Канбан доска: как правильно настроить рабочий процесс

Метод Канбан возник в 1950-х годах благодаря компании Toyota. Тайити Оно, менеджер компании, столкнулся с серьезной проблемой: как организовать эффективное производство в условиях ограниченных ресурсов послевоенной Японии?

Решением стала система, где производство деталей начиналось только по сигналу от следующего этапа работы.

На практике это работало примерно так:

• Каждый цех или участок производства имел две корзины для деталей: одну — с деталями, над которыми сейчас работают, и пустую, которую отправляли «назад» с заказом на новые детали.
• К каждой корзине прикреплялась физическая карточка, на которой указывалось точное количество и тип необходимых деталей.
• Рабочий на каждом участке брал детали только тогда, когда они требовались для текущей работы. Когда запас деталей уменьшался до определенного уровня, он отправлял пустую корзину с карточкой-канбаном на предыдущий участок.
• Получив корзину с карточкой, рабочие предыдущего участка понимали, что пора производить новую партию деталей именно того типа и в том количестве, которое указано на карточке.

Это полностью меняло логику производства. Вместо традиционной системы «делаем детали и отправляем их вперед независимо от потребности», Toyota внедрила принцип «производим только то, что запросили следующие участки и ровно в том количестве, которое необходимо».

Такая система помогла Toyota сократить склады запасных частей, уменьшить перепроизводство и сделать всю цепочку производства более гибкой и эффективной. А в результате — стать одной из крупнейших компании в мире.

В статье разбираемся, что такое Канбан-метод, как он устроен и как его внедрить в свою компанию.

Что такое Канбан-метод

Канбан — это инструмент визуализации рабочих процессов, который позволяет наглядно представить все задачи и их текущий статус.

После Toyota канбан-метод перекочевал и в другие сферы: IT, разработка, менеджмент. На смену корзинам пришли физические и виртуальные доски, разделенные на колонки, где каждая колонка представляет определенный этап рабочего процесса. А карточки внутри колонок — конкретные задачи.

Главная идея канбана проста: сделать наглядным весь поток задач. Определить, где возникают заторы и оптимизировать рабочий процесс.

Ключевые принципы Канбана

Канбан — целая философия организации работы. Метод основан на нескольких ключевых принципах:

1. Визуализация рабочих процессов. Все задачи должны быть отражены на доске. Так команда лучше понимает, что происходит, где возникают проблемы и как распределяется нагрузка. Визуализация помогает быстрее выявлять узкие места и устранять их.

2. Ограничение незавершенной работы (WIP-лимиты). В команде должен быть лимит на количество задач, находящихся в работе одновременно. Это помогает фокусироваться на конкретных задачах и не распыляться.

3. Управление потоком. Команда должна отслеживать, как задачи перемещаются по доске и устранять препятствия. Это позволяет добиться равномерного темпа работы и избежать ситуаций, когда задачи подолгу застревают на одном этапе.

4. Повышение прозрачности. Правила работы с доской должны быть ясными и понятными для всех участников процесса. Каждый член команды должен знать, по каким критериям задача переходит на следующий этап.

5. Непрерывное улучшение. Команда должна регулярно анализировать свою работу и вносить улучшения в процесс. Это позволит постепенно устранять проблемы и делать работу более эффективной.

Еще один важный принцип Канбана — работа «вытягивается»: новая задача берется в работу только тогда, когда есть ресурсы на ее выполнение. То есть, команда сама берет задачи из бэклога в соответствии со своей реальной загруженностью.

Например, если в колонке «Разработка» установлен лимит в 3 задачи, то четвертую задачу можно взять только после того, как одна из трех текущих будет завершена и перемещена в следующую колонку.

Этот принцип помогает:

• не перегружать команду;
• понимать реальную пропускную способность системы;
• сокращать время выполнения задач;
• повышать предсказуемость сроков.

В традиционном подходе менеджеры распределяют задачи между сотрудниками и часто не учитывают реальную загрузку исполнителей.

Чем Kanban отличается от Scrum

В Scrum команда берет на себя определенное количество задач на спринт и работает над ними до дедлайна. В канбане фокус смещается на поток работы и ограничение количества задач в процессе выполнения. Новые задачи могут добавляться в бэклог в любой момент, если это не нарушает установленные правила.

Ключевые отличия от Scrum:

В Канбане нет фиксированных итераций (спринтов). Работа движется непрерывным потоком.

Scrum предполагает фиксированные роли (Scrum Master, Product Owner, команда разработки), тогда как для Канбана не нужно вводить новые роли.

В Канбане изменения можно вносить в любой момент, а в Scrum — обычно в начале нового спринта.

