Контрольная диаграмма: как с ее помощью визуализировать отклонения в производственном процессе

Контрольная диаграмма (Control Chart, диаграмма контрольных точек или контрольная карта) была создана еще в 1924 году Уолтером Шухартом – американским экономистом, работавшим над теорией управления качеством. Несмотря на почтенный возраст, диаграмма до сих пор пользуется популярностью в менеджменте.

Контрольная диаграмма – это визуальный инструмент, используемый для отслеживания хода рабочего процесса и его оптимизации. На диаграмме видно, сколько времени уходило на рабочие задачи в тот или иной период времени. Благодаря этому можно выявить отклонения от нормы, чтобы устранить их, а также снизить риск их появления в будущем.

Далее в статье:

• что включает в себя контрольная диаграмма;
• зачем анализировать контрольную диаграмму;
• как это делать.

Но перед этим пару слов о себе. Neogenda – это консалтинговая компания. Мы помогаем компаниям освоить современные подходы и методы менеджмента. На нашем счету более 100 управленческих кейсов, 5 000 учеников и 40 лет практики. Наши клиенты – это Сбер, МТС, Тинькофф, Билайн, Raiffeisen Bank, Магнит, Яндекс, Авито, Азбука Вкуса и другие компании, которые вам скорее всего тоже известны. Если вы считаете, что ваш бизнес может стать прибыльнее за счет грамотного внедрения современных управленческих практик – обратитесь за бесплатной консультацией в Neogenda.

👉 Читайте также: «Что такое управление рисками и почему это важно»

Что включает в себя контрольная диаграмма

С момента создания контрольных диаграмм, появилось большое количество их разных вариаций. Их используют не только в менеджменте, но и в медицине, науке, а также еще в ряде других дисциплин. Но даже если говорить о сфере управления, контрольные диаграммы могут различаться из-за особенностей интерфейса сервиса, в котором их можно составить.

Тем не менее, любая контрольная карта будет включать в себя ряд элементов, которые мы разберем ниже. Рассмотрим, какие элементы может включать в себя контрольная диаграмма, используемая в менеджменте.

Что включает в себя контрольная диаграмма (основные и дополнительные элементы):

• Шкала оси X – на ней расположены даты завершения задач.
• Шкала оси Y – здесь указана временная шкала, которая отображает, за сколько времени была выполнена та или иная задача. Чаще всего измеряется в днях. Если говорить о Канбан-метриках, чаще всего на ней смотрят Lead Time и Cycle Time. К этому мы еще вернемся в разделе про анализ контрольной диаграммы.
• Точки – это выполненные задачи, время выполнения которых и анализируется на диаграмме. Положение точки на оси X чаще всего обозначает дату, в которую она была завершена, а положение на оси Y – количество дней, прошедших с взятия задачи в работу до ее сдачи заказчику.
• Средняя – это линия, которая указывает среднее время, необходимое для на выполнение задачи. Чаще всего это арифметическое среднее, вычисленное из времени выполнения предыдущих задач за определенный период, достаточный для статистически достоверных расчетов. В зависимости от интерфейса вашего ПО для управления проектом или продуктом, вам может отображаться еще и скользящая средняя.
• Верхняя и нижняя контрольная границы. Тут немного сложнее. Верхняя граница — это арифметическое среднее + 3 среднеквадратических отклонения, а нижняя граница — это арифметическое среднее — 3 среднеквадратических отклонения. Если не погружаться в дебри математики, то это границы, в которых отклонения показателей считаются допустимыми. То есть, если задача выполнилась быстрее или медленнее среднего значения, но в рамках контрольных границ — это допустимое отклонение в системе. Если значение вышло за эти границы — это аномалия.
• SLA. Иногда вместо средней и контрольных границ указывается SLA. Это время, которое зафиксировано в соглашении об уровне услуг. То есть, это может быть максимально возможное время на выполнение задачи, которое вы обсудили с заказчиком.

Итак, мы разобрали, что может включать в себя контрольная диаграмма. Далее расскажем о том, зачем и как ее смотреть.

👉 Читайте также: «Управление бэклогом продукта: методы, инструменты и советы»

Зачем анализировать контрольную диаграмму

Представим, что ваша производственная система отработала какое-то продолжительное время, за которое выполнила некоторое количество задач. На основе этих данных вы можете построить контрольную диаграмму, чтобы:

• Вовремя увидеть какие-то отклонения в процессе. Например, увидеть, что по каким-то причинам ваши задачи в последнее время стали выполняться дольше, чем обычно. Так вы сможете быстрее предпринять какие-то действия по устранению помех в процессе.
• Выявить определенные закономерности в ваших процессах и построить по ним гипотезы, чтобы их подтвердить или опровергнуть. Например, вы можете обратить внимание, что на графике происходят какие-то аномальные всплески, в рамках которых задачи выполняются дольше. Например, такое может возникать при тестировании перед масштабным обновлением приложения, во время которого «выползают» всякие дефекты и команда тратит много времени на их устранение.
• Спрогнозировать производительность вашей команды. Скажем, если вы построили диаграмму за двухнедельный период, вы можете увидеть, сколько ваша производственная система выполнила задач за это время. По сути, это значение является пропускной способностью вашей системы.

