ESP. Построение информационного потока. Часть 2

Хорошо, теперь опираясь на термины из предыдущей статьи, давайте перейдём к разговору о конкретных Канбан-митингах. Я собираюсь показать вам их типичные конфигурации. Возможно, вы захотите начать (использование Канбан) именно с таких конфигураций. Важно отметить, что с точки зрения каденций, продолжительности собраний, участников собраний — всё это определяется индивидуально для каждой организации. Более того, вам скорее всего придётся перенастраивать всё это со временем под себя.

Для начала давайте взглянем на этот набор поставки сервиса, состоящий из трёх собраний. Когда мы говорим о поставке сервиса, мы говорим об обещаниях нашим клиентам. О том, что мы собираемся делать, как мы собираемся выполнять для них работу, ЧТО мы собираемся им доставить. Итак, у нас есть собрание по пополнению, Канбан-митинг и собрание по планированию поставки.

Во-первых, давайте поговорим о пополнении. Мы называли это «встреча первой десятки», и на ней мы решали, получив всю информацию от заинтересованных сторон из всей компании, над чем работать дальше или, что следует рекомендовать делать группе разработчиков.

Цель собрания: решить, что выбрать из пула опционов, что делать следующим, и пополнить входной буфер для Канбан-системы.

Каденция: еженедельно

Продолжительность: от 20 до 30 минут

Участники: менеджер поставки сервиса или лицо, ответственное за фасилитацию встречи по планированию; вместе с персоналом по поставке сервиса, который может оценить технический риск и риск зависимости, а также дать совет по составлению графика, последовательности и группировке товаров.

Входные данные: 1. Наблюдения на Канбан-митингах и Ревью сервисов поставки могут привести к изменениям в поведении на собраниях по пополнению. 2. Решения из Ревью стратегии, такие как изменения политики и изменения портфеля.

Итог: решения о том, что делать дальше, а также системные изменения отправляются на Ежедневный Канбан-митинг.

Какие проблемы и вопросы обсуждаются на собрании по пополнению?

• Обсуждаем что нового произошло с последней встречи?
• Проверяем все представленные материалы в пуле вариантов/идей или буфере «Готово к доставке».
• Убеждаемся, что элементы, доступные для выбора, правильно классифицированы по риску и запрошенные классы услуг соответствуют требованиям. Исправляем любые ошибки.
• Считаем сколько Канбан-слотов доступно и какого типа/класса? Какие Канбан-сигналы у нас есть?
• Фильтруем доступный пул опционов по типу, классу, окну в расписании, чтобы получить первоначальный список кандидатов для отбора.
• Просим заинтересованные стороны сформировать шорт-лист кандидатов на основе первоначальной фильтрации.
• Думаем, возможно ли сформировать консенсус по наиболее важным пунктам для отбора, учитывая ожидаемое время выполнения заказа?
• Если не договорились, голосуем, чтобы выбрать.

Приведём пример

Наблюдения на Канбан-митингах и Ревью сервисов поставки могут привести к изменениям в поведении на собраниях по пополнению. Решения из Ревью стратегии, такие как изменения политики и изменения портфеля.

Например, было показано, что высокая скорость отбраковки, приводящая к перемещению рабочих элементов в корзину, изменяет поведение заинтересованных сторон и приводит к ужесточению «определения готовности», используемого для утверждения, что работа доступна для выбора на Собрании по пополнению.

Переходим к следующему важному собранию — Канбан-митингу.

Цель: Наблюдать и отслеживать состояние работы (а не работников!). Наблюдать за ходом работы.

Каденция: ежедневно

Продолжительность: 10−20 минут

Участники: группа непосредственного обслуживания или команда, выполняющая работу (4−50 человек). При содействии менеджера доставки сервиса.

Входные данные: необходимо собрать решения, принятые на Собрании по пополнению и на Собрании планирования поставки, а также решения и новые инициативы, вытекающие из Ревью Стратегии.

Итоги: нужно получить отчёт о прогрессе на Собрании планирования поставки и Ревью сервисов поставки.

Что происходит на Канбан-митинге?

• Менеджер доставки сервиса будет «проходить по доске» справа налево.
• Доска покажет состояние работы и то, активно ли она выполняется, стоит ли в очереди, заблокирована или ждёт по какой-либо другой причине.
• Менеджер поставки сервиса может запросить обновление статуса тикета. А также спросить, есть ли какая-либо дополнительная информация, которой нет на доске, и которая может быть неизвестна команде.
• Внимание уделяется заблокированным или элементам с риском просрочки. Команда кратко обсудит, кто работает над проблемой и когда она будет решена. Также появляется запрос на другие блокировки, которых нет на доске, и возможность высказаться тем, кому нужна помощь.

Кстати, более зрелые команды могут обсуждать только заблокированные элементы, а не каждый тикет на доске. Менеджер доставки сервиса должен взять на себя ответственность за решение проблем с блокировкой — он спросит, кому поручено решить эту проблему и когда она будет решена. Для нерешённых проблем важны чётко определённые пути эскалации и политика.

После встречи участники спонтанно обсуждают и ищут решение проблемы или вопросов, затронутых во время Канбан-митинга. Это происходит сразу после Ежедневного Канбан-митинга.

И наконец, поговорим о третьем важном собрании, на котором мы должны запланировать наши поставки.

Цель: запланировать последующую поставку и сформировать манифест поставки.

Каденция: варьируется в зависимости от каденции поставки

Продолжительность: 1−2 часа

Участники: при участии человека, который играет роль менеджера поставки сервиса. Также должны быть приглашены любые другие заинтересованные стороны, включая тех, кто получает и принимает поставку, а также всех, кто участвует в логистике. Специалисты присутствуют из-за своих технических знаний и возможностей оценки рисков. Менеджеры присутствуют для принятия решений.

Входные данные: соберите информацию с ежедневного Канбан-митинга о том, какие элементы потенциально доступны для доставки. Также возьмите на митинг соображения о рисках, вытекающих из Ревью Рисков, которые могут повлиять на решения о поставке.

Итоги: вы должны получить решения о том, какие элементы должны быть поставлены (сообщить это нужно на ежедневном Канбан-митинге), а информацию о проблемах с доставкой направить на Ревью рисков.

Вопросы, которые нужны на собрании по планированию доставки:

• Какие элементы в системе готовы (или будут готовы) к выпуску?
• Что требуется для фактического выпуска каждого элемента в производство?
• Какое тестирование потребуется после выпуска для проверки целостности производственных систем?
• Какие риски связаны с этим?
• Как можно снизить эти риски?
• Какие планы на случай непредвиденных обстоятельств необходимы?
• Кто должен участвовать в выпуске и присутствовать во время запуска в производство (или другого механизма доставки)?
• Сколько времени займет релиз?
• Какая ещё логистика будет задействована?

От планирования поставки к Ежедневному Канбан-митингу

Вам нужно задаться вопросом о том, какие элементы (с Канбан-доски), по нашему мнению, будут выполнены вовремя для поставки (дата доставки). Это можно сделать с помощью моделирования методом Монте-Карло, встроенного в программные Канбан-инструменты, или сделать это более качественно, спросив членов команды о ходе дел.

В этой ситуации все элементы, зафиксированные для поставки на Планировании поставки, фактически становятся элементами классов сервиса с фиксированной датой поставки. В идеале это должно быть явным и соответствующим образом визуализированным. Как следствие, нарушается порядок очередей на Канбан-доске. То, ЧТО и КАК выбирают на Канбан-доске работники, будет изменено в течение временного периода, пока не будет произведена доставка из системы клиенту/клиентам.

Продолжение читайте в следующей статье!