Корпоративные митапы как «семейное кафе»

Автор: Сергей Шаблонов, менеджер продукта в ИТ-интеграторе «Сибинтех» / «Сибинтех Софт», более 30 лет в IT

1. Зачем компании горизонтальные коммуникации

Секция масштабирования почти всегда упирается в один и тот же фактор — коммуникации между людьми. Как бы ни росла компания — от закусочной на колёсах до огромного «ресторана» с сотнями команд — горизонтальные связи остаются критически важными:

• обмен опытом между командами;
• повторное использование решений, а не изобретение велосипеда по нескольку раз;
• распространение удачных практик по всей организации.

При росте компании возникают две регулярно повторяющиеся проблемы:

Разные команды решают одну и ту же задачу, не зная друг о друге. Причём делают это по-разному — на выходе набор «разных Цезарей»: где-то действительно салат Цезарь, где-то Юлий Цезарь, но явно не тот.

Нет площадки для обмена. Даже если где-то внутри компании родилось отличное решение, оно так и остаётся локальным успехом — про него просто никто не узнаёт.

Горизонтальные коммуникации — это способ сделать так, чтобы хороший «рецепт» не оставался в одной маленькой кухне, а становился стандартом качества для всего «ресторана».

2. Кухонная метафора и наш контекст

За 30 лет в IT я видел много технологических мод и подходов, но одна вещь не меняется — людям нужно общаться друг с другом, делиться опытом и учиться.

Мы работаем в «Сибинтехе» и «Сибинтех Софт» и делаем внутрикорпоративные продукты для компании «Роснефть». Наш «ресторан» довольно крупный:

• около 100 000 внутренних пользователей — по меркам внутренней системы это очень много;
• более 1 300 внутренних заказчиков;
• более 2 000 сервисов в реестре;
• до 500 проектов и продуктов в портфеле каждый год.

Компания растёт, продуктов и проектов становится всё больше, технологий — тоже. Кто-то приносит идею «давайте добавим искусственный интеллект», кто-то осваивает новые стеки, кто-то перестраивает поддержку.

Метафора, с которой удобно работать — кухня.

Когда у вас закусочная на колёсах, вы стоите плечом к плечу, видите продукт, видите коллегу, видите очередь постоянных клиентов. Коммуникаций почти не нужно — всё происходит на расстоянии вытянутой руки.

• Когда превращаетесь в большой ресторан, появляются:
• десятки «блюд» (продуктов и сервисов);
• множество «кухонь» (команд);
• разные «смены» (проекты, инициативы);
• новые технологии и подходы.

И тут уже без системного обмена опытом легко получить десятки вариаций одного и того же «салата Цезарь» с очень разным качеством.

В компании уже есть точки, через которые идёт обмен:

• Корпоративный университет — театральный буфет: внутренние тренеры, курсы, обучение, а значит, и обмен опытом.
• Корпоративный портал — «официальный ресторан» с регламентами, базой знаний, материалами проектного офиса.

Но нам не хватало ещё одной точки — более тёплой и живой. Так родилась метафора «семейного кафе» — места, где можно по-человечески обсудить свои кейсы, поделиться опытом, задать вопросы, не проходя через тяжелую бюрократию.

3. Как мы запустили корпоративные митапы

Первый «пикник» — без стен, но с людьми.

В 2021 году, на пике пандемии, когда внешние митапы и вебинары были уже нормой, мы решили перенести эту практику внутрь компании.

Сначала мы буквально провели «пикник» на месте будущего семейного кафе:

• ещё нет «фундамента» формата;
• нет сложных регламентов;
• есть инициативная группа и много желания.

Мы:

• собрали инициативную группу (несколько «особо буйных», как я шучу);
• сделали персональную рассылку примерно на 200 человек;
• получили около 90 участников — конверсия отличная;
• нашли 6 спикеров из числа знакомых и коллег;
• получили упоминание в цифровом дайджесте компании;
• сняли NPS, который оказался довольно высоким.

Пикник удался, а главное — показал: формат людям нужен.

4. Где брать спикеров и что им это даёт

Где искать «поваров» для семейного кафе?

Когда вы запускаете митапы, главный вопрос — кто будет готовить «блюда»?

Опыт показывает, что хороших внутренних спикеров можно найти в нескольких «слоях»:

Знакомые

Самый простой источник. Они уже вам доверяют.

— «Слушай, у тебя же классный кейс по внедрению… Давай расскажешь?»

Рекомендации

Кто-то выступил, получил позитивный опыт и рассказывает об этом команде:

— «Было круто, можно бесплатно потренироваться перед внешней конференцией».

