Уделяете ли вы внимание действительно важным аспектам рабочего процесса? Даже если у вас отлично настроен процесс поставки (Downstream), это не всегда гарантирует создание ценности.
Чтобы приносить реальную пользу клиентам и превращать их запросы в рабочие элементы, важно правильно фильтровать воронку входящих запросов — в Канбане они называются «опционы». Это основа для построения Восходящего Канбана (Upstream Kanban).
Процесс Upstream всегда будет уязвимым местом при создании ценности. Баланс между спросом и возможностями является ключевым элементом для быстрого и эффективного получения результатов. Именно на это необходимо ориентироваться при выполнении каких-либо действий.
Каким же образом можно добиться такого баланса при потоке постоянно поступающих запросов от клиентов? Как управлять работой в верхней части воронки, чтобы быть уверенным в правильности принимаемых решений? Об этом — в сегодняшней статье.
Что такое Восходящий Канбан?
Восходящий Канбан (Upstream) или Исследовательский Канбан (Discovery) — это процесс, на котором Канбан-фреймворк строит создание ценности. Это этап до разработки, где проводятся исследования и принимаются решения.
Изначально концепцию описал Патрик Стюарт в своей книге «Восходящий Канбан: краткое руководство», а затем она была развита в Канбан Университете.
Для чего это нужно?
Процесс Upstream делает рабочий процесс прозрачным, что улучшает гибкость и адаптивность компании. Его цель — управлять потоком запросов до точки принятия обязательств, сохраняя понимание ценности для клиента.
В Канбане существуют две системы — Восходящая и Нисходящая. Вместе они охватывают весь процесс: от идеи до передачи результата заказчику.
Например, для команд разработчиков исследования являются неотъемлемой частью работы. Рабочий процесс по восходящему потоку должен быть видимым и явным, ведь именно это повышает гибкость бизнес-процессов компании.
Процессом по нисходящему потоку управляет команда разработчиков, в то время как процессом по восходящему потоку управляют заинтересованные стороны, которым необходимо воплотить ту или иную идею в жизнь. Представители бизнеса и команда разработчиков должны эффективно сотрудничать на протяжении всего процесса создания ценности, а также разделять общее понимание идеи и ожидаемых результатов.
5 шагов сужения воронки опционов
Чтобы выстроить эффективный процесс, следуйте этим шагам:
- Составьте карту исследования.
- Определите точку принятия обязательств.
- Разработайте явные политики.
- Вводите регулярные собрания по пополнению.
- Определите точку убывающей отдачи.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
1. Составьте карту исследования
Визуализация процесса — первый шаг к управлению входящими запросами. Определите этапы от добавления идеи в бэклог до ее готовности к разработке.
Используйте Канбан-доску для отображения этих шагов: размещайте задачи в столбцах и перемещайте их по мере получения информации. Постоянно совершенствуйте процесс, адаптируя его под реальные условия.
2. Определите точку принятия обязательств
Точка принятия обязательств — это граница между Восходящим и Нисходящим Канбаном. Как только рабочий элемент проходит через эту точку, он больше не считается необязательным.
Перемещаясь от восходящего потока к нисходящему, вы, по сути, берете на себя двустороннее обязательство.
Кто берет на себя обязательства?
- Бизнес: подтверждает готовность реализовать идею.
- Разработчики: принимают задачу и берут ответственность за ее выполнение.
3. Разработка явных политик
Третий шаг в процессе сужения — это разработка явных политик. Вы должны определить, каким образом должно осуществляться управление работой по восходящему потоку.
Для начала определите все правила, по которым должна проводиться работа по мере движения по восходящему потоку. Для большей ясности вы можете использовать разные техники, например:
Наличие политик обеспечивает ясность того, каким образом принимать решения, которые обеспечивают согласованность действий между всеми участниками процесса. Это закладывает основу для восходящего потока, благодаря чему рабочий процесс можно улучшать по мере развития методов управления.
4. Введите регулярные собрания по пополнению
Регулярные встречи позволяют выбирать, какие опционы готовы перейти за точку принятия обязательств.
Что учитывать?
Не стоит брать обязательства слишком рано — важно оценивать риски и учитывать неопределенность. Такие встречи помогают определить, какие запросы принесут максимальную ценность прямо сейчас.
Нужно быть очень внимательными при оценке опционов и определении обязательств, которые можно взять сразу, с какими необходимо повременить, а какие не следует брать вовсе.
Чтобы было проще расставить приоритеты по задачам и выявить, что наиболее важно для клиента, проводите регулярные собрания по пополнению.
5. Определите точку убывающей отдачи
На начальном этапе работа с опционом дает много полезной информации. Но со временем объем новых данных снижается, а затраты растут.
В самом начале, когда опцион появляется в вашем бэклоге, вы находите необходимую информацию о нем за очень короткий промежуток времени. Ваша уверенность в успешности при выполнении работы быстро растет. Однако, позднее скорость получения новой информации замедляется, а вместе с этим растут и ваши расходы.
Точка убывающей отдачи — это момент, когда вы больше не получаете новой информации. Здесь важно решить:
- Превращать ли запрос в обязательство?
- Ждать ли лучшей возможности?
- Или отказаться от него?
Обзор курса «Канбан для дизайна и инноваций»
Налаживание рабочего процесса по восходящему потоку подробно рассматривается курсе «Канбан для управления продуктом», который проводит Алексей Пименов. Курс состоит из 6 учебных модулей, которые посвящены практическому применению Восходящего Канбана.
В статье представлена лишь малая часть тех знаний, которые можно почерпнуть пройдя курс. «Канбан для управления продуктом» — это четкий план по повышению организационной зрелости путем эволюционных изменений. Маленькие последовательные шаги обеспечивают достижение заметных улучшении за очень короткий срок, так как они не встречают никакого сопротивления.
Делать задачи — прекрасно, но это не имеет смысла, если вы не уделяете должного внимания действительно важным аспектам рабочего процесса.
В большинстве случаев использование Канбан-метода сосредоточено на осуществлении процесса сдачи выполненной работы. Не попадайтесь в эту ловушку! Полноценное применение Канбана заключается в том, чтобы внедрить его принципы на каждом этапе рабочего процесса. Стремитесь к осуществлению рабочего процесса по восходящему потоку. Такое подход задаст верное направление к достижению устойчивой гибкости бизнес-процессов.
