Как ответить на вопрос: «Когда работа будет сделана?» Можем ли мы назвать точные сроки выполнения работы, учитывая непредсказуемость работы, связанной с интеллектуальной деятельностью?
Способны ли мы предвидеть, сколько времени потребуется на выполнение отдельной задачи, понимая наличие множество других задач?
Возможно ли предугадать, что не будет нюансов, вызванных дефектами, зависимостями, внутренними препятствиями или внешними факторами, которые повлекут за собой сдвижку сроков выполнения?
Один из самых быстрых, легких и наиболее надежных подходов к ответу на вопрос «Когда работа будет сделана?» — это составить вероятностный прогноз.
Прогноз — это предположение, основанное на ретроспективных данных о производительности. Предположение содержит несколько возможных исходов и их вероятность. И нам потребуются данные и метрики, чтобы построить модель для прогнозирования. Когда мы говорим о работе в которой уже удалось организовать поток, построить такую модель получится гораздо легче.
Так что же такое поток, и самое главное, почему он так важен? Настроив поток и уделив внимание его основным метрикам, вы сможете закончить работу в управляемый, предсказуемый срок, но также и принимать грамотные решения основанные на данных.
Что такое поток?
Представьте себе: вы стоите на контрольно-пропускном пункте в аэропорту. Что Вам напоминает процесс? Система безопасности в аэропорту — это стандартизированная система. Люди проходят этапы этой системы шаг за шагом: готовятся к паспортному, идут к ленте, достают все свои электронные устройства, ставят багаж на ленту, проходят сканнер, забирают багаж с другого конца ленты, кладут все электронные устройства обратно и идут дальше.
На пропускную способность системы (количество людей, которые могут пройти досмотр одновременно), влияет множество факторов: количество пунктов досмотра, число свободных работников, скорость обработки данных для проведения досмотра и др.
Существует множество ситуаций, которые могут прервать поток. Кто-то один долго выкладывает телефон или прочие электронные устройства. Или на ком-то срабатывает металлоискатель, этому пассажиру приходится отойти, достать все из карманов и снова пройти контроль. Или же досмотр проходит пассажир с ограниченными возможностями, которому может понадобится помощь.
Чем больше людей проходит через систему, тем больше вероятность, что процесс займет больше времени, чем обычно.
Понимание потока в интеллектуальной работе
После того как ваш клиент оставляет запрос, запускается процесс, которому Вы будете следовать, чтобы достичь результата. По сути, поток в работе с интеллектуальной работой — это процесс движения запросов по этапам вашей работы.
Наша конечная цель — оптимизация потока для того, чтобы каждый запрос наших клиентов был реализован наиболее близко к ожиданиям клиента, в предсказуемые сроки. В нашем распоряжении есть основные показатели потока, которые помогут нам отслеживать эффективность работы системы.
Как измерить рабочий поток
Когда дело доходит до измерения и оценки предсказуемости Вашего рабочего процесса, мы рекомендуем Вам сначала обратить внимание на 4 очень простые метрики. Эти метрики тесно связаны с тем, насколько эффективно работает Ваша система. Давайте поговорим о каждой из них.
Время цикла
Итак каждый раз, когда Вы договариваетесь с клиентом о новом заказе, первый вопрос, на который Вам нужно ответить — «Когда всё будет готово?». Что действительно важно для наших клиентов: первое — получат ли они заказанный товар или услугу в принципе, и второе — сколько им придется ждать.
Во время работы мы запускаем таймер с того момента как работа была принята, и останавливаем его, когда работа выполнена.
Временной отрезок между точкой принятия обязательств и точкой отдачи обязательств называется временем цикла.
Время цикла — это величина того, сколько времени потребуется на получение желаемого товара или услуги клиентом. Анализ времени цикла и его изменений является эффективным инструментом для оценки предсказуемости рабочего процесса. Также это даст вам возможность понять, соответствует ли рабочий процесс вашим ожиданиям и ожиданиям клиента.
Пропускная способность
Помимо измерения времени выполнения запроса клиента, многие Agile практики направлены на определение пропускной способности — количество работ, который может быть выполнен за определенный период времени.
Эта метрика особенно важна, если у Вас есть дедлайн завершения работы, и вам надо запланировать, сколько товаров Вы сможете произвести в имеющееся время.
Пропускная способность, по простому говоря это количество товаров, которое можно произвести за единицу времени (за день/неделю/месяц и др.).
Количество незавершенной работы
Третьей метрикой потока является количество незавершенной работы (англ. WIP). Она отражает взятый (обещанный), но не законченный объем работ. Эта метрика влияет на время, которое потребуется для достижения результата по каждой задаче, которую мы производим за определенный промежуток времени.
Поэтому для обеспечения результативности потока очень важно поддерживать WIP и стремиться к его постоянству. Обеспечив постоянство данной метрики, мы сохраним нужное время цикла и объем выполненных работ.
Взаимосвязь основных метрик потока отражена через закон Литтла. Всегда помните, что изменение одной метрики потока неизбежно повлияет на другую (или же на все) метрику.
Стоит учитывать данную взаимосвязь для реализации простых стратегических решений, которые повысят скорость вашей работы.
Например, сократив число задач, над которыми вы работаете, вы ускорите их выполнение. Если WIP снижается, также снижается и время цикла, а объем выполненных работ растет, а это именно то, к чему мы стремимся для достижения эффективного потока.
Среднее время незавершенной работы (старение запросов)
Последняя метрика потока, и ,на мой взгляд, самая важная — это среднее время незавершенной работы.
Согласно закону Литтла, поддержание стабильности рабочих процессов зависит от двух факторов: количества вашей незавершенной работы и среднего времени незавершенной работы. Если выбирать что важнее, то главным все таки является постоянство каждой: предсказуемость систем определяются вашей способностью поддерживать постоянное количество незавершенной работы и среднее время незавершенной работы.
Среднее время незавершенной работы и время цикла по сути одно и тоже, только при расчете времени цикла учитываются завершенные задачи, в то время как при расчете среднего времени незавершенной работы — начатые, но не выполненные задачи.
Для расчета времени цикла не имеет значение ваше текущее количество незавершенной работы. У Вас может быть очень низкое среднее время цикла, если вы откладываете какую то работу в процессе, однако если вы в конечном итоге завершаете ее, среднее время цикла сильно поднимется. Вот почему так важно отслеживать среднее время незавершенной работы и регулярно сравнивать его со средним временем цикла.
Лучше всего, чтобы эти метрики были примерно равны.
Всегда лучше рассматривать эти метрики вместе, как они соотносятся друг с другом, являясь частями потока.
Если вы ускорите выполнение какой то отдельной задачи, вы можете ничего не получить с точки зрения результата потока. Мы никогда не советуем ускорять работу бездумно, если пострадает качество результата системы. Ведь повышение приоритета одной задачи всегда стопорит выполнение всей остальной работы.
Не пытайтесь улучшить хоть какую-то из этих метрик в отдельности, лучше используйте их вместе для того, чтобы лучше понять не только то, как проходит работа в вашей системе, но и использовать для оценки своей производительности.
Теперь пора взяться за дело! Начните отслеживать основные показатели потока, а также то, как принимаемые вами решения влияют на эффективность работы. Отмечайте, как меняются ваши рабочие процессы с течением времени, лучше всего раз в две недели, чтобы понять, приносят ли ваши идеи по улучшениям положительные результаты.
