Что такое точки принятия обязательств?

Одна из основных концепций Канбана заключается в том, что работа должна обрабатываться небольшими партиями, чтобы оптимизировать поток и удовлетворить конечного потребителя за счёт непрерывной доставки ценности.

Но у нас есть одна большая проблема. Как мы можем разработать хорошо отлаженную систему, чтобы команды могли выполнять свою работу с большей предсказуемостью? Чтобы решить эту проблему, в Канбан мы используем специальные точки обязательств в нашем рабочем процессе.

В этой статье мы определим, что же такое точки принятия обязательств в Канбан-системе, и как мы можем визуализировать их на Канбан-доске.

На каждой Канбан-доске вы найдете колонку «Нужно сделать», которая, по сути, является бэклогом в Канбане. Это место, где члены команды собирают свои идеи для различных рабочих элементов или запросы от клиентов. Когда вы вытаскиваете задачу оттуда, то вы обязуетесь работать над ней и успешно её выполнить.

Поскольку Канбан основан на потоке, обязательство — это точка в рабочем процессе, когда рабочий элемент готов к вводу в систему и прохождению через неё. Существуют политики процессов и WIP-лимиты (т.е. незавершенная работа), которые управляют потоком и определяют максимальный объём работы, который может существовать в каждом состоянии рабочего процесса. На фундаментальном уровне, чёткое установление WIP-лимитом поощряет культуру «доведения дел до завершения».

Крайне важно понимать, что в Канбане обязательство — это не просто обещание определённого момента в будущем. Наоборот, это факт, что рабочий элемент будет выполняться в соответствии с политиками процесса и в конечном итоге будет доставлен конечному заказчику в рамках данного SLA (Соглашения об уровне сервиса). В Канбане это обычно представляет собой временные рамки цикла, в течение которых мы соглашаемся раскрыть ценность для клиента.

Мы часто эмоционально привязаны к идее сказать «да», особенно нашим клиентам. Поэтому мы склонны брать на себя больше рабочих обязательств, чем можем выполнить. Обратной стороной совершения слишком большого количества работы является то, что это может привести к перегрузке, снижению внимания к деталям и, в конечном итоге, к необходимости дополнительной доработки.

Другая возникающая проблема — это слишком раннее принятие идей, о которых у нас недостаточно информации. В этом случае велика вероятность отказа от работы. Чтобы не тратить время на рабочие элементы, которые мы не сможем успешно завершить после того, как уже начали, мы можем реализовать процесс «предварительной фиксации». Идея здесь состоит в том, чтобы собрать больше информации о наших опционах работы и, таким образом, уменьшить их неоднозначность.

Использование точек принятия обязательств даёт нам ясность в отношении нашего рабочего процесса: когда конкретная задача будет запущена, готова ли она к запуску, когда она будет выполнена и т. д. Это делает нашу работу более предсказуемой, а наш процесс более ясным, ведь команда точно знает, над какими задачами они должны работать дальше, а какие готовы к отправке заказчику.

До сих пор разделяли мысль, что делая точки принятия обязательств явными, мы вносим бОльшую ясность и прозрачность в процесс принятия решений и, возможно, это способствует постепенному улучшению рабочего процесса.

При построении нашего рабочего процесса в Канбане у нас может быть процесс Discovery (upstream/течение вверх/восходящий поток) и Delivery (downstream/течение вниз/нисходящий поток). По сути, Восходящий Канбан (Upstream Kanban) — это этап предварительной фиксации, о котором мы упоминали ранее. Его цель состоит в том, чтобы управлять потоком входящих запросов, прежде чем брать на себя обязательство работать над ними. Кроме того, здесь мы берём на себя обязательство лучше понять, что мы хотим построить, и оценить наши идеи.

Рассматривайте процесс Discovery, как этап доработки, на котором у нас есть идеи или запросы клиентов, которые команда должна будет проверить. Как только это будет сделано, команде будет ясно, чего нужно достичь путём реализации конкретной идеи или запроса клиента.

После прохождения процесса Discovery мы можем определить, какие рабочие элементы выполнять дальше. Для этого нам нужно вовлечь членов нашей команды на собрание по пополнению/по принятию рабочих обязательств, которое является одной из 7-ми Канбан-каденций.

После того, как мы доработали наши идеи, запросы клиентов, а также провели встречу по их пополнению — фактическая работа над элементами может быть начата в процессе поставки.

Сейчас самое время объяснить, что для хорошо оптимизированного рабочего процесса с применением Канбан, вы должны сформировать две точки обязательств: во-первых, обязательство по работе (на старте) и во-вторых, обязательство по доставке. На Канбан-доске вы можете визуализировать их с помощью столбцов «Готово к запуску"/"Выбрано» и «Готово к доставке/Готово к развёртыванию».

Как только член команды получает возможность начать работу над задачами (представленными Канбан-карточками), он переводит её в стадию «Выполняется». По мере того, как рабочие элементы становятся всё ближе к доставке конечному потребителю (вторая точка принятия обязательств), вероятность выполнения обязательств к конкретной дате доставки возрастает.

Подумайте о точках обязательств «Готово к запуску» и «Готово к доставке» как о заказе из интернет-магазина. Когда вы что-то покупаете, вы обычно получаете письмо на почту, в котором сообщается, что магазин получил ваш заказ и уже работает над его упаковкой и отправкой вам. Это первый пункт обязательства: «Готовы начать». Интернет-магазин взял на себя обязательство выполнить работу, но ещё не указал точную дату.

Затем вы получите ещё одно письмо, в котором говорится, что ваш заказ должен быть доставлен в течение десяти дней. Затем, по мере приближения и большей определённости доставки, вы получите ещё одно письмо о том, что ваш заказ будет доставлен в определённую дату и время. Это второй пункт обязательств — «Готов к доставке». Интернет-магазин завершил работу над вашим заказом и назначил конкретную дату доставки.

Можно сказать, что доставка в Канбан (downstream или нисходящий поток) — это производственная линия, на которой мы в основном заботимся о сокращении времени цикла, повышении эффективности нашего процесса и постоянном повышении качества продукта или сервиса. Следует пояснить, что элемент может быть отброшен, если он не пересёк границу между графами «Запрошено» и «В процессе», но это не должно случаться часто, поскольку это будет сигналом для неэффективного процесса восходящего потока.

Итого, вот некоторые из основных принципов и практик в рамках Канбан Метода, которые помогают усилить обязательство:

• Мы должны внедрить Upstream Канбан (Восходящий Канбан) — способ проверки рабочих элементов до принятия обязательств.
• Мы должны чётко определить точки принятия обязательств.
• Нам нужны двухэтапные обязательства — обязательство о работе и доставке.
• Мы должны ограничить объём работы в нашей Канбан-системе, чтобы не брать на себя обязательств, которые могут превысить возможности команды и сделать доставку непредсказуемой.
• Нам нужно визуализировать ход нашей работы и политику, связанную с этой работой, чтобы позже, когда мы возьмем на себя обязательство, мы могли выполнить обещание выполнить работу.