Как строить и использовать дашборды для анализа данных в компании

Цифр в бизнесе много. Отчеты, таблицы, графики — каждый отдел собирает свою статистику. И если эту информацию никак не систематизировать, следить за происходящим в компании будет сложно. Придется принимать решения вслепую или ориентироваться на устаревшие отчеты.

Чтобы повысить эффективность процессов и принимать решения на основе данных, нужно собирать их в одном месте, например, в наглядном дашборде. Он покажет, как обстоят дела в компании. Кто из сотрудников работает лучше остальных, какие процессы мешают зарабатывать больше, а какие вообще не приносят профита.

В этой статье разберемся, зачем строить дашборды для бизнеса, как они помогают принимать решения, какие бывают типы и как собрать свой дашборд.

Зачем дашборды в бизнесе

Дашборд — это инструмент визуализации данных, который помогает отследить происходящее в компании. Проще говоря, это экран, на котором собрано все самое важное: выручка, прибыль, динамика продаж, рентабельность, расходы, эффективность команды. И вся эта информация представлена в виде графиков, диаграмм и таблиц.

Например, дашборды помогают руководителю увидеть просадку выручки по одному из регионов или рост возвратов по конкретному товару, и сразу отреагировать: пересмотреть стратегию, уточнить цели отдела или изменить приоритеты.

Отчет в Excel — тоже информация, но не в таком удобном виде. Там десятки строк и столбцов, непонятные формулы, и, чтобы что-то понять, нужно тратить время и внимание. В дашборде важную информацию видно сразу.

Да и вообще, дашборды удобнее таблиц и длинных отчетов, потому что визуальные элементы — графики, диаграммы, таблицы — мозг воспринимает быстрее и точнее.

Какие виды дашбордов бывают

Стратегические. Такие дашборды делают для топ-менеджеров, акционеров или совета директоров. Их задача — показать, как компания движется к целям. Здесь обычно смотрят на выручку, рентабельность, рост по сегментам, выполнение плана.

Аналитические. Эти дашборды нужны линейным руководителям, например, директору по продажам или руководителю маркетинга. Здесь уже больше деталей: показатели по каналам, регионам, воронки, конверсии, эффективность кампаний. Такие дашборды помогают искать причины проблем, проверять гипотезы и принимать тактические решения.

Операционные. Их используют сотрудники, которые работают с процессами каждый день. Это может быть склад, служба поддержки, бухгалтерия. Такие дашборды показывают что происходит прямо сейчас: сколько заказов в работе, какие счета не оплачены, где превышен лимит. Данные обновляются в реальном времени или несколько раз в день.

Еще бывают информационные дашборды — их делают для общего понимания ситуации. Например, для сотрудников из других отделов, которые хотят знать, как идут дела в компании. Такие дашборды могут висеть на телевизоре в офисе или отображаться в корпоративном портале.

Чем дашборды отличаются от инфографики

Инфографика — это статичное изображение, которое иллюстрирует заранее подготовленные данные. Она чаще всего используется для презентаций, публикаций в медиа или маркетинговых целей.

А дашборд — это рабочий инструмент. Он обновляется в реальном времени, позволяет фильтровать информацию, смотреть данные за разные периоды по сегментам и направлениям. Его задача — помочь специалисту быстро найти ответ на конкретный вопрос, сравнить метрики и принять решение.

Кому нужны дашборды в компании

Дашборды полезны всем, кто принимает решения и работает с цифрами. Но особенно они важны для предпринимателей, менеджеров и аналитиков — людей, которые ежедневно отслеживают процессы, выясняют что работает, что не работает и что с этим делать.

Для предпринимателей и менеджеров дашборд — способ быстро проверить метрики бизнеса.

Для бизнес-аналитиков дашборды экономят ресурсы. Без дашбордов аналитик тратит часы (а иногда и дни), чтобы собрать данные из разных систем, почистить, свести, построить графики. Дашборд автоматизирует этот процесс. Один раз настроил — и дальше все обновляется само.

Вот краткая таблица ролей и сценариев, в которых им пригодятся дашборды:

Разным типам бизнеса нужны разные дашборды. Малому и среднему бизнесу обычно нужны простые дашборды с базовым набором метрик. Владелец небольшой компании хочет видеть выручку, прибыль, количество клиентов, остатки товаров — простые и понятные показатели. Объемы данных относительно небольшие, источников информации немного.

Крупному бизнесу нужно больше детализации. В большой компании дашборд может содержать сотни метрик, разбитых по десяткам направлений, регионов, товарных категорий. Ей нужны многоуровневые дашборды — от общих показателей на уровне совета директоров до детальных операционных метрик для руководителей отделов.

