Управление проектированием работ с помощью Discovery Kanban в Optimizely

В моей предыдущей статье я описал, как мы трансформировали наш процесс гибкой разработки в Optimizely, чтобы включить исследования и проектирование, внедрив наш собственный Discovery Kanban. Этот процесс даёт исследователям и тем, кто проектирует, пространство для понимания проблем наших клиентов и поиска решений, прежде чем мы приступим к поставке новых функций. В этой статье я пройду на уровень глубже, чтобы описать все этапы, через которые проходят исследовательские и проектные работы в процессе поиска новых решений.

Discovery Канбан-доска основана на модели «двойного алмаза», которая визуализирует процесс проектирования в виде двух связанных алмазов. Первый алмаз представляет собой понимание проблемы, а второй — решение проблемы. Алмазы используются для сообщения о том, что работа чередуется между расходящимися фазами, в которых идеи широко исследуются, и конвергентными фазами, в которых идеи фильтруются и уточняются. Питер Мерхольц, партнер-основатель UX-консалтинговой компании Adaptive Path, даёт хороший обзор модели «двойного алмаза».

Алмазы представляют собой различные виды работ с определёнными входами и выходами, поэтому я адаптировал каждый алмаз в Канбан-доску. Канбан-доска — это просто серия этапов, представленных в виде столбцов, через которые проходит работа, с критериями принятия, которые определяют, когда элементы переходят на каждый этап.

Первая Канбан-доска — это Понимание проблемы, где мы собираем информацию, чтобы понять и сформулировать проблему. Вторая Канбан-доска — это Исследование решений, где мы берём результаты понимания проблемы и решаем конкретную проблему, которую мы определили. Вместе они составляют процесс Discovery Канбан в Optimizely.

Цель этого этапа — понять, уточнить и сформулировать проблему так, чтобы она была конкретной и решаемой. Входные данные представляют собой проблемную область для дальнейшего изучения, а выходными данными является более глубокое понимание проблемы (часто в форме отчёта или презентации). Выходные данные либо попадают непосредственно в список невыполненных работ по исследованию решений, либо это общие знания, которые приносят пользу компании (например, помогают нам принять стратегическое решение). Работа на этой доске проходит по 5 столбцам: Бэклог, Нужно сделать, Исследование, Синтез, Социализация.

«Бэклог» — это просто куча проблемных мест и болевых точек. Задачи не имеют приоритета, и любой может поставить карточку на доску. Нет никаких обещаний, что мы будем работать над этим, но, по крайней мере, это зафиксировано, и мы можем видеть, о чём думают люди.

Сами карточки обычно записываются в форме вопроса, на который нужно ответить, например «Какие показатели люди хотят отслеживать?». Но иногда мы просто пишем проблемную область для изучения, например «Новые метрики и построение метрик».

Каждую неделю мы вытягиваем элементы из «Бэклога» и перемещаем их в столбец «Нужно сделать». Обычно мы расставляем приоритеты в зависимости от того, насколько серьёзны проблемы для клиентов (с учётом видения продукта, дорожной карты и приоритетов компании), но это не строгое правило. Например, нам могут потребоваться некоторые данные для принятия стратегического решения, даже если это не самая большая проблема.

После того, как элемент был расставлен по приоритетам, мы составляем план исследования, чтобы решить этот вопрос. Это включает в себя выбор методов исследования, которые лучше всего подходят для ответа на этот вопрос. Не существует установленного формата для плана исследования, но он как минимум указывает, на какой вопрос мы отвечаем, и какой метод исследования следует использовать.

Метод исследования может представлять собой качественный метод, такой как интервью с клиентами или контекстный запрос. Или количественный метод, такой как отправка опроса, анализ журналов сервера или запрос хранилища данных. Для некоторых задач мы используем комбинацию разных методов.

Как только план исследования согласован, работа переходит в стадию «Исследования». Это означает, что мы выполняем план исследования — планируем интервью с клиентами, рассылаем опрос, анализируем аналитику и так далее. Этот этап расходится — мы стараемся собрать как можно больше данных, связанных с проблемой.

После сбора данных на этапе исследования работа переходит на этап «Синтеза». Мы анализируем собранные данные для поиска идей и, надеюсь, более глубокого понимания проблемы. Этот этап является конвергентным, т. е. мы фильтруем и концентрируем данные на конкретных выводах и проблемах, которые необходимо решить.

После того, как исследование синтезировано, оно переходит в фазу «Социализации». Основная часть работы сделана, но результат доводится до сведения команды или компании. Это принимает форму встреч, презентации, письменного отчёта, оценки возможностей или любого другого формата, подходящего для изучаемой проблемы. По крайней мере, команде предоставляется ссылка на план исследования и собранные данные.

Иногда мы узнаем, что проблема особенно сложна, и что план исследования недостаточен для её понимания. В таком случае, мы можем провести дополнительные исследования (если эта проблема достаточно важна) или просто принять лучшее решение на основе имеющихся у нас данных.

После изучения конкретной проблемы работа либо заканчивается здесь (в случае работы с персоналиями или данными для разработки продуктовой стратегии), либо превращается в проблему, которую должно решить проектирование. В последнем случае работа переходит в Бэклог «Исследование решения».

