов
Составьте список задач, действий или процессов, которые требуется выполнить в рамках выбранного проекта или задачи.
Пример списка задач для матрицы RACI
Шаг 3: Определите участников
Определите всех участников команды или организации, которые будут участвовать в процессе выполнения задач. Учтите их возможные роли, наличие компетенций и важность для процесса.
Пример определения участников команды по матрице RACI
Шаг 4: Назначьте роли
Для каждой задачи из ранее собранного списка определите участников и назначьте каждому из них одну из четырех ролей:
- Responsible (Ответственный);
- Accountable (Подотчетный);
- Consulted (Консультант),
- Informed (Информируемый).
Для удобства в матрице можно использовать только первые буквы ролей.
Пример распределения ролей в матрице RACI
Шаг 5: Проверьте, согласуйте и утвердите
Обсудите созданную матрицу с участниками команды и заинтересованными сторонами. Убедитесь, что все понимают свои роли и обязанности и согласны с распределением ролей.
После обсуждения утвердите матрицу и оставьте ее в свободном доступе для всех участников. Так все члены команды всегда будут иметь под рукой информацию о том, к кому обращаться при возникновении сложностей.
Шаг 6: Мониторьте и корректируйте изменения
При изменениях проекта, процесса или действия, матрица также должна быть скорректирована. В матрицу при необходимости стоит добавлять новые этапы или исполнителей, а также корректировать роли уже существующих.
Ошибки при составлении матрицы RACI
При составлении матрицы RACI могут возникнуть следующие ошибки:
1. Неправильное распределение ролей. Может привести к недопониманию обязанностей каждого участника команды и, как следствие, к неэффективной реализации проекта.
2. Отсутствие ясности в распределении ответственности. Если зоны ответственности не распределены четко и ясно, возможно возникновение путаницы при выполнении задач, дублирование работы или, наоборот, упущение важных деталей проекта.
Например, если назначить ответственными сразу несколько разноплановых специалистов на одном и том же этапе работ, то может возникнуть конфликт и непонимание зон ответственности. В таких случаях лучше назначить одного специалиста ответственным, а смежных — консультантами или наблюдателями.
3. Недостаточное вовлечение в процесс. Если не все участники команды активно вовлечены в процесс составления матрицы RACI, это может привести к недостаточной мотивации для выполнения задач.
4. Избыточность ролей. Назначение большого количества ответственных лиц в матрице RACI может затруднить управление проектом, увеличить количество согласований, вызвать сложности при приемке конечного результата и привести к конфликтам в команде.
Например, есть задача отрисовать баннер для сайта. Если назначить слишком много ответственных, консультантов и наблюдателей, то это может превратиться в бесконечные круги согласований и переделок, так как у каждого участника свой вкус и каждый будет вносить свои корректировки, не влияющие существенно на внешний вид готовой работы.
5. Игнорирование изменений. Матрица RACI должна быть динамическим инструментом, способным адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам. Игнорирование изменений и недостаточная реакция на них может привести к провалу проекта.
Например, изначально проект имел 6 этапов разработки, для каждого из них были назначены роли для участников команды. Но в ходе работ заказчик внес корректировки и этапов стало 8.
В этом случае не стоит надеяться, что специалисты сами распределят новые обязанности и выполнят работу в нужном объеме. Такой подход может привести к перегрузке специалистов, недостатку ресурсов или размытию зон ответственности — сотрудники будут переводить стрелки друг на друга.
При подобном изменении проекта стоит пересмотреть матрицу ответственности, скорректировать или перераспределить роли и при необходимости привлечь дополнительных специалистов.
6. Использование имен вместо ролей. В матрице желательно не привязываться к конкретным сотрудникам и не вписывать имена, так как с сотрудником могут происходить разные форс-мажоры – от выхода на больничный до увольнения, и проект не должен от этого страдать. Лучше указывать именно роли, например «дизайнер».
Если вам требуется помощь с распределением ролей в проекте или продуктовой команде — обращайтесь в Neogenda. Мы детально изучим потребности вашего бизнеса и предложим решение на бесплатной консультации в Zoom.
