Канбан – это мощный инструмент для управления рабочими процессами. Чтобы эффективно использовать эту методологию, необходимо понимать и уметь измерять ключевые метрики.
Рассмотрим четыре основных показателя: время производства, пропускную способность, эффективность потока и количество незавершенной работы.
Время производства (Lead Time)
Время производства – время от момента попадания задачи в систему до момента ее завершения. Если ваша Канбан-доска начинается с момента принятия обязательства, то вы можете измерять время от попадания задачи в систему до ее выполнения. Чем короче это время, тем быстрее заказчики получают результаты.
Пропускная способность (Throughput)
Пропускная способность – это количество завершенных задач за единицу времени. Аналогия с автомобильной скоростью помогает лучше понять эту метрику: скорость измеряется в километрах в час, а пропускная способность – в задачах за неделю, месяц или другую единицу времени.
Часто путают время производства и пропускную способность. Например, когда менеджер говорит: «Я хочу, чтобы работа выполнялась быстрее», он может иметь в виду как ускорение выполнения каждой задачи, так и увеличение количества задач в единицу времени. Эти показатели требуют разных управленческих решений.
Эффективность потока (Flow Efficiency)
Эффективность потока показывает, сколько времени из всего производственного цикла задача находилась в активной работе, а сколько – в ожидании. Рабочий процесс можно представить как череду активной работы и простоев. Например, разработчик выполнил задачу (T1), но прежде, чем ее подхватит следующий специалист, проходит время ожидания (T2). В итоге значительная часть времени может уходить впустую.
Для расчета эффективности потока аналитики отслеживают, в каких колонках Канбан-доски задача находилась в статусе «в работе», а в каких – «в ожидании». Вычтя время в буферных колонках, можно рассчитать эффективность. Однако стоит помнить, если метрика показывает, например, 47%, это не обязательно отражает реальную картину. Время в колонке «в работе» не означает, что задача активно выполнялась без перерывов.
По отрасли средняя эффективность потока варьируется от 1% до 15%, и это нормально. Всегда нужно выбирать гранулярность. Главное – понимать, где можно уменьшить ожидания и сделать процесс более непрерывным.
Однако использовать эту метрику для KPI не рекомендуется, поскольку чем хуже вы ее считаете, тем лучше выглядят показатели. Важно помнить, время касания это не одно и тоже с суммарными трудозатратами.
Количество незавершенной работы (Work in Progress, WIP)
Количество незавершенной работы – это число задач, находящихся в работе в данный момент. Этот показатель напрямую влияет на время производства. Чем больше задач одновременно в работе, тем выше вероятность их задержки. Для управления этим параметром в Канбане применяют WIP-лимиты, ограничивающие число активных задач.
Как влиять на метрики?
- Хотите увеличить пропускную способность? Увеличивайте число специалистов или автоматизируйте процессы.
- Хотите сократить время производства? Ограничивайте количество задач в работе с помощью WIP-лимитов.
- Хотите повысить эффективность потока? Минимизируйте время ожидания между этапами.
Важно оценивать эффективность потока для понимания работы системы. Но помните, не сравнивайте свою эффективность с чужой, только с собственной, и не связывайте эффективность с внешними метриками, такими как ОКR или KPI.
Как предсказывать сроки выполнения задач?
Когда заказчик спрашивает: «Когда будет готова задача?», важно уточнить, с какой вероятностью он хочет получить прогноз. Предсказать на 100% невозможно, но статистика поможет дать разумный ответ.
В Канбане для этого строят диаграмму распределения времени выполнения задач. Она показывает, за сколько времени в прошлом выполнялись задачи, и помогает прогнозировать сроки. Если менеджер настаивает на 100% предсказуемости, стоит показать ему максимальный срок, например, год. Чаще всего он осознает, что разумнее ориентироваться на более вероятные сроки (4-6 месяцев)