Например, в небольшом интернет-магазине дашборд будет показывать общую выручку, количество заказов и средний чек. А в крупной ритейл-сети тот же дашборд будет содержать данные по сотням магазинов, тысячам товарных позиций, десяткам каналов продаж.

Какие дашборды важны для бизнеса

Дашборды пригодятся для решения разных бизнес-задач. Вот несколько примеров:

• для оценки эффективности маркетинга;
• для финансового анализа;
• для оценки продаж;
• для операционных процессов.

Эффективность маркетинговых кампаний. Маркетолог может запустить несколько рекламных каналов одновременно и через дашборд отслеживать, какой канал приводит больше лидов, какова стоимость привлечения клиента по каждому каналу, как меняется конверсия в разных сегментах аудитории.

Финансовый анализ. Здесь делают дашборды для отслеживания ключевых показателей, profit and loss (P&L) и cash flow.

Дашборды для оценки ключевых показателей помогают следить за выручкой, прибылью и рентабельностью. Выручка показывает общий объем продаж, но сама по себе она не говорит об успешности бизнеса. Компания может продавать на миллионы, но при этом работать в убыток. Поэтому обязательно отслеживается прибыль — то, что остается после вычета всех расходов. Рентабельность показывает эффективность бизнеса в процентах: сколько копеек прибыли приносит каждый рубль выручки.

Дашборды для отслеживания P&L показывают картину доходов и расходов компании. Например, директор может увидеть, как изменилась структура расходов по месяцам, какие статьи затрат растут быстрее других или в какие периоды компания была наиболее прибыльной.

Дашборды cash flow помогают следить за движением средств. Они нужны бизнесам, в которых бывают кассовые разрывы или есть сезонность. Подобные дашборды показывают, когда ожидается поступление средств, какие платежи запланированы и т. д.

Оценка продаж. Такие дашборды показывают, как работает отдел продаж, насколько эффективны воронка и менеджеры. В них обычно отображается конверсия на каждом этапе, средний чек, число сделок и проценты выполнения плана. Для более глубокой аналитики в таких дашбордах добавляют разрезы по регионам, продуктам или менеджерам.

Операционные процессы. Здесь отслеживаются метрики производительности: насколько быстро и качественно выполняются задачи, соблюдаются ли сроки, где есть просрочки или как загружена команда.

Из чего состоит хороший дашборд

Обычно дашборд состоит из трех основных частей: заголовка, фильтров и главной области с визуализациями.

Заголовок объясняет что показывает дашборд — «Продажи за месяц», «Финансовые показатели» или «Операционные метрики». В крупных компаниях дашбордов может быть много, и релевантные заголовки помогут в них не запутаться.

Фильтры помогают настроить отображение данных под конкретную задачу. Например, посмотреть продажи только за последнюю неделю, только по определенному региону или только по конкретному менеджеру. Фильтры обычно размещают в верхней части дашборда, чтобы пользователю было удобно менять параметры просмотра.

Главная область содержит графики, диаграммы и таблицы с данными. Выбор типа контента зависит от того, какие данные нужно показать.

Линейные графики идеально подходят для отображения динамики показателей во времени. Они показывают тренд – растет показатель, падает или колеблется. Линейные графики используют, когда нужно показать, как менялась выручка по месяцам, количество клиентов по дням или стоимость привлечения лида по месяцам.

Столбчатые диаграммы помогают сравнить значения между собой. Например, сравнить продажи по регионам, эффективность разных менеджеров или популярность товарных категорий.

Круговые диаграммы показывают структуру и доли целого. Например, какую долю в общей выручке занимают разные товарные группы, как распределяются расходы по статьям бюджета или какие каналы привлечения дают больше клиентов.

Таблицы используют, когда нужно показать много конкретных значений и параметров одновременно. Например, список клиентов с указанием суммы покупок, даты последней покупки, региона и менеджера.

Главное — при выстраивании дашборда соблюдать принцип от общего к частному. Сначала показывать агрегированные показатели, например, общую выручку, динамику прибыли, средний чек.

Потом переходить к деталям: по категориям товаров, по отделам, по отдельным сотрудникам.

Как создать дашборд

Создание дашборда можно разделить на 5 шагов:

• постановка цели;
• подбор метрик и KPI;
• выбор типа визуализации;
• подключение к данным для обновлений;
• запуск.

Поговорим о каждом шаге подробнее. А чтобы все лучше запомнилось, разберемся на конкретном примере — компании X.

В компании работают шесть менеджеров, каждый отвечает за свое направление в трех каналах: онлайн-магазин, маркетплейс и корпоративные продажи. До недавнего времени коммерческий директор получал сводные цифры по каждому из них в Excel раз в неделю от аналитика. Это занимало время, данные приходили с задержкой и часто без нужного контекста.