Из чего состоит базовая Канбан-доска

В самом простом виде канбан доска состоит из трех основных колонок:

• Бэклог — задачи, которые нужно выполнить. Отсюда задачи попадают в работу.
• В работе — задачи, над которыми команда работает прямо сейчас.
• Готово — выполненные задачи, которые прошли проверку и переданы клиенту.

Но в реальности на доске больше колонок и зависимостей. Поэтому в целом можно выделить несколько основных колонок:

• Бэклог — список задач и область, где происходит приоритизация. Здесь решается, какие задачи будут взяты в работу следующими.
• Колонки анализа/проектирования — здесь команда изучает требования, оценивает сложность и продумывает решение. На этом этапе канбан карточка может дополняться деталями.
• Колонки разработки — непосредственное создание продукта.
• Колонки проверки/тестирования — здесь проверяют продукт на соответствие требованиям, наличие дефектов и т. д.
• Колонки выпуска/релиза — финальные шаги перед отправкой результата клиенту.

Также в канбан-доске можно условно выделить 2 точки:

• Точка принятия обязательств — момент, когда команда официально берет задачу в работу и обязуется ее выполнить. На канбан-доске это обычно граница между колонкой «Бэклог» и первой колонкой активной работы.
• Точка поставки продукта — момент, когда работа считается полностью завершенной и переданной клиенту.

Важный момент: часто между основными этапами добавляют буферные колонки вроде «Ожидает тестирования» или «Готово к проверке». Это делается для того, чтобы показать завершенность задачи на одном этапе и ее готовность перейти на следующий.

Как можно улучшить канбан-систему

Когда компания только начинает работать с канбаном, достаточно базовой доски с колонками и карточками. Но со временем систему приходится перестраивать под специфику бизнеса. Здесь на помощь приходят продвинутые элементы канбан-системы.

Горизонтальные дорожки (swimlanes) для разных типов работ

Канбан-доску можно разделить по горизонтали — на так называемые дорожки или swimlanes. Дорожки позволяют группировать карточки канбан по определенным признакам:

• По типам работ. Например, отдельные дорожки для разработки новых функций и исправления ошибок. Это помогает не забывать о важных, но не срочных задачах.
• По проектам или продуктам. Если команда работает над несколькими проектами одновременно, дорожки помогут визуально разделить их на доске.
• По классам обслуживания. Можно создать полосу для срочных задач и обычные полосы для стандартных работ.

По командам или исполнителям.

Например, канбан-доска для проекта по разработке ПО может состоять из таких дорожек:

• срочные исправления (верхняя дорожка с высшим приоритетом);
• новые функции (основной поток разработки);
• улучшения UX/UI (доработки интерфейса);
• технический долг (архитектурные улучшения, рефакторинг).

Дорожки позволяют визуально контролировать баланс разных типов работ. Например, если в дорожке «Технический долг» задачи постоянно застревают, это сигнал, что команда накапливает технические проблемы, которые потом могут замедлить разработку.

Дополнительные визуальные элементы

Визуальные элементы можно использовать, чтобы сделать информацию более наглядной и доступной.

Цветовая кодировка. Разные цвета канбан-карточек могут означать:

• тип работы (зеленый — новая функция, красный — баг);
• приоритет (красный — высокий, желтый — средний, зеленый — низкий);
• продукт или проект;
• команду или отдел.

Метки и флаги. Небольшие маркеры, которые добавляют дополнительную информацию:

• блокеры (задача застряла из-за внешних факторов);
• зависимости от других задач;
• крайние сроки;
• статус проверки.

Индикаторы времени. Маркеры, показывающие, сколько времени задача находится в текущем статусе:

• счетчики дней;
• цветовые индикаторы (зеленый → желтый → красный. По мере старения задачи).

Что такое WIP-лимиты и как их определить

WIP-лимиты (Work In Progress — работа в процессе) — это ограничение количества задач, которые могут одновременно находиться в работе на определенном этапе.

Как рассчитать оптимальные WIP-лимиты

Не существует универсальной формулы для расчета идеальных WIP-лимитов. Но определить примерные значения можно с помощью формулы Литтла.

Формула выглядит так:

L = λ x W

Буквы означают:

• L — количество задач в работе;
• λ — пропускная способность (Throughput);
• W — время цикла (Lead Time).

Пропускная способность (Throughput) — количество задач, которые команда завершает за определенный период времени (день, неделю, месяц). Это метрика скорости работы команды. Например, если за неделю команда завершила 10 задач, то пропускная способность составляет 10 задач в неделю.

