Дедлайн — это четко установленный срок выполнения задачи. Благодаря дедлайнам все знают к какому сроку нужно завершить часть своей работы. Но не всегда в компаниях строят связь – дедлайн просрочен не потому, что Вася полдня смотрел рилсы, а Маша ушла на больничный, а потому, что у Васи не было работы, а у Маши — замены. Процессы были нечеткие и никто не учел потенциальные риски.
Чтобы таких ситуаций не случалось, мы подготовили статью о дедлайнах — прочитайте ее, чтобы точно распределять сроки и лучше контролировать сотрудников.
Интервью с лучшим сотрудником месяца
Какие дедлайны бывают
Дедлайны делят по срочности, принципу постановки и постановщику.
Виды дедлайнов по срочности
По срочности дедлайны делят на жесткие и плавающие.
Жесткий дедлайн — это когда срок выполнения нельзя нарушать ни при каких обстоятельствах. Иначе могут быть печальные последствия — от испорченной репутации до финансовых потерь и судебных исков. Например, если не подать годовой отчет в налоговую вовремя, придется платить штрафы или пени. В худшем случае могут возникнуть проблемы с законом.
С плавающими или мягкими дедлайнами можно быть более гибкими. Их можно немного сдвигать без серьезных последствий. Такие дедлайны ставят, когда есть запас по времени и небольшая задержка не критична.
Скажем, вы наметили перенести корпоративный сайт на новую CMS до конца квартала. Если в процессе выяснится, что для переезда нужно больше времени на тестировку, его можно выделить. Лучше сделать хорошо сразу, но с небольшой задержкой, чем плохо, и в какой-то момент остаться без сайта.
Виды дедлайнов по принципу постановки
Здесь выделяют еще 2 вида: поэтапные и повторяющиеся.
Поэтапный дедлайн — когда большой проект разбивают на несколько маленьких частей-этапов. Для каждого этапа ставят свой промежуточный срок сдачи. Так проще контролировать процесс, видеть прогресс и вовремя замечать, если что-то идет не так.
Пример поэтапных дедлайнов — запуск корпоративного блога. Чтобы уложиться в срок, нужно разбить подготовку на этапы:
- за Х недель определить концепцию, рубрики и целевую аудиторию блога;
- за Y недель найти авторов, заказать дизайн и верстку;
- за Z недель подготовить первые 10 статей, отредактировать и оформить их;
- протестировать блог, настроить метрики и формы подписки.
Повторяющийся дедлайн — когда для разных работ ставится единый срок, за который они должны быть выполнены.
Пример — разработчик пишет код для нового функционала приложения, а дизайнер рисует для него иконки и экраны. И оба должны сдать работу одновременно.
А еще дедлайны делят на внутренние и внешние. Внутренние — это те, что устанавливаются внутри компании. Внешние — те, что исходят от заказчика.
| Параметр | Внутренние дедлайны | Внешние дедлайны |
|---|---|---|
| Кто устанавливает | Руководитель проекта, команда | Заказчик, клиент, регуляторы |
| Влияние на репутацию | Внутри компании | На рынке, среди клиентов |
| Последствия срыва | Выговор, лишение бонусов | Штрафы, пени, потеря контрактов |
| Приоритетность | Средняя, можно сдвигать | Высокая, нельзя нарушать |
| Гибкость сроков | Высокая, можно менять | Низкая, зафиксированы в договорах |
| Фокус контроля | Больше на качестве | Больше на сроках |
Зачем нужны дедлайны
Глобально, ответ простой, — чтобы понимать, какую задачу, зачем, для кого и к какому сроку решаем. Но еще дедлайны приносят много косвенной пользы.
Сотрудники могут эффективно планировать работу и расставлять приоритеты. Когда у задачи есть четкий срок, люди понимают что нужно сделать в первую очередь. Они фокусируются на важном, а не на срочном. И это не мы придумали, а американский психолог доктор Эдвин Локк. Он доказал, что конкретные и измеримые цели повышают производительность.
А если работать без дедлайнов, большая часть дня будет уходить на срочные дела вроде ответа по электронной почте. На важные дела не будет хватать времени и сил.
Есть метод — «съесть лягушку». Где «лягушка» — большая, сложная или неприятная задача. А «съесть лягушку» — это взяться за эту задачу с утра.
Дедлайны мотивируют и дисциплинируют, не дают откладывать дела на потом. Когда не знаешь сроков, кажется, что времени еще много и задача решится сама собой. А потом наступает 3 часа ночи и осознание, что проект нужно передать уже в 9 утра.
Но когда есть дедлайны и когда за ними следят — работают продуктивнее. Особенно, когда работы много, но она равномерно распределена в течение дня. Это доказывает эффект Зейгарник — склонность лучше запоминать незакрытые дела и стремиться их выполнить. Чем больше маленьких дедлайнов, тем больше намерение справиться с ними.
С дедлайнами проще отслеживать прогресс проекта. Когда сотрудники видят сколько задач уже выполнено и сколько осталось, понимают реальное положение дел. Они могут отдохнуть и все равно успеть в срок, а могут приложить больше усилий, чтобы завершить все вовремя.
