Эффект бутылочного горлышка в бизнесе: как выявить и устранить «узкие места» в производственных процессах

Многим руководителям знакома ситуация, когда в работе накопилась буквально лавина задач и все они застряли на одном из этапов. Скопившиеся задачи могут тормозить другие процессы вплоть до полной остановки всех работ. Такой процесс называется эффектом «бутылочного горлышка» или «bottleneck» и требует определенных управленческих действий для разрешения ситуации и предотвращения ее возникновения в будущем.

Бутылочное горлышко или узкое место (англ. bottleneck) — это ситуация в производственных процессах, когда скапливается много нерешенных рабочих элементов и они тормозят или парализуют весь производственный процесс.

Можно провести аналогию с банкой компота, которую нужно перелить в кувшин. В ней есть элементы разного размера: мелкие ягоды, крупные яблоки и жидкость, также и рабочие задачи есть крупные, есть небольшие, а есть пятиминутные. Чтобы перелить компот в кувшин, фрукты должны пройти через горлышко. Если горлышко узкое, то содержимое компота соберется в кучу, заблокирует проход и перелить его не удастся. Крупные и средние элементы встанут поперек всего и даже жидкости (самым коротким или пятиминутным задачам) не получится попасть в кувшин (готовые задачи).

Точно так же и в рабочих процессах бутылочное горлышко указывает на узкое место, где скорость производства или исполнения ограничивается, либо полностью останавливается. Проблема возникает тогда, когда нарушен баланс между входящим и выходящим потоками задач.

Поиск и устранение узких мест является важной управленческой задачей по оптимизации процессов. Если вам требуется анализ бизнес-процессов — обратитесь за бесплатной консультацией в Neogenda. Мы детально разберем ваш случай и предложим лучшее решение.

Далее в статье:

• какие есть виды узких мест;
• причины появления бутылочных горлышек;
• какие есть негативные последствия для команды при появлении узких мест;
• как найти проблему в производственных процессах;
• как устранить проблему.

Виды узких мест в производственных процессах

В рабочих процессах можно выделить два вида узких мест:

• Кратковременные. Могут относиться ситуации, например, когда в рамках короткого временного интервала происходит высокий пик спроса на услугу или продукт, что может привести к временным перегрузкам команды и задержкам в обработке заказов. Возможны также временные отключения оборудования из-за технических проблем или профилактических работ, что также может привести к временному снижению производительности процесса.
• Системные или долгосрочные. Обычно связаны с более глубокими и структурными проблемами в самом процессе. Долгосрочные узкие места могут быть вызваны неоптимизированными бизнес-процессами, неэффективными рабочими процедурами, недостаточным обучением персонала, недостаточным или неравномерным использованием ресурсов. Решение системных узких мест требует более фундаментальных изменений в процессах, таких как пересмотр структуры организации или внедрение новых технологий, чтобы обеспечить постоянное стабильное улучшение производительности и эффективности.

Оба вида узких мест могут серьезно сказываться на общей эффективности работы предприятия, поэтому важно своевременно находить и устранять их, чтобы обеспечить бесперебойную работу и оптимизировать процессы в долгосрочной перспективе.

Причины появления узких мест

Узкие места в рабочих процессах могут возникать по разным причинам и важно понимать, что их возникновение может зависеть сразу от нескольких факторов.

Рассмотрим подробнее несколько основных причин возникновения bottleneck:

• Недостаток ресурсов. Одной из основных причин появления узких мест является недостаток ресурсов, таких как оборудование, материалы, технологии или персонал. Если какого-то из этих ресурсов не хватает для оптимальной работы, это может привести к замедлению или парализовать процессы.
• Неоптимизированные процессы. Если рабочий процесс не оптимизирован и содержит излишние шаги, может быть так, что порядок действий не соответствует логике исполнения задачи, что также может создать узкое место. Например, излишняя бюрократия или согласования могут замедлить процесс и создать «узкое горлышко».
• Недостаточная подготовка персонала. Отсутствие необходимых навыков и знаний у сотрудников ведет к замедлению процесса.
• Неправильное использование технологий. Время от времени узким местом может стать неправильное использование технологий или программного обеспечения. Например, если система управления складом не настроена правильно или не соответствует потребностям предприятия, это может привести к замедлению выпуска продукции.
• Неэффективное управление. Отсутствие эффективного управления процессами и отсутствие контроля над выполнением задач также способны создать узкие места. Плохая координация действий между отделами или недостаточный мониторинг процессов могут привести к снижению производительности.

Понимание причин возникновения узких мест поможет выявлять их на ранних стадиях и принимать меры для их устранения.

Негативные последствия эффекта бутылочного горлышка для команды

Эффект бутылочного горлышка в рабочих процессах для команды может иметь серьезные негативные последствия, такие как:

• Снижение производительности. Узкое место может привести к значительному снижению производительности всей команды. Постоянные замедления и ожидания могут негативно сказываться на общей эффективности работы.
• Увеличение времени выполнения задач. Задачи, проходящие через узкое место, будут требовать больше времени на выполнение, что приведет к задержкам в графике выполнения проекта.
• Ухудшение качества работы. Постоянные задержки выполнения будут провоцировать сдвиги дедлайнов и появление «горящих» задач. Это может повлечь за собой появление большого количества ошибок и недочетов в работе, так как члены команды будут торопиться и совершать ошибки из-за стресса и давления.
• Неравномерное распределение работы. Если один член команды становится постоянным «узким местом», другие участники могут быть вынуждены принимать на себя его задачи, что приведет к неравномерному распределению работы и недовольству в коллективе.
• Потеря мотивации. Постоянные проблемы и задержки могут привести к потере мотивации у команды и снижению энтузиазма в работе.