Время цикла (Lead Time) — это время, которое проходит от момента, когда канбан-карточка попадает на доску (точка принятия обязательств), до момента, когда задача полностью завершена (точка поставки продукта).

Допустим, среднее время выполнения одной задачи составляет 2 недели (время цикла W = 2 недели). А пропускная способность равна 10.

Тогда по формуле Литтла оптимальным количеством задач в работе будет: 10 задач/неделю × 2 недели = 20 задач.

Кроме формулы Литтла можно использовать другие методы:

• Эмпирический подход. Начните с существующей ситуации. Посмотрите, сколько задач обычно находится в работе на каждом этапе, и установите лимит немного ниже этого значения (на 10–20%). Постепенно снижайте или повышайте лимит и наблюдайте за производительностью команды.
• Подход от узкого места. Определите самый медленный этап в вашем процессе (узкое место) и установите лимит, равный его пропускной способности.

И помните. Нет правильного или неправильного WIP-лимита. Есть только тот, который работает лучше в конкретной ситуации.

Как WIP-лимиты улучшают поток работы

Ускоряют выполнение задач. Парадоксально, но, чем меньше задач в работе, тем быстрее люди их завершают.

Повышают предсказуемость. Нормированное количество задач снижает нагрузку на команду, время выполнения задач становится более предсказуемым.

Улучшают качество работы. Из-за меньшего одновременного количества задач команда может уделить больше внимания деталям и качеству продукта.

Выявляют проблемы. Если задача застревает на каком-то этапе, это сразу становится заметно, поскольку лимит не позволяет начинать новые задачи.

Как адаптировать лимиты под разные этапы и типы задач

WIP-лимиты не должны быть одинаковыми для всех этапов и типов работ. Вот несколько принципов их адаптации:

1. Учитывайте специфику этапа. На этапах с высокой неопределенностью (например, исследование) лучше использовать более низкие лимиты, чем на предсказуемых этапах (вроде тестирования по чек-листу).
2. Адаптируйте лимит под размер команды. Очевидно, что команда из 5 человек может параллельно работать над большим количеством задач, чем команда из 2 человек.
3. Учитывайте типы задач. Для разных типов задач могут потребоваться разные лимиты. Например, для срочных исправлений ошибок можно выделить отдельный поток с собственными лимитами.
4. Используйте буферные колонки. Они помогают сгладить разницу в скорости работы разных этапов.
5. Регулярно пересматривайте лимиты. Анализируйте как работает система и корректируйте лимиты по мере необходимости.

Как внедрить Канбан-систему в компанию

Внедрение Канбан можно разделить на несколько последовательных этапов:

• согласование с руководством;
• аудит текущих процессов;
• проектирование доски;
• установка WIP-лимитов;
• внедрение доски в работу;
• измерение и улучшение.

На этапе согласования нужно объяснить руководству и ключевым сотрудникам преимущества канбан и как он решит конкретные проблемы.

На этапе аудита нужно пройтись по нескольким пунктам:

1. Собрать всю команду и провести сессию для создания ценности. Это поможет выявить, как на самом деле движутся задачи от идеи до реализации.
2. Задать вопросы: «Как появляются задачи?», «Какие этапы они проходят?», «Где чаще всего возникают задержки?», «Кто за что отвечает?».
3. Зафиксировать не идеальный, а реальный процесс со всеми его недостатками. Часто выясняется, что официальный процесс и то, как работа выполняется на практике — это разные вещи.
4. Измерить ключевые показатели: сколько времени задача проводит на каждом этапе, как часто возвращается на доработку, сколько задач обычно находится в работе одновременно.
5. Выявить проблемные участки: где образуются заторы, где задачи застревают, где качество страдает из-за спешки.

После аудита можно приступать к проектированию первой версии канбан-доски. Главный принцип здесь — простота. Не пытайтесь создать идеальную доску с первого раза. Начните с минимальной работоспособной версии и постепенно улучшайте ее. Вот шаги для создания базовой канбан доски:

1. Определите основные стадии рабочего процесса. Для начала достаточно 3: «Бэклог», «В работе», «Готово» и 1–2 промежуточных стадии, специфичных для вашего процесса.
2. Решите, какую информацию будут содержать канбан-карточки. Обычно это название задачи, ответственный, дедлайн, приоритет и краткое описание.
3. Выберите формат доски — физическая (стена с стикерами) или цифровая. У каждого варианта есть свои преимущества. Физическая доска более наглядна, цифровая удобна для распределенных команд.
4. Создайте шаблоны карточек, которые будут содержать всю необходимую информацию в шаблонизированном виде.
5. Установите начальные WIP-лимиты.

