Взятие обязательства по новой задаче в Канбане называется пополнением.
Традиционно в управлении проектами решение об очередности задач принимает руководитель. Этот подход основан на тактике «пушинга» (проталкивания), когда новые задачи добавляются в работу без анализа текущей загрузки и задач в процессе. Такой подход часто приводит к перегрузке команды и неравномерности в рабочем процессе.
В Канбане всё устроено иначе. Чтобы решить, какую задачу взять в работу следующей, используется процесс пополнения.
Что такое пополнение Канбана?
Пополнение Канбана — это процесс добавления новых задач в рабочий процесс команды. Это модель «вытягивания», при которой команда совместно решает, какие задачи можно взять в работу, ориентируясь на готовность системы принять новую работу (например, наличие свободной емкости).
Пополнение помогает:
- Увеличить ясность рабочего процесса.
- Создать общее понимание задач среди участников.
- Сосредоточить команду на наиболее важных задачах.
Всё это улучшает поток задач и увеличивает вероятность успешного завершения работы и выхода продукта на рынок.
Создание Точки принятия обязательств
Прежде чем задача попадёт в работу, команда должна быть уверена в ее ценности для клиента и возможностях успешного выполнения. Точка принятия обязательств — это этап, на котором задача переходит из статуса необязательной к обязательной. Обычно это происходит на встрече по пополнению (подробнее о ней ниже) и визуализируется на Канбан-доске.
Точка принятия обязательств обычно отмечается линией между колонками на доске, например, между «Бэклог» и «Сделать»/«Готово к запуску»/«Выбрано». После её пересечения команда берётся за выполнение задачи.
Upstream и Downstream-процессы
Некоторые задачи требуют уточнения перед выполнением, что особенно актуально для крупных компаний, где разные команды занимаются доработкой и исполнением.
- Upstream-процесс: уточнение деталей и сбор знаний.
- Downstream-процесс: выполнение работы.
Важно: чтобы избежать перегрузки, следуйте рекомендациям ниже.
Рекомендации для эффективного пополнения
Установите WIP-лимиты
WIP-лимиты (Work In Progress) ограничивают количество задач, выполняемых одновременно. Это предотвращает перегрузку Downstream-процесса и повышает стабильность системы.
Установите минимальный лимит пополнения
Минимальный лимит задач в Upstream-процессе помогает избежать дефицита задач в Downstream-процессе. Это можно визуализировать, подсвечивая колонки с низким количеством задач.
Встреча по пополнению
Встреча по пополнению — одна из 7 Канбан-каденций, направленных на улучшение рабочего процесса. Её цель — определить, какие задачи команда возьмёт в работу.
Организация встреч по пополнению
1. Когда проводить?
Частота зависит от объёма задач и скорости их выполнения. Если приоритеты задач часто меняются, встречи стоит проводить чаще.
Нужно определиться, как часто брать новую работу: еженедельно, раз в две недели или раз в месяц. Это зависит от характера рабочего процесса, объема задач и скорости выполнения. Лучше выбирать небольшие объемы, чтобы повысить производительность команды и быстрее выводить ценность на рынок.
2. Что обсуждать?
- Доступные задачи, их приоритеты, дедлайны и риски.
- Потенциальные развилки и зависимости.
3. Кто участвует?
Вначале — только команда.
Но по мере того, как ваша организация будет приобретать опыт в Канбане, вы можете приглашать на встречи других заинтересованных лиц или даже клиентов, над проектом которых вы работаете. Это позволит вам обеспечить более высокий уровень прозрачности рабочего процесса и покажет клиенту выгоду, которую он может получить.
Цели встречи
- Принять решение о задачах для Downstream.
- Обсудить зависимости и риски.
- Отложить выполнение задач, требующих доработки.
- Уточнить детали задач для эффективного выполнения.
Итог
Для эффективного процесса пополнения в Канбане необходимо:
- Установить Точку принятия обязательств.
- Организовать регулярные встречи по пополнению.
На встречах команда должна:
- Определять приоритет задач.
- Учитывать риски и зависимости.
- Оставлять время для доработки задач.
- Убедиться в готовности к выполнению.
Эти шаги помогут стабилизировать процесс и увеличить продуктивность команды.
