Перевод статьи, опубликованной на https://kanbanize.com
Когда нужно визуализировать и оптимизировать работу в управлении проектами и разработке программного обеспечения, диаграммы играют ключевую роль. Популярные инструменты, такие как канбан-доска и Swimlane-диаграмма, помогают командам эффективно распределять задачи и отслеживать прогресс. Однако, для более глубокого анализа производительности, особенно если в проекте фиксированный бюджет и ограниченные ресурсы, нередко используется накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram, CFD).
Этот инструмент позволяет увидеть как задачи перемещаются через различные стадии процесса. Помогает команде лучше управлять нагрузкой, предотвращать увеличение времени поставки и избегать возможных блокировок. Расскажем как именно накопительная диаграмма потоков помогает оптимизировать рабочие процессы и что следует учитывать, когда решите ее использовать.
А чтобы внедрить передовые методы стратегического управления в свой бизнес, обратитесь в консалтинговую компанию Neogenda. Нам доверяют Сбер, Яндекс, Точка, X5 Group и другие компании. Обучаем сотрудников, проводим реорганизацию и предлагаем еще более 100 услуг. Бизнес, который работает на результат, начинается с бесплатной консультации от специалистов Neogenda.
Что такое накопительная диаграмма потока
Накопительная диаграмма потока (от англ. Cumulative Flow Diagram, CFD) — одна из самых продвинутых диаграмм Канбан и Agile-аналитики. График потока помогает наглядно увидеть три наиболее
- важных показателя ваших проектов:
- время цикла;
- пропускную способность;
- работу в процессе.
Основная цель диаграммы — показать общее количество задач в разных статусах, темп выполнения работы, стабильность потока. И помочь понять, на чем нужно сосредоточиться, чтобы процесс стал более предсказуемым. Она дает количественное и качественное представление о прошлых и существующих проблемах и помогает визуализировать огромные объемы данных.
Как читать накопительную диаграмму потока
Нужно увидеть, какие задачи в разработке и сколько выполнено работы? Эту информацию можно найти на изображении диаграммы потоков, — она показывает как задачи меняют состояние в зависимости от стадии рабочего процесса. Обычно задачи проходят через следующие этапы: «Запланировано», «В работе», «Готово к тестированию», «Тестирование» и «Завершено».
Стадия «Готово к тестированию» играет важную роль. Она обозначает завершение разработки и подготовку задачи к следующему шагу — проверке качества. Этот этап помогает команде отслеживать, сколько задач ожидают тестирования и предотвращает накопление задач, которые могут замедлить общий процесс.
Горизонтальная ось Х — это ось времени. Показывает временной интервал, например, спринт, для которого график отображает данные. Вертикальная ось Y показывает различные статусы совокупного количества задач в рабочем процессе.
Разноцветные полосы, которые разделяют участки восходящего потока — это разные этапы вашего рабочего процесса в том виде, в котором они отображаются на канбан-доске. Полосы всегда идут вверх или в сторону параллельно оси X —в зависимости от количества заданий, которые вы выполняете.
Верхняя граница каждой полосы на накопительной диаграмме потока — это точка входа для задач на соответствующем этапе. Нижняя граница показывает в какой момент эти задачи переходят дальше.
Если линия становится горизонтальной, значит на соответствующую стадию ничего не приходит или ничего не выходит из нее.
С помощью CFD можно понять сколько длятся циклы задач. Для этого нужно измерить расстояние по горизонтали между верхней границей первой стадии на диаграмме потока и нижней границей последней стадии «Завершено». Количество прошедших дней, недель, спринтов — это приблизительное среднее время такого цикла.
Расстояние между линиями накопительной диаграммы потока покажет проблемы вашего рабочего процесса.
Как понимать данные на диаграмме
Чтобы определить стабильность вашего процесса, достаточно одного взгляда на кумулятивный график и на то, как продвигаются верхняя и нижняя границы каждой его полосы.
Есть три распространенных сценария:
Полосы развиваются параллельно
Это значит, что на разных этапах происходит одновременно выполняемая работа — новые задачи входят в рабочий процесс и параллельно с этим другие его покидают. Это идеальный результат, когда команда может сосредоточиться на том, чтобы сократить время цикла каждой задачи.
Полоса быстро сужается
Если полоса на вашем CFD постоянно сужается, то пропускная способность этапа, который она представляет, выше, чем скорость входа. То есть на этой стадии производительность больше, чем нужно на самом деле. Следует переместить этап, чтобы оптимизировать поток.