После создания доски ее нужно внедрить в жизнь команды. Вот несколько шагов, которые помогут это сделать:

1. Проведите обучающую сессию для всей команды. Объясните принципы канбан, как работает доска, что означают WIP-лимиты и какие правила нужно соблюдать.
2. Перенесите все текущие задачи на доску. Это покажет чем занята команда, поможет выявить перегруженные участки.
3. Введите ежедневные стендап-митинги (15–20 минут), где каждый член команды рассказывает о своих задачах, проблемах и плане действий.
4. Назначьте ответственного за актуализацию доски.
5. Начните собирать метрики: время цикла (сколько времени задача проводит на доске от начала до конца), пропускная способность (сколько задач команда завершает за период), распределение задач по колонкам.
6. Проводите регулярные ретроспективы (раз в 2–4 недели) и обсуждайте работу канбан-системы и возможные улучшения.

Типичные ошибки при работе с канбан-досками

Ошибка №1: Отдельная доска для каждого проекта

Часто команды создают разные канбан доски для каждого проекта. Сначала это кажется логичным: разные проекты — разные доски. Но что происходит, когда люди работают над несколькими проектами одновременно?

У каждого сотрудника появляется несколько приоритетов №1, несколько приоритетов №2 и так далее. Такой подход не дает реально оценить загруженность команды и ее пропускную способность.

Решение: создавать доски не для проектов, а для команд. Одна команда — одна доска, на которой отражаются все задачи этой команды, независимо от проекта.

Ошибка №2: Колонки по отделам, а не по активностям

Многие команды используют названия отделов или людей: «IT», «Дизайн», «Маркетинг».

Колонки должны представлять активности, а не людей или отделы. Активность — это то, что происходит с задачей, а не то, кто над ней работает.

Проблема в том, если рассматривать процесс как набор отделов, то сложнее увидеть, где именно задачи застревают и почему.

Решение: используйте названия, отражающие конкретные действия. Например, «Проектирование» и «Тестирование». Каждая колонка должна представлять конкретный этап работы.

Ошибка №3: Выделенная колонка для заблокированных задач

Многие команды создают специальную колонку «Заблокировано» и помещают туда все задачи, работа над которыми приостановлена из-за каких-то препятствий. На первый взгляд это логично — ведь мы освобождаем место в колонках с WIP-лимитами.

Но такой подход имеет серьезные недостатки:

1. Создает впечатление, что блокировка — это нормальная часть рабочего процесса.
2. Заблокированные задачи как бы исчезают из поля зрения, теряется чувство ответственности за их завершение.
3. Становится сложно отслеживать, сколько времени на самом деле уходит на выполнение задачи с учетом периодов блокировки.

Решение: оставляйте заблокированные задачи в тех колонках, где они застряли, но помечайте их специальными маркерами. Так они не пропадут из поля зрения.

Ошибка №4: Удаление карточек с незавершенными задачами

Иногда в процессе работы выясняется, что задача больше не актуальна или ее нельзя выполнить. Часто такие карточки удаляют с доски. Это ошибка по двум причинам:

Это мешает оценивать WIP-лимиты и применять формулу Литтла, т. к. не все задачи, вошедшие в систему, пройдут через нее и будут участвовать в расчетах.

Это мешает анализировать причины, почему задача не была завершена, как это произошло и что можно улучшить, чтобы этого избежать в будущем.

Решение: вместо удаления добавляйте метку «Отменено» к карточке и перемещайте ее в колонку «Готово».

Ошибка №5: Перемещение карточек назад по доске

Иногда команды перемещают карточку назад в предыдущую колонку, если задача не соответствует критериям качества на одном из этапов. Это приводит к проблемам:

• Анализировать выполнение работы и прогнозировать сроки становится сложнее.
• Скрываются реальные проблемы, из-за которых рабочий процесс нарушается.
• Увеличивается общее время выполнения задачи из-за постоянных возвратов.

Решение: оставляйте задачу в текущей колонке и работайте над устранением недостатков. Если нужно, создавайте подзадачи или используйте специальные маркеры для задач, требующих доработки.

Важно. Настоящее завершение задачи — это не просто перемещение канбан карточки в последнюю колонку. Это момент, когда результат работы действительно используется и приносит ценность.

Многие команды ошибочно считают, что задача завершена, когда разработка окончена. На самом деле, задача по-настоящему завершена в момент, когда она:

• прошла тестирование;
• развернута в продакшн-среде;
• пользователи действительно используют продукт;
• продукт работает корректно.

Как понять, что Канбан приносит пользу

Сначала нужно собрать данные для анализа:

• Когда задача появилась на доске.
• Когда она перешла из одной колонки в другую.
• Когда задача была завершена.

