Чтобы проект оказался эффективным, важно начать с четкого понимания целей, согласованных ожиданий и слаженной команды. Для этого компании используют kick-off meeting, или установочную встречу.
Установочная встреча — это первое официальное собрание, на котором команда и ключевые участники проекта обсуждают цели, задачи, план действий и распределение ролей.
Действительно ли это нужно? Реально ли сразу приступить к выполнению задач? Кик-офф встреча может показаться формальностью. Но на самом деле это важный инструмент, который помогает собрать участников проекта и заложить фундамент для успешной работы: согласовать ключевые моменты, выявить риски, выстроить общую стратегию и эффективно взаимодействовать.
В статье разберем, зачем нужна кик-офф встреча, как к ней подготовиться и как провести, чтобы обеспечить проекту лучший старт.
А внедрить современные управленческие практики в ваш бизнес поможет Neogenda. Обучили уже более 5 000 сотрудников Tinkoff, Яндекс, Авито, Сбер и других компаний. Оставьте заявку на бесплатную консультацию, и в формате Zoom-встречи мы подберем подходящее решение, чтобы повысить эффективность вашей команды.
Зачем проводить кик офф митинг
Кик-офф встреча важна для каждого проекта, потому что помогает:
- Формировать общее понимание проекта. Благодаря кик-офф встрече команда может быстрее определить цель проекта и его основные этапы.Пример. Компания-разработчик приложений организовала kick-off встречу, чтобы начать новый проект. Это позволило команде получить общее видение и обсудить, какие функции будут приоритетными для первой версии продукта. Участники могли задать вопросы по проекту и обсудить с командой свои ожидания.
- Определить роли и ответственность. Во время kick off проекта важно назначить роли и зоны ответственности каждого.Пример. В компании «Х» новый проект по разработке экологичного продукта обсуждали совместно с основателем и исполнительным партнером (founder и executive partner). На встрече распределили обязанности между участниками: отдел маркетинга занялся продвижением, а инженерная команда — технической реализацией. Это позволило четко обозначить, кто за что отвечает.
- Построить команду и улучшить взаимодействие. Знакомство с командой на кик-офф встрече позволяет наладить общение и взаимопонимание.Пример. В компании «М» на установочной встрече участники нового проекта знакомились и обсуждали свои задачи. Это помогло им построить доверительные отношения с самого начала и создать командный дух. Состояние удовлетворения команды возросло.
- Создать повестку и план мониторинга. Участники собираются,чтобы обсудить повестку встречи и спланировать ключевые этапы мониторинга проекта.Пример. Компания «Е» начала проект по снижению углеродного следа. На кик-офф встрече обсудили основные цели и временные рамки. Это позволило всем участникам проекта понять, как будет проходить мониторинг и какие задачи нужно выполнить в первую очередь.
- Выявить и обсудить возможные риски. Участники могут обсудить потенциальные риски и разработать стратегии, чтобы их минимизировать.Пример. Проект по разработке инновационного строительного материала начался с kick off meeting, на котором участники выявили возможные проблемы с поставками. Благодаря этому команда смогла подготовиться и разработать план на случай задержек.
Как подготовиться к кик офф встрече
Чтобы kick off встреча оказалась полезной для всех участников и заложила основу для плодотворного проекта, важно правильно к ней подготовиться:
1. Соберите информацию и установите цели
Подготовка начинается с детального сбора данных о проекте и установления четких целей. Например, перед запуском проекта по разработке облачного ПО менеджеры собирали информацию о потребностях клиента, технических требованиях и сроках выполнения. Это позволило участникам понять цель проекта и определить конкретные задачи для команды.
2. Составьте план кик-офф встречи
- Определите основные темы. Например, если компания запускает проект по строительству энергоэффективных домов, план может включать обсуждение требований к материалам и соблюдению экологических стандартов.
- Назначьте ведущего встречи. Установите ответственного человека, который будет руководить кик-офф встречей и следить за тем, чтобы команда обсуждала только самое важное.
- Подготовьте вопросы для обсуждения. Сформулируйте вопросы, которые помогут уточнить цели, роли участников и выявить потенциальные риски.
- Определите срок для каждого вопроса. Установите продолжительность обсуждения для каждой темы, чтобы встреча прошла структурировано и уложилась в запланированное время.
3. Подготовьте кик-офф презентацию
Кик офф презентация — это основной инструмент, который помогает представить проект команде и создать общее видение: донести основные цели и задачи, распределить роли и обсудить потенциальные риски.
Как проходит кик-офф встреча
Kick-off встреча — это структурированное событие, которое проходит в несколько этапов. Каждый из них играет важную роль в успешном запуске проекта и помогает участникам четко понимать его цели и задачи. Рассмотрим эти этапы:
1. Приветствие и знакомство с командой
Встречу начинают с приветствия и краткого знакомства с командой. Ведущий может представить себя и других ключевых участников, чтобы создать позитивную атмосферу.
Пример. В компании «Н» на этом этапе каждый участник по очереди рассказывает о своем опыте и роли в проекте. Это помогает настроиться на совместную работу и улучшить взаимодействие в команде.