Как только мы поймём проблему, мы сможем приступить к её решению. Мы отслеживаем эту работу на доске Исследование решения (она же второй алмаз модели «двойного алмаза»). Проблема может иметь трудности с UX и технические проблемы, которые нужно решить (т.е. возможно ли это построить?) или и то, и другое. Результатом этапа исследования решения является готовое решение для построения. Решение представляет собой либо полный пользовательский интерфейс, такой как макеты или прототип, либо техническое решение, такое как проектная документация или технический прототип, которое может быть реализовано в производственной среде.

На этом этапе работа также проходит по 5 столбцам: Бэклог, Нужно сделать, Исследование & Размышления, Итерация & Принятие решений, и Готово к построению.

Так же, как и в «Понимании проблемы», работа начинается с «Бэклога». Это большой пул проблем, которые нужно решить, и любой может добавить в него элементы. Но опять же, то, что он находится в бэклоге, не означает, что мы будем над этим работать — всё ещё необходимо расставить приоритеты.

Каждую неделю мы расставляем приоритеты по пунктам в Бэклоге и перемещаем их в раздел «Нужно сделать». Это значит, что у нас есть чётко сформулированная проблема, основанная на данных (обычно генерируемых при «Понимании проблемы», но может поступать из других источников), для которой команда разработает решение. Для большинства проблем мы формально пишем, в чём заключается проблема, почему её стоит решать, для кого мы её решаем и в каких масштабах (посмотрите шаблон на Google Диске).

Описание проблемы перед тем, как перейти к решениям, гарантирует, что команда будет согласна тем, что мы решаем. Это предотвращает напрасную работу и изменение направления после начала проекта. Это также выявляет предположения или неполные данные, которые у нас могут быть, что означало бы, что нам нужно вернуться к этапу «Понимание проблемы», чтобы собрать больше данных.

После того, как написано определение проблемы, работа переходит в стадию «Исследования и размышления». Мы изучаем пути решения проблемы: это может быть создание эскизов, прототипов, создание технических обоснований концепций, исследование потенциальных библиотек или фреймворков, написание технической проектной документации или любой другой метод, который лучше всего подходит для изучения возможных решений. Этот этап отличается от других — изучается широкий спектр возможных решений, но мы пока не фильтруем и не уточняем какое-либо конкретное решение.

Как только будет изучен широкий спектр решений, мы перейдём к этапу «Итерация и принятие решений». Это означает, что потенциальные решения оцениваются и уточняются. Компромиссы и подходы обсуждаются с соответствующими группами. Этот этап является конвергентным, т. е. идеи дорабатываются до единого готового решения.

Нет строгих критериев для определения того, находится ли элемент в «Исследовании и размышлении» или «Тестировании и итерации». Творческий процесс несколько хаотичен, и люди часто переключаются между «исследованием» и «очисткой» мышления на протяжении всего проекта. Но, как правило, есть точка перегиба, в которой мы больше занимаемся уточнением, чем изучением. Точная работа с колонкой зависит от человека, который её выполняет.

Наличие 2-х столбцов может показаться ненужным, но это полезно по двум причинам. Во-первых, это помогает понять, где находится работа в творческом процессе (особенно на ранней стадии по сравнению с поздней стадией). Это помогает проектировщикам, инженерам и руководителям проектов лучше обсуждать изучаемые решения. Во-вторых, это побуждает людей отделять дивергентное мышление от конвергентного мышления. Легко и просто согласиться с первой идеей, но это редко бывает лучшим решением. Поощряя исследования, мы увеличиваем шансы на то, что выберем лучшее решение.

После того, как мы сделали несколько итераций, у нас остается одно готовое решение, которое готово к созданию и отправке клиентам. «Готовое решение» — это решение, для которого все крайние случаи были продуманы, оно было проверено соответствующими сторонами, и нет никаких серьезных открытых вопросов, которые могли бы замедлить разработку. Готовые решения представлены в виде макетов или прототипа, если это UX-решение, или документ о техническом проектировании или подтверждение концепции, если это решение технической осуществимости. Затем готовое решение перемещается в бэклог инжиниринга, где оно получает приоритет по сравнению со всеми другими потенциальными работами, которые необходимо выполнить.

Вместе, Канбан-доски Понимание проблемы и Исследование решений и составляют Discovery Канбан. Определение каждой колонки может показаться обязательным, но на самом деле это рекомендуемый процесс, которому можно следовать. Работа не всегда проходит линейно по каждой колонке, и мы не сторонники соблюдения точных критериев приёмки для продвижения работы вперёд. Важно, что мы работаем вместе, чтобы решить самые большие проблемы наших клиентов, в конечном счёте повышая ценность клиентов и ценность бизнеса.

С момента внедрения этого процесса мы стали лучше определять приоритеты для понимания самых больших проблем клиентов. У нас есть пространство для поиска решений этих проблем, и мы регулярно отправляем работу клиентам. Ни один процесс не идеален, но мы всегда стараемся улучшить нашу работу, чтобы постоянно поставлять нашим клиентам отличные продукты.