Команда решила начать с самого базового — сделать один дашборд, который покажет выручку, прибыль, количество заказов и выполнение плана по каждому менеджеру.

Формулируем цель

Перед сборкой дашборда нужно понять, зачем он вообще нужен. Поэтому первый шаг — определить цель. Что мы хотим отслеживать, какие вопросы должен помогать решать дашборд. Например, как изменяется прибыль по направлениям, насколько эффективно работают каналы продаж, где у нас просроченные оплаты.

Цель компании Х — понять, кто из менеджеров приносит какую выручку, как выполняется план и где есть рост. Этот дашборд нужен руководителю отдела продаж и его заместителю. Им важно видеть не только итоговые суммы, но и структуру, как меняется вклад каждого менеджера по месяцам.

Вопросы, на которые должен отвечать дашборд:

• Какую выручку и прибыль генерирует каждый менеджер.
• Кто лучше выполняет план.
• Где снижается средний чек или падает количество заказов.

Подбираем ключевые метрики и KPI

Нужно выбрать те показатели, которые действительно отражают суть происходящего. Не перегружать экран лишними деталями, а отобрать 5–7 ключевых KPI. Например, для дашборда по продажам это могут быть общая выручка, количество сделок, конверсия, средний чек, исполнение плана.

Если метрика не помогает принять решение, не отражает эффективность процессов — она в дашборде не нужна.

На этом этапе в компании Х решили взять только самые важные показатели:

• выручка;
• прибыль;
• количество заказов;
• средний чек.

На более детальные метрики вроде конверсии, среднего времени ответа или маркетинговых затрат решили пока не отвлекаться.

Настраиваем подключения к данным и обновление

Здесь важно понять, откуда брать информацию. Это может быть CRM, ERP, Excel-файлы, бухгалтерская система, Google Analytics или что-то еще. Главное, чтобы данные были актуальными и пригодными для анализа.

На этом этапе нужно хорошо подготовить данные: убрать дубли, исправить ошибки, привести все к единому формату. Без этого графики будут строиться по грязной базе и не принесут пользы.

Выбираем типы визуализаций

Здесь определяется, как будет выглядеть дашборд – какие графики где разместить, что показать в цифрах, а что — в динамике. График нужен там, где нужно отследить тренд. Диаграмма — когда нужно что-то сравнить. Таблица — если нужны точные данные.

В компании X решили сделать так:

Верхняя часть дашборда — показатель выручки за определенный период.

Ниже — столбчатая диаграмма, где видно, кто из менеджеров приносит больше всего выручки. Дополнительно — таблица с детализацией: канал, менеджер, месяц, выручка, прибыль, заказы, средний чек.

Еще ниже — тепловая карта по прибыли с разбивкой по месяцам, чтобы было проще отследить динамику.

Запускаем в продакшн и обучаем пользователей

После подготовки и настройки можно запускать дашборд в продакшн. Желательно провести короткий инструктаж – объяснить, как им пользоваться, на что обращать внимание, какие фильтры можно применять.

Главное, с самого начала встроить дашборд в повседневную работу. Например, сделать его частью планерок, использовать в презентациях для руководства или отслеживать через него выполнение KPI. Так дашборды станут частью управления проектами.

В каких сервисах строить дашборды

Один из самых популярных вариантов — Looker Studio (бывший Google Data Studio). Это бесплатный и довольно простой сервис. Он хорошо интегрируется с Google Analytics, Ads и Google Sheets, поэтому им удобно пользоваться для создания маркетинговых и операционных дашбордов.

Есть совместный доступ с разграничением прав, базовые возможности кастомизации и более 490 коннекторов для подключения источников данных. Из ограничений — работает только онлайн, нет десктопной версии.

Если нужна более продвинутая система — обратите внимание на Microsoft Power BI. Power BI хорошо работает с Excel, SQL Server и другими продуктами Microsoft.

Сервис подходит для создания дашбордов финансовых отчетов, сквозной аналитики, построения кастомных расчетов. Из минусов — не работает на macOS.

Tableau — подходит для тех, кому важны сложные визуализации и гибкая настройка интерактивных графиков. Работает с большими объемами данных, есть интеграции с Excel, Google Analytics, MySQL и др. Интерфейс понятный, но в сервисе нужно освоиться. Прежде чем загружать данные, их нужно хорошо структурировать.

Если хочется пользоваться отечественным сервисом, лучший вариант — Yandex DataLens. Этот сервис легко интегрируется с Яндекс.Метрикой, Яндекс.Облаком и другими продуктами Яндекса. Может подключаться к PostgreSQL, ClickHouse, Excel и другим источникам. Поддерживает работу с большими объемами данных, есть фильтры, визуальные редакторы, роли и права. Интерфейс интуитивный, есть русскоязычные туториалы.