Лидеры направлений и владельцы продуктов

По реестру проектов и продуктов легко найти тех, кто уже ведёт серьёзные истории.

— «Вы решали такую-то проблему — расскажите, это будет полезно многим».

PM, продакты, деливери-менеджеры и другие менеджеры

У них часто много комплексного опыта: не только про технологию, но и про процессы, людей, внедрение.

Руководители

Тоже отличный источник, но с риском: большая загрузка, высокая вероятность отмены в последний момент из-за более срочных задач.

Внутренние электронные издания

В интервью и заметках часто уже «подсвечены» люди с интересным опытом — их можно приглашать.

Победители внутренних конкурсов

Лучший разработчик, лучший архитектор, лучший специалист поддержки — все они носители ценных практик и подходов.

Главное правило — не ограничиваться массовой рассылкой.

Личная беседа, эмпатия, поддержка — вот что реально работает для привлечения спикеров.

Зачем это самим докладчикам

Типичный вопрос: «А что мне с этого? Я и так загружен».

Для докладчика митап даёт:

• Обратную связь и проверку глубины экспертизы.
• Ты выходишь за пределы своей «кухни» и проверяешь свои подходы на более широкой аудитории.
• Уважение коллег.
• В интеллектуальной работе деньги не всегда на первом месте.
• Статус эксперта и признание внутри компании — сильный мотиватор.
• Повод глубже разобраться в теме.
• Подготовка к митапу часто подталкивает к систематизации опыта, чтению, наведению порядка в документации.
• Наведение порядка в проекте/продукте.

Будущую презентацию нередко потом используют как:

• материал для заказчиков;
• внутренний отчёт;
• часть базы знаний.

Вклад в общую базу знаний компании.

Это конкретный, ощутимый вклад в развитие организации.

Нетворкинг. Выясняется, что прямо за стеной сидит человек, который решает похожие задачи, но вы с ним ни разу не пересекались. Митап становится точкой встречи.

Тренировка навыков публичных выступлений. Особенно полезно тем, кто хочет потом выходить на внешние конференции.

Ощущение, что ты кого-то вдохновил и помог. К тебе подходит коллега и говорит:

— «У меня руки опустились, а после твоего доклада я понял, как можно решить проблему».

Это очень сильная внутренняя мотивация.

5. Как мы работаем с форматом и обратной связью

Формат митапов и тематика

Наше «меню» в семейном кафе сейчас выглядит так:

Митапы:

• 4–5 докладов;
• ~20 минут на доклад;
• ~10 минут на вопросы;
• темы — от конкретных кейсов до обзора продукта или процесса.

Круглые столы:

• 2–4 спикера;
• в среднем до 2 часов (поначалу делали 3 — оказалось, перегруз);
• одна злободневная тема с разных сторон.

Внутренние темы практически бесконечны:

• как мы решили конкретную проблему;
• как работает новый продукт;
• как устроен центр подачи идей;
• как выстроена поддержка с миллионами заявок;
• опыт перехода на удалёнку;
• работа команд, роль тимлида, практики скрама и т.д.

Мы постоянно собираем обратную связь и по контенту, и по формату:

• Автоматические анкеты на портале (сразу и через месяц).
• Персональные опросы.
• Открытые комментарии.

В результате мы:

• собрали более 210 запросов на темы — это намного больше, чем мы можем закрыть;
• получили 50+ предложений по улучшению формата — от «зачитывайте вопросы из чата» до идей собственной студии и обучения спикеров.

Отдельный плюс — люди сами помогают нам «настраивать» формат под их потребности.

Почему добавили круглые столы

Со временем классические митапы стали чуть «приедаться».

Докладчиков становилось тяжелее находить — готовиться к полноценной презентации сложно. Мы добавили формат круглых столов, и он решил сразу несколько задач:

Глубокое обсуждение одного вопроса. Например:

дистанционная работа: плюсы и минусы

кто такой настоящий тимлид

как реально работает скрам

Высокая вовлечённость. На первом круглом столе участники буквально «вырывали» микрофон. Люди не только задавали вопросы, но и активно делились мнениями.

Меньше рисков. Если один спикер выбывает, круглый стол всё равно можно провести с другими.

Быстрая подготовка. На один из круглых столов по тимлидам мы готовились всего две недели — и получили больше сотни подключений.

Митапы и круглые столы дополняют друг друга: митапы — про яркие кейсы, круглые столы — про сложные, острые темы и живую дискуссию.

6. Типичные грабли и организационная кухня

Без ошибок не бывает, и это нормально. Из наших «кухонных» граблей:

Падение платформы или нехватка лицензий. Если используете внутренние решения, обязательно договоритесь с IT, проверьте лимиты и нагрузку.