Дедлайны улучшают отношения с клиентами. К компании, которая не срывает сроки, отношение всегда лучше. Например, если маркетологи запускают рекламную кампанию в намеченный срок и успевают привлечь клиентов к сезону распродаж. Либо производство выпускает продукцию по графику и магазины вовремя получают товар. И еще много других факторов помогают в одном: повышают лояльность клиентов и партнеров.
Как правильно устанавливать дедлайны
Чтобы дедлайны работали, нужно соблюдать несколько принципов:
Оценивать сложность задачи и продумывать основные этапы
Нужно понять масштаб задачи и специфику. Определить, какие навыки и ресурсы понадобятся для ее выполнения. Разбить задачу на логические этапы или подзадачи. Чем подробнее вы распишете план, тем легче будет оценить сроки. Например, если компания разрабатывает сайт, основные этапы могут быть такими:
- Проектирование: прототипы, дизайн-концепция, тексты.
- Верстка: программирование, тестирование, наполнение контентом.
- Запуск: перенос на хостинг, настройка серверов, финальное тестирование.
Ставить реалистичные и достижимые сроки
Нельзя требовать от команды невозможного и сжимать сроки до предела. Слишком жесткие сроки могут демотивировать команду и привести к выгоранию. А слишком мягкие — расслабить и снизить продуктивность.
Чтобы определиться со временем, лучше спросить сотрудников, сколько времени им нужно на выполнение проекта. Можно опираться на прошлые проекты, использовать специальные методики оценки вроде PERT или привлечь экспертов.
Когда определитесь со сроками, согласуйте их с командой. Обязательно нужно учесть их замечания и скорректировать план. Иначе сотрудники быстро выгорят от большого количества работы, потеряют интерес к проекту. Будут саботировать план или искать отговорки, чтобы не работать.
Совет. Если никак не получается соблюсти сроки, возможно, в компании проблемы:
- Процессы работают неэффективно. Например, одну и ту же задачу согласовывают несколько человек. Либо общение по одной и той же задаче идет в разных каналах — кто-то точно потеряет сообщение. Чтобы решить проблему, процессы нужно пересмотреть самостоятельно или нанять проджект-менеджера, сходить на экспертную консультацию.
- От одной задачи зависит бизнес. Например, пока корректор не вычитает статью, ее не опубликуют на сайте. На такой случай должен быть запас статей, чтобы выход материалов не останавливался.
- Не хватает сотрудников. И выполнять задачу просто некому. Это значит, что пора расширять команду. Либо перераспределять ресурсы.
Распределять ресурсы
Любую задачу можно решить 2 способами: отправить на нее все силы или выполнять параллельно с другими.
Если задача важная и срочная, ей можно отдать приоритет. Тогда ее выполнят быстрее, но на это придется потратить больше ресурсов: сотрудников и денег.
Если на задачу не хватает ресурсов, можно освободить сотрудников с других проектов. Например, передать часть процессов менее опытным работникам, а опытных специалистов привлечь на новый проект.
Второй способ — выполнять задачу параллельно с другими. В таком случае на работу понадобится больше времени, но так команда в итоге сделает больше задач, чем в первом случае.
Передавайте коллегам и сотрудникам задачи, с которыми они справятся лучше и быстрее. Не берите на себя то, что не входит в зону вашей ответственности
Добавлять буферы
Буферы — дополнительное время на непредвиденные обстоятельства. Обычно это 20-30% от основной оценки.
Например, если по расчетам проект займет 100 дней, добавьте еще 20-30 дней про запас. Они могут не понадобиться, но лучше перестраховаться.
Важно! Буфер должен быть один. А выставляет его ответственный по проекту. Если каждый сотрудник будет сам назначать себе буфер, работа над дизайном даже одной кнопки растянется в несколько раз.
Все потому, что люди склонны откладывать дела на потом и, как следствие, работать дальше в режиме срочности. А иногда — опаздывать по срокам.
Учитывать возможные риски и препятствия
Смотрите не только на идеальный сценарий, но и на худший вариант. Что, если заболеет ключевой сотрудник, зависнет поставка материалов или откажет техника?
Составьте список рисков и для каждого продумайте запасной план. Например, найдите запасных поставщиков или заранее проанализируйте, кто сможет подключиться к проекту в случае форс-мажора.
Дробить задачу на подзадачи со своими дедлайнами
Подзадачи будут называться промежуточными точками.
Промежуточные точки нужны, если исходная задача сложная. Их нужно привязывать к ключевым этапам или вехам проекта.
Например, к завершению проектирования, первому прототипу, тестовому запуску. Так проще контролировать процесс, отслеживать прогресс и быстро выявлять узкие места
Определять редлайн
Редлайн — это контрольная точка перед наступлением дедлайна. Обычно редлайн устанавливают за несколько дней до наступления дедлайна. Это что-то вроде репетиции сдачи проекта, которая помогает выявить и исправить ошибки до финального отчета.
Иногда руководители проектов озвучивают редлайн как окончательный срок. Это мотивирует команду работать быстрее и сдать проект раньше реального срока. Но, с другой стороны, времени на подготовку может оказаться очень мало и это скажется на качестве, а также на состоянии сотрудников.