Выбор конкретного сервиса зависит от сложности задач. Если нужен простой мониторинг выручки и продаж — хватит Looker Studio. Если нужно анализировать десятки показателей в разрезе сегментов и периодов — лучше смотреть в сторону Power BI или Tableau.

Для самых простых задач подойдут Excel или Google Sheets. Это не полноценные BI-системы и для создания дашбордов они не заточены. Но если у вас небольшой объем данных и нужно просто визуализировать базовые показатели — таблиц хватит. Их можно использовать для внутренней отчетности, отслеживания личных KPI или простых финансовых дашбордов.

Типичные ошибки при построении дашбордов

Слишком много показателей на одном экране. Самая частая ошибка — желание впихнуть в дашборд все доступные данные. В результате дашборд превращается в информационную свалку, где важные показатели теряются среди второстепенных. Сотрудник тратит больше времени на поиск нужной информации, чем на принятие решений.

Если нужно отразить много показателей, лучше создать несколько специализированных дашбордов. Например, финансовый дашборд для директора, операционный для руководителя производства, маркетинговый для CMO.

Неактуальные или некорректные данные. Дашборд с устаревшими данными хуже, чем отсутствие дашборда вообще. Так сотрудник будет принимать решения на основе устаревшей информации и удивляться, почему результаты не соответствуют ожиданиям.

Такая проблема часто возникает из-за того, что данные обновляются вручную. Сотрудник забывает загрузить файл, болеет или уходит в отпуск — дашборд показывает неактуальную информацию. Чтобы решить эту проблему, можно указывать на дашборде время последнего обновления данных.

Еще одна причина — некорректные данные из-за ошибок в расчетах. Например, выручка в CRM считается по дате закрытия сделки, а в учетной системе — по дате выставления счета. В этом случае решение простое — проверять датасеты и все формулы подсчетов.

Отсутствие контекста и пояснительных подписей. Например, график может показывать рост продаж на 25%, но непонятно, хорошо это или плохо. По сравнению с каким периодом произошел рост — с прошлым месяцем, прошлым годом или планом?

Поэтому каждый показатель должен иметь точку сравнения. Выручка текущего месяца — с планом и прошлым годом. Конверсия — со средним показателем по отрасли. Количество лидов — с предыдущими периодами.

Не забывайте про единицы измерения и пояснения к сложным метрикам. Что такое LTV, CAC, ARPU для аналитика очевидно, а директору может быть непонятно. Поэтому добавляйте в дашборд подсказки.

Также можно добавлять цветовое кодирование. Красный — проблема, зеленый — все хорошо, желтый — требует внимания. Обращайте внимание на детали: шрифты должны быть читаемыми, названия осей — понятными, а подписи — точными.

Игнорирование потребностей разных ролей. Менеджер и аналитик смотрят на данные по-разному и принимают разные решения. Менеджеру нужна общая картина и возможность быстро выявить проблемы. Аналитику — детализация и возможность углубляться в данные.

Универсальный дашборд сделать не получится — он не будет подходить никому. Для менеджера будет много ненужной инфы, а для аналитика показателей может не хватать.

Что в итоге

• Дашборды — инструмент визуализации данных, который отображает важные показатели компании. Дашборды упрощают анализ данных компании и помогают принимать стратегические решения.
• Дашборды помогают увидеть проблемы и отреагировать на них. Например, пересмотреть стратегию или изменить приоритеты.
• Дашборды удобнее таблиц и отчетов, потому что представляют информацию в удобном визуальном формате.
• Дашборды полезны для тех, кто принимает решения и работает с цифрами. Особенно для предпринимателей, менеджеров и аналитиков.
• Дашборды автоматизируют процесс сбора и обработки данных, экономят ресурсы и помогают контролировать денежные потоки.
• Дашборды решают много бизнес-задач. Например, помогают оценить эффективность маркетинга, сделать финансовый анализ, проанализировать продажи и операционные процессы.
• Хороший дашборд состоит из заголовка, фильтров и главной области с визуализациями.
• Чтобы создать дашборд, нужно определить цели, выбрать метрики и KPI, выбрать тип визуализации, подключить данные для автообновлений и запустить систему.
• Существуют различные сервисы для создания дашбордов: Looker Studio, Microsoft Power BI, Tableau и Yandex DataLens.

Типичные ошибки при создании дашбордов – слишком много показателей на одном экране, некорректные данные, отсутствие контекста и пояснительных подписей, игнорирование потребностей разных ролей.

Хотите разработать дашборд и знать все, что происходит в компании? Обращайтесь за помощью в Neogenda. Просто запишитесь на бесплатную консультацию, и наши эксперты помогут разработать дашборд под ваш бизнес.