Проблемы с записью. Запись может «слететь», поэтому лучше перестраховываться технически.

Часовые пояса. Когда тебе пишут с Сахалина «у нас ночь, а вы только начали митап», формат приходится пересматривать. Мы ушли в утренние слоты.

Загруженность спикеров. «Срочная работа, не могу выступить» — классика. Здесь важно:

• договариваться с руководством, что участие в митапах — это тоже работа
• иметь резервные доклады и форматы (круглый стол)

Несогласованность доклада внутри команды. Иногда контент нужно согласовать заранее — помогайте спикерам, не бросайте их с этим одних.

Ожидания формата. Кто-то приходит на круглый стол и ждёт «курс по большим данным», а попадает в дискуссию. Нужно чётко проговаривать, что это не обучение, а обмен опытом.

Страх «недостаточной готовности». Спикеры часто говорят: «Расскажу, когда продукт будет идеальным». Но как в продуктовом подходе: если вам уже не стыдно показывать продукт, значит, вы опоздали. С докладами так же.

Конверсия. Рассылка на 15 000, записалось 150, дошло 100, до конца досмотрело 60–90 — это нормально. Не стоит воспринимать это как провал.

7. Советы от «шеф-повара» и наши результаты

Организаторам и инициаторам

Нужна инициативная группа. Всё это началось не как официальный проект с бюджетом, а как инициатива нескольких людей «с горящей комфоркой».

Минимальная жизнеспособная бюрократия (MVB — Minimum Viable Bureaucracy). Не превращайте семейное кафе в тяжёлый ресторан с кучей форм. Правила нужны, но гибкие.

• Доверие — основа всего. Продукты делают люди, а нормальные продукты рождаются там, где есть доверие. Без него митапы превращаются в формальность.

Смешивайте тематики. В одном митапе могут быть:

• хардовый доклад про разработку;
• кейс по поддержке;
• история про проект;
• софт-скил тема.

Это расширяет кругозор и помогает T-shape/M-shape развитию.

Делайте понятные инструкции по подключению. Технический порог должен быть минимальным.

Всегда благодарите участников и спикеров. Не только в виде открыток в приложении, но и лично: звонок, сообщение, персональное «спасибо».

Не бойтесь провалов. Без провалов не бывает устойчивых форматов. Главное — извлекать уроки и продолжать.

Ведите реестр докладчиков и тем. Когда спикеров становится десятки и больше, память уже не справляется — нужно фиксировать договорённости и очередь.

Готовьте вопросы заранее. Если чат молчит, у вас должны быть вопросы, которые помогут раскачать дискуссию и поддержать докладчика.

Учитывайте регионы и тайм-зоны. Отличный контент в неудобное время — потеря аудитории.

Наши цифры

На сегодня наше «семейное кафе» — это:

• 33+ мероприятий;
• 23 митапа и круглых стола;
• около 2600 участников;
• 370+ благодарностей;
• 210+ заявленных тем;
• 50+ идей по улучшению формата.

Мы даже посчитали свой «индекс коммуникаций» по аналогии с Gallup Q12. Ззадали четыре вопроса:

1. насколько изменилось понимание того, что происходит в компании
2. насколько лучше вы понимаете решения коллег по похожим проблемам
3. как митапы/круглые столы повлияли на ваше профессиональное развитие
4. ощущаете ли вы, что в компании есть площадки для обмена опытом

Также добавили вес по важности каждого пункта.

Получили рост индекса на 43%.

Цифры подтверждают то, что и так чувствуется по атмосфере: митапы и круглые столы реально улучшают горизонтальные связи.

Планы

Дальше мы хотим:

• развивать профильные митапы (отдельно для разработчиков, DevOps, аналитиков и т.п.);
• запускать короткие «бриф-митапы» по 5–10 минут — быстрый обмен одной практикой;
• чаще приглашать внешних спикеров, чтобы смотреть на себя со стороны;
• организовывать круги взаимопомощи, где повестка рождается на месте и решаются живые задачи;
• участвовать и делать свои IT-конференции.

Что меня лично мотивирует этим заниматься

При всём том, что у меня есть основная работа менеджера продукта, я продолжаю заниматься корпоративными митапами по одной простой причине: это мгновенная, живая обратная связь.

В продуктовой работе результат часто виден не сразу — релизы, внедрения, долгие циклы.

А здесь ты:

• запускаешь митап;
• видишь глаза людей;
• читаешь благодарности и комментарии;
• понимаешь, что у кого-то после твоего события стало чуть-чуть лучше: в проекте, в команде, в настроении.

И в конце дня чувствуешь:

Я сегодня сделал компанию чуть лучше. Не зря прожил этот день.