2. Краткое описание проекта
Следующий шаг — описать проект в общих чертах. Важно, чтобы участники понимали его суть и цели.
Пример. Ведущий представил проект по разработке нового программного обеспечения и объяснил, какие проблемы он решает для клиентов и каковы его ключевые преимущества. Это позволило участникам лучше понять контекст проекта и его значимость.
3. Установление целей встречи
На этом этапе нужно четко обозначить цель стартовой встречи. Для этого ведущий объясняет, что в ходе кик-офф встречи участники должны обсудить ключевые этапы, распределить роли и выявить возможные риски.
Пример. В компании «К» определили, что цель установочной встречи — согласовать дедлайны задач и распределить ответственность между членами команды.
4. Назначение ролей и обсуждение задач
После того, как установили цели, важно обсудить роли участников и задачи, которые необходимо выполнить,чтобы избежать путаницы и дублирования усилий. Важно, чтобы каждый понимал свои обязанности и ответственность.
Пример. Менеджер проекта подробно объяснил, что отдел разработки будет отвечать за технические аспекты, а отдел маркетинга — за продвижение.
5. Обсуждение рисков и способов их минимизации
На этом этапе кик-офф встречи команда должна выявить потенциальные риски и обсудить, как снизить их вероятность. Участники могут задавать вопросы по проекту и делиться своими соображениями о возможных трудностях.
Пример. В компании «С» команда обсудила риски, которые связаны с поставками, и разработала планы действий на случай задержек.
6. Завершение встречи и определение следующих шагов
На финальном этапе ведущий подводит итоги обсуждения и определяет следующие шаги. Важно закрепить сроки выполнения задач и добиться того, чтобы участники понимали свою ответственность.
Пример. После обсуждения команда согласовала, что следующее собрание, на котором обсудят промежуточные этапы, пройдет через две недели.
Что еще обсудить на кик-офф встрече
На установочной встрече важно не только озвучить основные цели и сценарий проекта, но и обсудить дополнительные вопросы, которые тоже влияют на результат:
- Ресурсы. Обсуждение необходимых ресурсов — это ключевой момент, который помогает избежать затруднений в будущем. Уточните, какие финансовые, материальные и кадровые ресурсы понадобятся, чтобы успешно реализовать проект. Обсудите, какими способами можно их получить.
- Влияние внешних факторов. Проект может зависеть от сотрудничества с другими командами или одобрения от заинтересованных сторон. Если выявить эти моменты на раннем этапе, можно минимизировать риски и заранее подготовиться к возможным проблемам.
- Ограничения. Каждому проекту свойственны ограничения, будь то бюджет, временные рамки или технические ресурсы. Обсудите эти детали и постарайтесь найти возможные решения, чтобы команда могла успешно справляться с вызовами, которые возникнут в процессе работы.
Кто ведет кик-офф проекта
Ведущий кик-офф встречи играет важную роль, потому что помогает создать подходящую рабочую атмосферу и понять цели проекта.
Обычно это человек, который обладает достаточным опытом и знаниями. Ведущим может быть проектный менеджер, руководитель команды или старший специалист, который будет отвечать за реализацию проекта. Важно, чтобы этот человек пользовался авторитетом в команде и умел общаться.
Перед ведущим кик-офф встречи стоит несколько задач:
- Разработать четкую повестку мероприятия, которая будет включать основные темы и порядок их обсуждения.
- Задавать нужное направление дискуссии, следить за тем, чтобы все участвовали примерно поровну и не отклонялись от темы.
- Создавать атмосферу открытости и доверия, которая позволит участникам свободно делиться мнениями и идеями.
- Следить за тем, чтобы все основные вопросы участники команды успели обсудить в отведенное время.
- Подвести итоги встречи, выявить ключевые решения и согласовать дальнейшие шаги.
Чтобы эффективно провести кик-офф митинг, ведущий должен:
- Быть уверенными и позитивными. Это помогает создать благоприятную атмосферу и сделать так, чтобы каждый воспринимал встречу положительно.
- Слушать участников. Активное слушание позволяет находить важные мнения и идеи, а еще показывает, что точки зрения всех членов команды достойны уважения.
- Сохранять фокус. Умение возвращать разговор к основной теме, если обсуждение начинает отклоняться, помогает поддерживать продуктивность встречи.
- Фиксировать результаты. Важно отмечать ключевые моменты обсуждения и решения, чтобы после встречи можно было обратиться к записям и следовать намеченным шагам.
Вместо итога
Кик-офф встреча — это важный этап в начале любого проекта. Она задает тон для всей дальнейшей работы и помогает разобраться в целях, распределить роли участников и обсудить организационные моменты. Правильная подготовка, активное участие всех членов команды и грамотное ведение встречи позволяют избежать недоразумений и настроить всех на успешное сотрудничество.
Если стремитесь грамотно управлять проектами и оптимизировать бизнес-процессы, обратитесь за бесплатной консультацией в консалтинговую Neogenda. Поможем создать эффективные стратегии, обеспечить бесперебойное взаимодействие в команде и достичь поставленных целей.