На основании этих данных можно узнать:

• среднее время цикла;
• изменение времени цикла;
• пропускную способность.

Среднее время цикла вычисляется как разница между временем завершения задачи (пункт 3) и временем ее появления на доске (пункт 1). Эта метрика помогает прогнозировать время выполнения будущих проектов. Например, если среднее время цикла составляет 10 дней с отклонением ±2 дня, то с высокой вероятностью новая подобная задача будет выполнена за 8–12 дней.

Об изменении времени цикла можно судить по времени цикла для задач за разные периоды. По данным о появлении и завершении задач (пункты 1 и 3), можно определить, становится ли система быстрее или медленнее. Если среднее время выполнения задач растет, значит, в системе появились проблемы, которые нужно решать.

Пропускная способность измеряется количеством завершенных задач (пункт 3) за определенный период времени. Стабильность этого показателя говорит о предсказуемости работы команды. Если количество завершенных задач за период примерно одинаково, значит, команда работает в постоянном ритме.

Дополнительно можно анализировать эффективность потока (Flow Efficiency). Метрика показывает, какой процент времени цикла задача действительно находилась в активной работе, а не просто ожидала.

Формула для расчета эффективности потока:

(Время активной работы/Общее время цикла) × 100%

Чем выше значение эффективности, тем лучше.

С точки зрения долгосрочного эффекта Канбан поможет проанализировать изменения в компании с помощью кумулятивной диаграммы потока (Cumulative Flow Diagram, CFD).

CFD выглядит как график с накоплением, где:

• Ось X — это время.
• Ось Y — количество канбан карточек.
• Разные цвета показывают разные стадии рабочего процесса.

Для примера рассмотрим тренды по оранжевой и черной линиям на диаграмме (колонки «План» и «Готово»).

По графику видно, что тренды со временем расходятся. Это может говорить о том, что количество рабочих элементов в системе растет. А значит — будет расти среднее время производства.

Угол отклонения трендов от горизонтальной оси показывает скорость поступления рабочих элементов в колонку «План» и убыль выполненных рабочих элементов в колонку «Готово». По графику видно, что скорость поступления работы превышает скорость ее завершения.

В целом при анализе CFD вы можете обнаружить:

• Расширяющиеся полосы — признак того, что задачи застревают в определенных статусах.
• Параллельные верхнюю и нижнюю линии — признак стабильной системы, где поступление и завершение задач сбалансированы.
• Растущее расстояние между верхней и нижней линиями — накопление незавершенной работы.

Как использовать метрики для оптимизации рабочего процесса

Выявлять узкие места. Если задачи застревают в определенной колонке (видно по расширению соответствующей полосы на CFD), возможно, в этой стадии не хватает ресурсов или есть другие препятствия.

Настраивать WIP-лимиты. Если время цикла слишком большое, возможно, команда берет в работу слишком много задач одновременно. Ограниченное количество задач в работе может значительно сократить время выполнения.

Распределять процессы. Если одни колонки постоянно переполнены, а другие пустуют, процесс несбалансирован. Перераспределение ресурсов поможет грамотно распределить ресурсы и сделать выполнение задач более предсказуемым.

Что в итоге

• Канбан-метод — инструмент визуализации рабочих процессов для повышения эффективности работы.
• Метод основан на ключевых принципах: визуализация, ограничение незавершенной работы, управление потоком, повышение прозрачности, непрерывное улучшение.
• Канбан-доска состоит из трех основных колонок: «Бэклог», «В работе», «Готово». Продвинутые элементы канбан-системы включают горизонтальные дорожки (swimlanes) и дополнительные визуальные элементы.
• WIP-лимиты (Work In Progress — работа в процессе) помогают оптимизировать поток работы и повысить предсказуемость.
• Внедрение канбан-системы в компанию проходит через несколько этапов: согласование, аудит, проектирование, установка WIP-лимитов, внедрение, измерение и улучшение.Типичные ошибки при работе с канбан-досками: создание отдельных досок для каждого проекта, использование колонок по отделам, выделение колонки для заблокированных задач, удаление карточек с незавершенными задачами, перемещение карточек назад по доске.

Канбан — это не просто доска со стикерами, а мощный инструмент управления потоком работ, который помогает команде работать более эффективно. Он не задает жестких правил, а дает гибкий фреймворк, который можно адаптировать под нужды вашей команды и постоянно улучшать.

Если хотите внедрить Канбан в компанию и вывести компанию на новый уровень, обратитесь за помощью в Neogenda. Просто запишитесь на бесплатную консультацию, и наши эксперты помогут интегрировать систему в ваш бизнес.