Как провести Канбан-митинг (Kanban meeting)?

Наверное всем знакома ситуация, когда утренняя летучка затягивается на часы, а после неё есть стойкое ощущение, что ничего полезного вы не обсудили, ни к чему не пришли, а только заработали головную боль. Сегодня хотим рассказать про формат, который поможет этого избежать.

Поможет Канбан-митинг. Его цель — договориться о том, как обеспечить поток работ наилучшим образом на оговариваемый период времени.

Выгоды Канбан-митинга:

• сокращение времени выполнения работы
• решение проблем, блокирующих работу
• диалог участников команды между собой
• сокращение времени на саму встречу

Для проведения митинга нам понадобятся реальное состояние нашей рабочей доски, а также информация о блокировках в работе, которые произошли.

Ведущий и участники: как правило, митинг проводит тот, кто отвечает за поток работ, например руководитель, менеджер доставки сервиса или тимлид. Участники — это все те, кто работает в системе.

Формат проведения: митинг может пройти оффлайн у физической Канбан-доски со стикерами или у магнитно-маркерной доски, не важно. Также митинг можно провести и онлайн через онлайн-доски в электронных трекерах.

Формат проведения митинга называется Walking The Board, потому что мы начинаем «идти» по нашей Канбан-доске справа налево — от самой правой колонки, которая ближе всего к колонке «Готово» и двигаемся налево. Фокусируемся на работе, на том, что нужно сделать, чтобы завершить эту работу или передвинуть на следующий этап, какие есть проблемы и кто может помочь в их решении.

«Проходя» справа налево по доске, мы затрагиваем каждую задачу и всей командой понимаем реальное состояние дел. Если, какая-то задача остаётся без сотрудника, например из-за того, что он отправился в правую часть доски помогать кому-то с задачей или завершать начатое, то такая задача может быть заблокирована. Информацию об этом мы начинаем копить, ведь она пригодится в будущем, чтобы обсудить с командой, а не слишком ли много задач вы берёте в свою систему.

Подходим к самому важному — вопросам, которые необходимо задавать на таком митинге.

1 вопрос. Что нужно сделать, чтобы закончить работу над этой задачей или переместить на следующий этап?

2 вопрос. В случае блокировки, может ли кто-то из участников помочь? Здесь нужно внимательно посмотреть, чем занимаемся выбранный для помощи сотрудник, может ли он помочь, отложив свои текущие задачи без потерь. При выборе чем заняться: «Взять задачу слева или помочь справа, ответ всегда один — мы перемещаем человека слева направо».

3 вопрос. К кому в компании можно обратиться за помощью, чтобы снять блокировку? Если во время Walking The Board мы находим блокировки, мы начинаем обсуждать кто из команды или за её рамками может помочь их снять. Если мы находим такого человека, то обсуждение того, чем именно он может помочь выносим за рамки Канбан-митинга, чтобы не растягивать встречу.

4 вопрос. Укладывается ли текущее ожидание по зависимости от задачи в наши договорённости с отделом, от которого мы зависим? Часто бывают взаимозависимости с другими отделами, например другой отдел должен проверить вашу работу. У вас есть договорённости и сроки. И если задача заблокировалась на такой проверки у другого отдела и все сроки уже прошли, то это сигнал пойти и проверить её состояние, предложить помощь или принять какое-то решения для скорейшего завершения задачи.

5 вопрос: Есть ли у нас элементы на доске, по которым есть риск не выполнить SLA, где таймер их пребывания в колонке начинает сигнализировать возникновения риска.

6 вопрос. Есть ли ещё работа, которая делается, но не отражена на доске? Таким образом, мы актуализируем текущее состояние системы.

По итогам встречи у вас:

1. Есть оптимальное распределение между задачами в потоке работ. В конце встречи мы должны понимать, что у нас не осталось нерешённых вопросов, которые будут мешать выполнять задачи далее.
2. Есть решения, предотвращающие риски.
3. Известны владельцы критичной информации. Это люди внутри группы или нашей компании, которые могут помочь разблокировать ту или иную задачу.
4. Есть договорённость о коллаборации, т. е. о взаимодействии участников команды или отдела внутри между собой. Иногда такой договорённости может быть — всё зависит от контекста работы. Но если у вас есть возможность достичь взаимодействия, то используйте её, ведь это поможет «прокачать» компетенции сотрудников, а также положительно повлияет на поток.

Частота проведения Канбан-митингов зависит от контекста: если работа высокодинамичная и быстро меняется в течение нескольких часов, то митинг можно проводить несколько раз в день. Если работа меняется в течение недели, то проводите встречу каждый день. Еженедельные встречи подойдут в больших проектах, где крупные изменения происходят редко.

Оптимальная длительность Канбан-митинга — 15−20 минут (для отдела из 10−12 человек и 15 задачами).