Полоса быстро расширяется
Каждый раз, когда это происходит на диаграмме, количество задач, которые входят в определенный статус, больше, чем количество задач, покидающих его. Это частая проблема, которая возникает из-за многозадачности и других бесполезных действий. Решить эту проблему можно по-разному. Но если она не зависит от внешних заинтересованных сторон, нужно пересмотреть существующие WIP-лимиты на вашей канбан-доске. Сосредоточьтесь на том, чтобы завершить текущие задачи прежде, чем начинать новые.
Существует еще четвертый сценарий, когда полосы падают. Если какая-либо полоса на вашей накопительной диаграмме опускается и проходит близко к горизонтальной линии — диаграмма неверна.
Задача никогда не должна исчезать из вашего рабочего процесса.
Какие преимущества у Flow Diagram
Кумулятивная диаграмма — мощный инструмент, благодаря ему можно визуализировать работу в процессе и анализировать состояние потока задач в Agile. Вот ее основные преимущества:
- Полная прозрачность процесса. CFD позволяет видеть все этапы работы и количество задач на каждом из них. Это дает возможность команде и заинтересованным сторонам легко отслеживать текущую загруженность, находить проблемные места и контролировать выполнение задач в реальном времени.
- Предсказуемость и планирование. Диаграмма показывает, как задачи перемещаются через этапы работы. Анализ графика помогает предсказывать когда получится выполнить задачи и оценивать скорость работы команды. Это упрощает планирование и позволяет не строить иллюзий по поводу сроков.
- Идентификация узких мест. Накопительная диаграмма потока наглядно показывает, на каких этапах происходит рост количества задач. Это позволяет быстро находить проблемы с производительностью или задержками в процессе.
- Мониторинг производительности команды. CFD позволяет измерять ключевые показатели эффективности (KPI) команды, такие как время выполнения задачи (Lead Time) и пропускную способность (Throughput). Это помогает руководителям и команде оценить динамику работы и понять за счет чего можно улучшить процессы.
- Адаптивность к изменениям. Диаграмма позволяет оперативно оценивать эффект от изменений в процессе. Если команда внедрила новые практики или изменила приоритеты задач, CFD покажет как это влияет на скорость и качество работы.
- Улучшение коммуникации. Визуализация данных с помощью накопительной диаграммы потока делает сложные процессы более понятными для всех участников проекта. Информация становится доступнее даже для тех, кто не погружен в детали разработки. Благодаря этому взаимодействие с клиентом становится лучше, а участникам команды проще понимать друг друга.
Таким образом, накопительная диаграмма потока помогает не только следить за тем, как выполняются задачи, но и повышать эффективность команды, процессов и планирования.
Какие ограничения есть у накопительной диаграммы потока
Кроме преимуществ у CFD есть и ограничения, о которых нельзя забывать при работе с ней:
- Недостаточная детализация причин блокировок. Хотя диаграмма позволяет увидеть задержки и области где процесс тормозится, она не дает подробной информации о причинах этих блокировок. Чтобы найти источники проблем и способы их решения, нужны дополнительные аналитические инструменты или процессы, например, ретроспективы или более детализированные отчеты.
- Неэффективна без качественных данных. CFD отражает реальную картину только когда команда своевременно и правильно обновляет задачи в системе трекинга. Если этого не делать, данные на диаграмме будут искажены и тогда становится сложнее сделать верные выводы о текущем статусе проекта.
- Не отображает взаимозависимости задач. Диаграмма фокусируется на общем прогрессе и изменениях в статусе задач, однако она не отображает взаимосвязи между ними. Это может создать иллюзию, что задачи движутся независимо друг от друга. На самом деле все не так, — некоторые задачи могут блокировать выполнение других.
- Ограниченная способность прогнозирования. CFD помогает визуализировать текущее состояние проекта, но ее возможности прогнозирования ограничены. Например, диаграмма может показать, что темпы завершения задач замедляются, но она не позволяет точно предсказать когда именно завершится проект.
- Отсутствие контекста для количественных изменений. Накопительный график четко фиксирует изменения в количестве задач на разных стадиях, но он не предоставляет контекст. Если, например, количество выполненных задач резко увеличилось, это может быть результатом новых требований, сбоя в распределении ресурсов или других факторов, которые диаграмма не отражает напрямую.
- Сложности при использовании на крупных проектах. Для больших проектов с множеством задач накопительная диаграмма может стать перегруженной и сложной для восприятия. В таких случаях визуализация не всегда дает четкое понимание хода работы. Команде придется делить диаграмму на отдельные компоненты или использовать дополнительные инструменты.
Эти ограничения делают накопительную диаграмму потока полезной лишь при условии, что ее будут правильно применять и комбинировать с другими аналитическими методами. Когда команда понимает сильные и слабые стороны инструмента, она способна лучше настраивать процессы и вовремя корректировать работу.