Как найти узкие места в процессах

Самый важный шаг в нахождении узких мест — визуализация рабочих процессов.

Если в команде внедрен Канбан Метод, то на доске будет наглядно видно, на каком из этапов появилось большое скопление карточек.

На примере выше видно, что самым узким местом является этап «в работе» и «на правках» — на них происходит основное создание продукта разными исполнителями, и внесение итоговых правок перед релизом. Этапы «на редактуре», «на повторной редактуре», «вычитка и корректура» и «проверка куратором» имеют совсем небольшое количество карточек и периодически могут простаивать в ожидании прихода задач на свой этап.

Еще один вариант визуализации — изучить Накопительную диаграмму потока.

Диаграмма потока наглядно показывает количество задач на всех этапах в разрезе выбранного периода. Отдельно можно рассчитать, сколько задач за выбранный период времени команда может выполнить (пропускная способность). Из примера выше видно, что пропускная способность за 10 дней составляет 2 задачи.

Для более глубокого анализа процессов можно выполнить следующие шаги:

• Провести анализ данных и отчетов. Изучить ключевые показатели, такие как время выполнения задач, издержки материалов, количество брака и другие метрики, чтобы определить области, где возможно наличие узких мест.

  На проблемные места может указать Контрольная диаграмма. На ней будут наглядно видны задачи, которые вызвали затруднения или были выполнены позже обещанного срока.

• Провести опрос сотрудников. В ходе беседы с сотрудниками могут быть выявлены не очевидные на первый взгляд проблемы. Члены команды могут подробно рассказать о трудностях и подсветить проблемы, с которыми они сталкиваются.

  Например, может оказаться, что ключевой сотрудник часто уходит на больничный, во время отсутствия его некому заменить и процессы встают. Решением может быть расширение штата и прием сотрудника с теми же функциями, либо увольнение текущего сотрудника и прием нового на его место.

• Наблюдать за ходом выполнения процессов изнутри. Процессы можно изучать не только по отчетам и рассказам команды, но и «пощупать» их изнутри. Встав на место специалиста можно увидеть места где происходят простои, задержки или возникают проблемы во время выполнения.
• Использовать методы управления качеством. При анализе можно применить методы управления качеством, такие как диаграмма Парето (Pareto chart), Диаграмма Ишикавы (cause-effect diagram, fishbone diagram), контрольные листы и прочие инструменты для выявления возможных узких мест в производственных процессах.

Выявив причины возникновения проблем по задачам с помощью таких инструментов, как Контрольная диаграмма, можно построить диаграмму Парето, она более наглядно покажет наиболее частые из проблем.

Высота столбцов покажет частоту возникновения проблем.

Еще один инструмент — диаграмма Иcикавы, или так называемая диаграмма «рыбьей кости». На диаграмме происходит кластеризация всех возникающих проблем и узких мест по категориям.

Если вы хотите узнать больше о том, какие бывают ключевые Agile-метрики, читайте нашу статью «5 самых важных Agile-метрик и 11 второстепенных». В ней мы делимся самыми популярными метриками и способами их применения.

Как устранить проблему

Для устранения проблем, выявленных при анализе узких мест, стоит следовать пошаговой инструкции:

• Расставить приоритеты для выявленных проблем. Нужно определить, какие из выявленных проблем являются наиболее критическими для решения. Оцените степень их влияния на производственные процессы и достижение целей компании.
• Сформировать команду для решения проблем. Соберите команду или назначьте ответственных специалистов, которые будут заниматься устранением проблем. Включите в команду представителей различных отделов или подразделений, обладающих необходимыми знаниями и опытом.
• Разработайте план действий. На основе анализа выявленных причин разработайте конкретный и структурированный план действий для устранения проблемы. Определите шаги, ресурсы, ответственных и сроки, необходимые для исправления ситуации.
• Внедрите необходимые изменения. После разработки плана действий приступайте к внедрению изменений. Обеспечьте поддержку руководства и участие всей команды в процессе изменений.
• Анализируйте результаты изменений. Организуйте систему мониторинга и контроля внедренных изменений. Следите за эффективностью мероприятий по устранению проблем и корректируйте план по устранению, если это необходимо.
• Проведите обучение персонала. Для сотрудников стоит провести презентацию внедренных изменений, объяснить причины, по которым это было необходимо, и познакомить команду с новыми условиями и новыми процессами.
• Оценить результаты изменений. После внедрения изменений стоит сравнить текущую производительность и эффективность команды с исходными показателями и оценить, насколько успешно были устранены «узкие места».

Если вам требуется помощь в выстраивании производственных процессов или консалтинг бизнеса — обратитесь в Neogenda. Более 100 компаний получили результат и решили задачи менеджмента на всех уровнях компании благодаря работе с нами. На бесплатной консультации мы детально изучим задачи вашего предприятия и предложим наилучшее решение.