👉 Читайте также: «Как управлять временем производства с помощью WIP-лимитов»

Как анализировать контрольную диаграмму

Итак, давайте еще раз посмотрим на какой-нибудь упрощенный пример контрольной диаграммы.

На диаграмме видно, что большинство выполненных задач находится в зоне контрольных границ, но 3 задачи выступают за их пределы. Кроме того, видно, что некоторые задачи находятся близко к средней, а некоторые задачи расположены выше или ниже ее, ближе к контрольным границам.

Если задача находится в пределах контрольных границ – это нормальное поведение системы. В этом случае действует правило трех сигм. Оно звучит так: с крайне высокой вероятностью случайная величина не отклонится от своего среднего значения более, чем на три сигмы. А сигма – это среднеквадратическое отклонение, про которое мы уже рассказывали выше. Соответственно, верхняя и нижняя контрольная границы = + и — 3 сигмы.

Что делать: можно ничего не делать, такие показатели считаются допустимыми. Но если вы хотите улучшить свою систему и сделать Lead или Cycle Time запросов еще меньше, то вам нужно серьезно заняться улучшением процессов. Вам нужно искать узкое звено производственной системы.

Узкое звено производственной системы – это этап рабочего процесса с самой низкой пропускной способностью. Нужно увеличить пропускную способность в этом этапе, чтобы вся система стала работать быстрее, но уперлась в другое узкое звено. Как это может выглядеть: вы наняли еще одного программиста, чтобы на этом этапе быстрее проходило больше задач и не тормозились другие проекты.

Если задача находится за пределами контрольных границ – это аномалия.

Что делать: разбираться отдельно в этой ситуации, чтобы понять, почему задача делалась так долго. Нужно анализировать ход задачи, смотреть, какой Cycle Time у каждого из ее этапов, чтобы понять, на каком из них она задержалась и почему. Например, заболел заказчик и долго не мог принять задачу, отчего она долго находилась на этапе «Приемка». Cycle Time этапа «Приемка» вырос, как и вырос весь Lead Time задачи.

А ситуаций, когда задача делается слишком быстро, практически не возникает..

Теперь давайте рассмотрим примеры поведения системы, которые с большой вероятностью могут повстречаться вам в жизни. Они будут характерно выражены на диаграмме.

👉 Читайте также: «Системный подход к использованию Канбан: разбираемся как нам поможет STATIK»

Частые паттерны контрольной диаграммы

Затруднения в производственном процессе

В этом случае количество задач, выполнение которых просрочили, будет плавно расти.

Такое может означать, что в системе появилось какое-то узкое горлышко, которое тормозит завершение процессов. Но, при этом, новые запросы в систему продолжают поступать и они берутся в работу.

С такой системой нельзя делать прогноз по крайним срокам выполнения задач, взятых в работу. Они могут выполняться неопределенный период времени.

Ускорение процесса

В этом случае Lead Time задач будет снижаться.

Например, такое может быть, если для работы над продуктом только собрали команду. У нее ушло некоторое время на то, чтобы сработаться и выполнять задачи быстрее.

Стабильная система

В этом случае можно легко спрогнозировать Lead Time задачи, которую вы только будете брать в работу.

Скопления задач

Такое может случаться при каких-то глобальных событиях, во время которых система испытывает перегрузку.

Например, при большом обновлении продукта. Представьте: сначала команда старалась успеть к дедлайну и выполнила много задач низкой срочности, которые висели мертвым грузом в работе, отчего вышли за пределы контрольных границ. А потом еще и вышло обновление, после которого команда начала устранять дефекты, обнаруженные после релиза. В подобные временные периоды Lead Time некоторых задач может выходить сильно за пределы верхней контрольной границы. Но такие периоды выглядят на контрольной диаграмме небольшими всплесками, которые длятся недолго.

Нормальны ли такие всплески, если они проявляются систематически – решать вам. Нужно понять, приносят ли вам такие промедления убытки и исходить из этого.

В целом, анализируя контрольную карту, вы со временем сами выявите какие-то паттерны. Накопленный опыт поможет вам лучше понимать ее поведение вашей производственной системы.

Напутствие

Анализируйте контрольную диаграмму по разным срезам. Например, вы можете изучить Cycle Time каждого из циклов вашего производственного процесса. Также вы можете сравнить контрольные диаграммы у задач разного рода. Или еще сценарий: можно сравнить сотрудников одной должности и понять, кто из них работает продуктивнее. Экспериментируйте, чтобы выявлять полезные инсайты.

А если вам необходимо профессиональное внедрение современных управленческих практик – обратитесь за бесплатной консультацией в Neogenda.