Какие ошибки может допускать команда, которая использует накопительную диаграмму
Кумулятивная диаграмма потока, с которой взаимодействуют неправильно, может привести к ошибкам в работе. Но при желании их можно исправить.
Ошибка 1
Команда не обновляет данные регулярно и полностью. Например, если задачам не присваивать актуальные статусы в нужный момент, диаграмма не будет отражать реальное положение дел. В результате CFD показывает искаженную картину, где задачи могут зависать на определенной стадии, хотя в реальности они уже находятся на другом этапе.
Пример. В IT-компании задачи зависают на этапе «В работе», потому что команда вовремя не обновляет их статусы. На диаграмме создается впечатление, что производительность команды значительно снизилась, хотя в действительности часть задач уже закрыли.
Как исправить. Важно, чтобы члены команды обновляли статусы задач сразу после того, как меняется их состояние. Чтобы не забывать об этом, можно автоматизировать процесс с помощью уведомлений или напоминаний.
Ошибка 2
Команда не ввела ограничения на количество задач. Участники могут неправильно интерпретировать диаграмму, если нет никаких ограничений на количество задач в работе. В этом случае задачи копятся на этапе выполнения и диаграмма «раздувается». Но это не помогает выявить проблемы с производительностью команды.
Пример. Команда одновременно начала 20 задач, но из-за перегрузки ни одну из них не завершила в течение спринта. На диаграмме заметен быстрый рост количества задач на этапе «В работе», поэтому появляется ложное впечатление активности, тогда как в реальности эффективность команды страдает.
Как исправить. Ввести четкое ограничение на WIP. Необходимо установить максимальное количество задач, которые команда может выполнять одновременно. Это позволит контролировать нагрузку и поддерживать производительность на уровне. CFD должна показывать стабильное движение задач через этапы, а не их бесконечное накопление.
Ошибка 3
Команда игнорирует проблемные места в процессе. Неправильный анализ диаграммы может привести к тому, что узкие места останутся незамеченными. Это происходит, когда руководители не обращают внимания на то, что ширина полос на графике резко меняется. А это означает, что задачи копятся на каком-то определенном этапе.
Пример. В команде разработки со временем значительно увеличилось количество задач на этапе «Тестирование». Однако, диаграмму не анализировали внимательно. В итоге проект начал задерживаться, так как задачи не могли перейти на этап «Завершено», пока не закончится тестирование.
Как исправить. Постоянно следить за шириной полос на диаграмме. Если на одном из этапов накапливаются задачи, нужно понять почему это происходит. Например, можно перераспределить ресурсы, добавить людей на проблемный этап или пересмотреть процесс работы.
Ошибка 4
Команда неправильно интерпретирует завершенные задачи. Иногда участники проекта копят задачи в статусе «Завершено» и думают, что это говорит о высокой производительности.
Однако, завершенные задачи важно передавать дальше — заказчику.
Пример. На диаграмме видно, что задачи активно переходят из стадии «Тестирование» в стадию «Завершено», но их не передают заказчику. Это создает ложное ощущение высокого темпа работы, хотя на самом деле результаты не достигают конечной цели.
Как исправить. Важно на всех этапах следить за тем, как перемещаются задачи, вплоть до окончательного завершения. Задачи не должны просто копиться на финальных стадиях. Руководители проектов должны контролировать весь процесс до передачи готового продукта.
Ошибка 5
Команда не учитывает срочные или внеплановые задачи. Они, как правило, возникают внезапно и требуют немедленного внимания. Если такие задачи не попадают в Cumulative Flow Diagram, это искажает реальную картину работы команды и может создать иллюзию, что процессы идут медленнее.
Пример. В течение недели команда срочно исправляла ошибки, но не добавляла эти задачи на канбан-доску. На диаграмме потока это выглядело как остановка работы, хотя фактически производительность была на высоком уровне, просто ее не фиксировали.
Как исправить. Любые внеплановые задачи нужно добавлять в систему и отображать на графике. Это позволяет руководителям получать полную картину того, как распределяются ресурсы и время команды, и не думать напрасно, что производительность падает.
Накопительная диаграмма потока — одна из самых передовых аналитических схем в Agile-управлении проектами.
CFD позволяет получить краткую визуализацию метрик потока, показывает стабильность процессов, помогает понять, на чем нужно сосредоточиться, чтобы сделать работу более предсказуемой. Все это требует грамотных методов управления. Чтобы внедрить их в свой бизнес, обратитесь за бесплатной консультацией в Neogenda.