Обычно такой способ применяют к командам, которые периодически не успевают по срокам.
Работать будет проще, если использовать метод Помодорро: заводите таймер на 25 минут, приступаете к работе. Когда время заканчивается, отдыхаете 5 минут. И так несколько раз подряд
Определять критерии готовности проекта
Пропишите, что именно должно быть сделано к дедлайну. В каком виде сдаются результаты, как проверяется качество. Какие метрики и показатели нужно достичь.
Например:
- Код полностью протестирован и не выдает ошибок.
- Дизайн утвержден заказчиком и соответствует брендбуку.
- Сайт грузится за 1 секунду, проходит аудит по чек-листу.
Обозначать связь дедлайнов с целями компании и приоритетами проекта
Чтобы все понимали, ради чего нужно укладываться в сроки и к чему приведет промедление. К примеру, если вовремя не сдать отчет в налоговую, компании выпишут штраф и заблокируют счета (даже те, с которых сотрудникам платят зарплату).
Когда все будет готово, перенесите дедлайны в вашу систему управления проектами или таск-трекер (Jira, Asana, Битрикс).
Поставьте уведомления и напоминалки. Сделайте так, чтобы дедлайны были всегда на виду и контролировались автоматически.
Как ставить дедлайны для задач, с которыми раньше не работали
Выше мы разобрали идеальный пример: когда задача понятна и с ней работали раньше. Теперь разберемся, как определиться с дедлайнами для задачи, которую раньше не решали.
Разбейте большую задачу на более мелкие и понятные части. Постарайтесь разбить задачу так, чтобы отдельные части были знакомы вам и команде.
Например, команде поручили разработать мобильное приложение для доставки еды, хотя она специализируется на разработке интернет-магазинов.
Если разбить умения команды на части, выяснится, что она может делать каталоги товаров и корзину покупок. Раньше команда часто делала личные кабинеты пользователей, добавляла на сайты отслеживание геолокации и интегрировала платежные системы.
Программисты писали серверную часть и знают как наладить обмен с базой данных. А дизайнеры верстали адаптивную мобильную версию.
В итоге большая и непонятная задача превращается в несколько маленьких, браться за которые не страшно — раньше их уже решали.
Воспользуйтесь методом экспертной оценки. Соберите команду опытных специалистов и попросите их независимо друг от друга оценить время на задачу. Возьмите среднее от их оценок за основу. Либо максимальную оценку, чтобы подстраховаться.
Главное — найти надежных экспертов
Заложите в дедлайн двойной буфер на непредвиденные сложности. Если в типовых проектах вы закладываете 20-30% резерва, то здесь стоит дать все 40-60%. Чтобы ни одна проблема точно не помешала сдать проект в срок.
Постарайтесь выделить в проекте базовый минимум, без которого он теряет смысл. И опционные «хотелки», без которых можно обойтись. Для базового минимума поставьте отдельный дедлайн. А дополнительные фичи вынесите в следующие итерации. Так вы снизите риск превратить проект в долгострой.
Допустим, компания делает сайт для онлайн-школы иностранных языков. Базовый минимум тут — каталог курсов с описанием и ценами, форма записи и оплаты, личный кабинет ученика. Без этих функций сайт не сможет принимать платежи и обслуживать клиентов.
А вот интерактивное расписание занятий, онлайн-тесты для проверки уровня, блог с советами по изучению языка — это все «хотелки». Их можно вынести в следующие итерации и запустить через время после релиза.
Вместо заключения: советы по соблюдению дедлайнов
Чтобы дедлайны реально работали, нужно всегда держать их в фокусе внимания. Недостаточно один раз поставить сроки и забыть про них до дня Х. Нужно постоянно сверяться с планом, отслеживать прогресс, предупреждать возможные риски. Оптимально делать это в привязке к коротким итерациям, как в Scrum. Или на ежедневных митингах, как в Kanban.
Всегда стоит применять декомпозицию — разбивать большую задачу на более мелкие подзадачи. И ставить для них дедлайны.
При первых признаках того, что дедлайн может быть сорван — информировать команду и заинтересованные стороны. Не нужно замалчивать проблему или надеяться, что сотрудники решат поработать бесплатно и без выходных. Лучше упростить задачу или перераспределить ресурсы и справиться вовремя, чем подвести заказчика.
Важно анализировать причины случившихся и потенциальных срывов дедлайнов. Искать нужно непосредственные причины, а не поверхностные — Вася смотрит рилсы не потому, что лентяй. А потому, что делать нечего (может, чуть-чуть и лентяй).
Если вам нужно обучить проджект-менеджера для процессов компании — обратитесь в Neogenda. Мы являемся экспертами по современным подходам и методам менеджмента. За нами более 100 успешных управленческих кейсов и 5 000 обученных сотрудников в таких компаниях, как Яндекс, Авито, Сбер, Билайн, Skyeng и так далее. Оставьте заявку на бесплатную консультацию в Zoom – мы предложим лучшее решение для вашей задачи.
